5 правил эффективной и успешной онлайн-встречи

Сегодня, во времена удаленной работы, основная задача многих организаций — презентация клиентам решений в формате видеоконференций. Мы используем инструмент Microsoft Teams, но приведенные ниже рекомендации относятся к любым приложениям и платформам (Skype, Hangouts, GoToMeeting, WebEx, Zoom и т. д.).

Технологии позволяют нам всегда оставаться на связи, однако виртуальные встречи связаны с определенными проблемами. И одна из них — необходимость бороться за внимание аудитории и конкурировать с электронными письмами, чатами в WhatsApp и даже параллельными беседами в том же самом приложении видеоконференцсвязи, где проходит ваша презентация. Невозможность физически находиться в одном помещении со слушателями имеет один главный недостаток — отсутствие невербальной обратной связи. Это значительно затрудняет способность адаптировать свое выступление «здесь и сейчас».

Несмотря на то что встреча пройдет в дистанционном формате, к ней следует готовиться точно так же, как и к личной встрече. Вы должны собрать как можно больше информации о самой компании и тех людях, которые будут вас слушать. Вам придется бороться за их внимание, поэтому презентация должна максимально соответствовать ожиданиям аудитории.

Дату и время проведения большинства наших презентаций назначает другой сотрудник, обычно менеджер по работе с клиентами. Если это и ваш случай, обязательно созвонитесь со всеми участниками встречи и спросите каждого, что ему было бы интересно услышать. Это поможет максимально удовлетворить ожидания аудитории, подкорректировав презентацию, в соответствии с высказанными пожеланиями, и снизить риск потерять внимание собравшихся.

Создавайте презентацию на основе полученной информации от участников встречи, подбирайте изображения к темам. Те, кто давно занимаются созданием презентаций, прекрасно знают, что одно грамотно подобранное изображение стоит больше тысячи слов, и что слайд с обилием текста плохо воспринимается аудиторией. Однако использование тематических блоков в ходе презентаций в дистанционном формате — весьма эффективная практика; с их помощью вы заставите аудиторию смотреть на экран, а не только слушать ваш голос. Но будьте осторожны! Используйте не более 5 тематических блоков с 5 короткими словами.

В начальные 30 секунд у собравшихся формируется первое впечатление о вашей презентации. Проявите инициативу, включив свою камеру: так вы вдохновите других сделать то же самое, и встреча пройдет более динамично.

Именно в первые 3 минуты у людей складывается мнение о том, стоит ли вам доверять. Кратко представьтесь и не забывайте, что цель встречи — презентовать продукт, который позволит решить задачи КЛИЕНТА, а не демонстрировать, насколько вы хороши. Клиент всегда должен находиться в центре внимания. Сжато изложите содержание дальнейшей беседы, чтобы оправдать ожидания аудитории, о которых вы узнали в ходе подготовки к презентации. В заключение спросите: «Что еще вы хотели бы узнать на этой встрече?».

Если на данном этапе участники зададут дополнительные вопросы, на которые вам будет затруднительно ответить в ходе презентации, то скажите об этом и пообещайте дать ответы во время следующей встречи. Начните презентацию, поскольку вы должны успеть донести все ключевые идеи до аудитории в течение следующих 30 минут.

Взаимодействовать с аудиторией в ходе дистанционных встреч немного сложнее, но нет ничего невозможного. Если содержание презентации не побудило аудиторию начать с вами диалог, задавайте вопросы, основанные на полученной информации об ожиданиях. Например:

• «Итак, как, на ваш взгляд, можно решить проблему?»
• «Имеет ли смысл решать проблему таким способом?»

Удостоверьтесь, что вам удалось оправдать все ожидания, вернитесь к неотвеченным вопросам и назначьте дату новой встречи, на которой дадите на них ответы. Составьте список дальнейших шагов. Выполняйте эти шаги, и ваши презентации в дистанционном формате станут более результативными и ориентированными на клиентов.