Auch im neuen Jahr werden die wohlbekannten Online-Meetings unseren Arbeitsalltag begleiten. Bereits im November hat Microsoft neue Features rund um die Teams Applikation angekündigt. In großen Meetings hat man die Möglichkeit, die Meetingerfahrung mit einer zusätzlichen Funktion zu bereichern: Nun können sich die Teilnehmer des Meetings in verkleinerten Gruppen einfacher austauschen. Indem innerhalb eines klassischen Meetings verschiedene virtuelle Räume hinzufügt werden, können diese für beispielsweise Diskussionen und Brainstorming-Sessions genutzt werden. In den Gruppen stehen den Teilnehmern die gewohnten Features von Microsoft Teams zur Verfügung und zugleich ist die virtuelle Besprechungen exklusiver und interaktiver. Denn in vielen Nutzungsszenarien ist es sinnvoll, ausgewählte Themen in andere Räume zu verlegen und in kleiner Runde fortzuführen. Dies ist unter anderem für Webinare oder Konferenzen sowie Events und Projektgruppen nützlich. Doch schauen wir uns die neue Funktion der Breakout Rooms einmal genauer an.

In einer großen Runde kommen häufig nicht alle zu Wort, geschweige denn wenn das Meeting online stattfindet. Es ist viel schwieriger die Meinung der einzelnen Teilnehmer zu hören und am aktiven Austausch zu beteiligen. Dafür gibt es nun die Funktion der Aufteilung in Gruppenräume. Breakout Rooms sind virtuelle Räume in einem klassischen Microsoft Teams Meeting, die zusätzlich zum Hauptmeeting genutzt werden können. Teilnehmer aus dem Hauptraum können in verschiedene Breakout Rooms automatisch oder manuell zugewiesen werden. Der Organisator muss aktiv im Meeting sein, um Breakout Rooms erstellen zu können. Hier einige Fakten zu dem neuen Feature:

• Es können pro Meeting bis zu 50 Räume erstellt werden.
• Die Räume sind zunächst geschlossen und müssen aktiv durch den Organisator geöffnet werden. Wenn der Raum durch den Organisator des Meetings geschlossen wird, kommen die Teilnehmer automatisch in das Hauptmeeting zurück. Der Organisator kann jederzeit Personen in andere Räume verschieben.
• Es ist möglich, den Raum einen individuellen Namen zu geben und ihn auch später noch einmal umzubenennen.
• Der Organisator kann Nachrichten (z.B. Ankündigungen zu zeitlichen Vorgaben) an die unterschiedlichen Räume senden.
• Es ist derzeit notwendig den Teams Desktop Client zu verwenden, um Breakout Rooms zu erstellen. Die Unterstützung für andere Teams-Clients wird später live gehen.
• Sie können Breakout Rooms mit dem Teams Web-Client beitreten. Die Teilnahme an Meetings in Breakout Rooms wird zusätzlich auch von der Teams Mobile App unterstützt.
• Sie können Breakout Rooms für geplante Meetings oder Channel-Meetings erstellen. 
• Wenn sie bereits vorhandene Meetings im Kalender haben, müssen sie diese nicht neu erstellen, um die Gruppenraum-Einstellung dafür nutzen zu können.
• Jeder Breakout Room ist ein vollständiges Teams-Meeting mit Aufzeichnung, Freigabe von Inhalten, Chat, Whiteboard und Together-Modus.
• Hinweis: Sie müssen die neuen Meeting-Erfahrungen verwenden (z.B. Pop-Out-Meetings), um Breakout Rooms erstellen zu können. Vergewissern Sie sich vorher, dass sie das neueste Teams-Update haben.

Vorgehensweise bei der Erstellung der Breakout Rooms

1. Die Erstellung der Breakout Rooms ist zunächst nur mit der Teams Desktop-Applikation möglich, nicht die mobile oder Web-App. Sie müssen der Meeting-Organisator sein. Nur der Meeting-Organisator kann Gruppenräume einrichten. Das Icon dafür befindet sich rechts oben in der Navigationsleiste in Teams. 

2. Wählen Sie die Anzahl der Gruppenräume aus, die Sie erstellen möchten und ob die Teilnehmer den Räumen automatisch oder manuell zugewiesen werden. Automatisch, wenn es schnell gehen soll - manuell, wenn eine konkrete Zusammenstellung vorgesehen ist. Die Voreinstellung ist „automatisch“.

3. Über die Einstellungen für Gruppenräume kann der Meeting-Organisator festlegen, dass die Teilnehmer jederzeit zum Hauptmeeting zurückkehren und dass die Teilnehmer automatisch in geöffnete Räume verschoben werden können.

4. Der Besprechungsorganisator kann nach Bedarf weitere Gruppenräume erstellen, umbenennen und löschen.

5. Wenn sie mit der Raumzuweisung zufrieden sind, können Sie die Breakout Sessions starten.

6. Wenn der Raum geöffnet wird, startet die Session in den Gruppenräumen automatisch und die Teilnehmer werden verschoben.

7. Lediglich der Moderator kann zwischen den Räumen wechseln, um selbst an einzelnen Sessions teilzunehmen. 

8. Organisatoren eines Meetings haben die Möglichkeit, Ankündigungen in allen Gruppenräumen gleichzeitig zu tätigen und die Teilnehmenden jederzeit in das Hauptmeeting zurückzuholen.

9. Am Ende der Breakout Sessions werden diese durch den Moderator geschlossen. Daraufhin kehren alle Teilnehmer automatisch wieder in das Hauptmeeting zurück.

Damit hat Microsoft einen weiteren Baustein geliefert, um die digitale Arbeitswelt und die virtuelle Zusammenarbeit standortunabhängig weiterhin zu unterstützen und angenehmer zu gestalten.

Die Anwender werden dieses Feature nicht mehr missen wollen, denn die neue Gruppenfunktion wertet Ihr Online-Meeting auf. Die verbesserte Zusammenarbeit und der Austausch in kleineren Gruppen macht den Unterschied für eine höhere Produktivität.