Wer Dokumente zum Unterschreiben per Post verschickt, muss warten. Mit Adobe Sign hingegen wird der gesamte Unterschriftsprozess digital umgesetzt. Das geht einfacher und ist schneller.

Die Bedienung von Adobe Sign ist intuitiv – vor allem seit Einführung der neuen Benutzeroberfläche im Januar 2020. Wenige Informationen wie die E-Mail-Adressen der Empfänger und das zu unterschreibende Dokument reichen aus, um den Vorgang zu starten.

Selbst wenn noch nicht klar ist, welche Person auf der Gegenseite das Dokument unterschreiben soll – es gibt zum Beispiel zwei unterschriftsberechtigte Geschäftsführer – bietet Adobe Sign die erforderlichen Werkzeuge. Auch dann, wenn das Dokument an eine Sekretärin verschickt wird, die noch bestimmte Inhalte ergänzt, bevor Vorgesetzte das Dokument unterschreiben.
Wie solche digitale Dokument-Workflows durch die intelligente Zuweisung unterschiedlicher Rollen optimiert werden können, lesen Sie in diesem Beitrag.

Soll ein Vertrag von zwei Parteien unterzeichnet werden, sind lediglich die beiden E-Mail-Adressen der Vertragsparteien [1], das Vertragsdokument [2] und bei Bedarf noch eine Nachricht [3] erforderlich. Adobe Sign kann automatisch die benötigten Unterschriftenfelder am Ende des Dokuments platzieren und schon kann es losgehen.

Beim gezeigten Ablauf wurden beide Empfänger als „Unterzeichner“ festgelegt. Dies bedeutet, dass beide Personen in der angezeigten Reihenfolge nacheinander unterschreiben müssen. Die Festlegung als „Unterzeichner“ erfolgt durch die Auswahl des Füllfedersymbols (siehe Abbildung 2).

Einem Empfänger kann aber auch eine andere Aufgabe innerhalb des Dokumentenworkflows zugewiesen werden. Welche das im Einzelnen sind, zeigt die folgende Abbildung.

Insgesamt können sechs unterschiedliche „Rollen“ ausgewählt werden. Hinter jeder steckt eine klare Funktion. Ihre Auswahl erfolgt durch Aufklappen des Auswahlmenüs und Anklicken der gewünschten Rolle.

Als Standard-Rolle ist „Unterzeichner“ voreingestellt. Sie wird am häufigsten benötigt.

Was aber, wenn beim Versand eines Dokuments noch nicht klar ist, wer das Dokument unterschreiben soll oder darf? So kann beispielsweise bei zwei einzelvertretungsberechtigten Geschäftsführern nur die Unterschrift eines der beiden Geschäftsführer notwendig sein, um einen Vertrag mit dem Unternehmen abzuschließen. Doch welcher von beiden ist gerade erreichbar, welcher im Urlaub und in wessen Resort fällt der zu unterzeichnende Vorgang?

In solch einem Fall wird der Assistent der Geschäftsleitung als „Delegierender“ in den Unterschriftsprozess aufgenommen. Ihm kommt die Aufgabe zu, das Vertragsdokument an den verfügbaren oder zuständigen Geschäftsführer weiterzuleiten.

Öffnet der „Delegierende“ Patrick Helfer die an ihn gesandte E-Mail, kann er per Dialogfeld sowohl die E-Mail-Adresse des richtigen Unterzeichners als auch eine kurze Nachricht eingeben.

Nach einem Klick auf die Schaltfläche „Übertragen“ wird der Unterschriftenprozess weitergeführt, der eingetragene Geschäftsführer erhält eine E-Mail und unterschreibt wie gewohnt mit Adobe Sign. So kann ein Vertrag selbst bei unklaren Zuständigkeiten innerhalb von Minuten an die richtige Person weitergeleitet und von ihr unterschrieben werden. Der gleiche Vorgang würde in Papierform vermutlich mehrere Tage beanspruchen.

Bei Vereinbarungen regelt oft eine Person die inhaltliche Ausgestaltung, bevor die rechtlich verantwortliche Person das Dokument unterschreibt. Beispielsweise könnte ein Personalreferent einen Anstellungsvertrag mit den relevanten Daten befüllen, bevor der Vertrag vom Personalleiter unterzeichnet wird. Für diesen Vorgang wird die Rolle des „Ausfüllenden“ benötigt.

Dieser Vorgang beginnt mit der Auswahl der Rolle „Ausfüllender“. Die dort angegebene Person erhält das erforderlich Dokument per E-Mail und kann die ihr zugewiesenen Felder mit den gewünschten Informationen befüllen.

Sind die Felder gefüllt, wird das Dokument automatisch an den „Unterzeichner“ weitergeleitet. Er überprüft die Eingaben und unterzeichnet dann das Dokument. Ein typischer Vorgang in vielen Firmen, in denen Assistenten die Vorarbeit übernehmen.

Adobe Sign stellt weitere Rollen für professionelle Dokumentworkflows zur Verfügung.

• Genehmiger
  Ihm kommt die Aufgabe zu, Dokumente zu überprüfen und deren Inhalt zu genehmigen. Dies erfolgt einfach durch das Anklicken einer Schaltfläche. Es ist nicht zwingend erforderlich, dass die Person Formularfelder ausfüllt oder das Dokument digital unterschreibt.
• Empfänger
  Diese Rolle eignet sich, wenn die empfangende Person bestätigen muss, dass sie einen Vertrag annimmt, ohne formell (per Unterschrift) den Inhalt zu genehmigen. Außerdem können Formularfelder zugewiesen werden, die auszufüllen sind.
• Zertifizierter Empfänger
  Bei dieser Rolle können der empfangenden Person keine Formularfelder zugewiesen werden. Sie kann den Unterschriftsprozess lediglich delegieren, ablehnen oder bestätigen.

Adobe Sign liefert alle erforderlichen Werkzeuge, um digitale Dokumentprozesse einfach und schnell durchführen zu können. Probieren Sie es doch einfach aus. Unsere Adobe Spezialisten können Ihnen in einer Live-Demo die Funktionalitäten und Handhabung von Adobe Sign veranschaulichen.