SAM: Managed Service 

Checkliste für eine zeitgemäße Dienstleistung im Bereich Software Asset Management

SAM: Managed Service Checkliste für eine zeitgemäßen Dienstleistung im Bereich Software Asset Management

„Für ein Audit durch einen Hersteller sind wir viel zu unbedeutend.“ Diese Aussage, die man gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen immer noch oft hört, ist in den vergangenen zwei Jahrzehnten irgendwie historisch gewachsen. Allerdings trifft sie immer weniger zu. Die Hersteller können längst kein Geld mehr verschenken: Audits können heute jeden treffen. Auch außerhalb globaler Großkonzerne ist daher Vorsicht das Gebot der Stunde!


Wie aber sollen die nicht unerheblichen Ressourcen für Aufbau und kontinuierlichen Betrieb eines Software Asset Management bereitgestellt werden? Einerseits natürlich, um so die Compliance sicher zu stellen. Zum anderen aber auch, um die sich aus einem funktionierenden SAM ergeben Einsparpotenziale und andere wirtschaftliche Vorteile zu nutzen. Immer mehr Unternehmen beauftragen daher SAM Managed Service. Das Angebot ist allerdings groß. Worauf ist zu achten, wenn man von den Vorteilen eine solchen Lösung profitieren will? Hier eine Checkliste.

Was muss durch den SAM Managed Service gewährleistet sein?

SAM Managed Service Punkt 1: Datensammlung
Das Sammeln von organisatorischen, technischen sowie kaufmännischen Daten, die in verschiedenen Systemen verstreut liegen, war immer schon eine immense Herausforderung. Diese Herausforderung ist aktuell durch die Multi Cloud Umgebungen nicht gerade leichter geworden ist. Eine Grundvoraussetzung und ebenso ein Kennzeichen für einen brauchbaren Managed Service ist es, wenn diese Sammlung in umfassender, lückenloser Weise geleistet werden kann.

SAM Managed Service Punkt 2: Vertragsverwaltung
In den meisten Lizenzverträgen wird festgehalten wie der Lizenzgeber dem Lizenznehmer die Nutzung der Software gewährt. Ebenso wie die Sammlung von einzelnen Daten ist auch die Verwaltung der unterschiedlichsten Softwarelizenz-Verträge in einem organisatorisch und/oder geographisch weit verzweigten Unternehmen eine knifflige Aufgabe. Hier muss im Managed Service eine Systematik vorhanden sein, die diese Verwaltung sicherstellt. Verträge müssen gesammelt, konsolidiert und nach möglichen Nutzungsrechten gescannt werden.

SAM Managed Service Punkt 3: Lizenzkomplexität
Die von Produkt zu Produkt selbst eines einzigen Herstellers unterschiedlichen Lizenzierungsregeln sind das klassische SAM-Problem. Vor allem deshalb, weil diese Nutzungsbedingungen in der Regel einem steten Wandel unterliegen. Hier kann ein Managed Service quasi sein Ass aus dem Ärmel ziehen, indem er sicherstellt, dass regeltechnisch alles immer auf dem neuesten Stand bleibt. Ist dies im Managed Service Angebot nicht enthalten oder kann dies aus anderen Gründen nicht gewährleistet werden, ist Vorsicht geboten!

SAM Managed Service Punkt 4: Nutzungsdaten
Entitlements, Inventory und Consumption (EIC – Rechte, Inventarisierung und Verbrauch) sind Schlüsseldaten, die vielen Unternehmen nicht in verlässlicher Form vorliegen. Der Managed Service muss in der Lage sein, diese Verlässlichkeit der Daten herzustellen.

SAM Managed Service Punkt 5: Software Audit
Huch! Das Audit ist da. Zwar ist das Software Asset Management installiert und produktiv. Dennoch verlangen zunächst die Vorbereitung und schließlich die Durchführung mit dem Hersteller einen enormen Zeitaufwand. Ein umfassender Managed Service sollte in der Lage sein, in diesem Falle aktiv Hilfestellung zu leisten. 

 

Kurz zusammengefasst: Was sollte der SAM Managed Service gewährleisten? 

Reduzieren von Software-Kosten
Identifizieren möglicher Einsparpotenziale innerhalb Ihrer komplexen Lizenzverträge.

Reduzieren von Risiken
Regelmäßige Compliance-Berichte mit Empfehlungen von Lizenzexperten.

Optimierung der Betriebsausgaben
Die SAM-Plattform sollte dank effizientem Onboarding-Prozess sofort einsatzbereit sein.

Einfaches Lizenzmanagement
Einfache, präzise und transparente Vertragsverlängerungen mit faktenbasierten Entscheidungen.

SAM Platform inklusive
Im Managed Service sollte eine SAM Platform (SAM Tool) ein fester Bestandteil sein

Zugriff
24x7 Zugriff auf die On-Premises / gehostete SAM Platform und die Möglichkeit, weitere Hersteller selber zu verwalten

 

Benefits eines SAM Managed Service für den Kunden

Das sollte für ein Unternehmen, das einen SAM Managed Service beauftragt, mindestens herauskommen:


Transparenz
Durch die Sammlung verlässlicher Daten zur tatsächlich installierten Software auf jeglicher Art von Hardware, aller Betriebssysteme, virtueller Umgebungen und Cloud Services.

Vertrags- und Lizenzmanagement
Die Zeitgerechte Erneuerung von Verträgen im Einklang mit den tatsächlichen Anforderungen; inklusive eines sauberen Nachhaltens des tatsächlichen Verbrauchs.

Optimierung der Investition
Schließlich sollte am Ende die Optimierung aller Software Investitionen stehen – mit Hilfe der Lizenzierungs-Experten des Managed Service Anbieters. 

SAM Managed Services von SoftwareONE

SoftwareONE bietet eine ganze Palette von Managed Services an, die gerade auch auf die spezifischen Bedürfnisse von kleinen und mittleren Unternehmen ausgelegt sind und diesen helfen können, eine kontinuierliche Transparenz über ihre aktuelle Lizenzierungssituation, also den Compliance-Status zu erhalten, Audits daher gelassen entgegenzusehen, darüber hinaus möglicherweise noch Einsparpotenziale zu entdecken und in geeigneten Maßnahmen zu realisieren.

Sie wünschen sich weitere Informationen zum SAM Managed Service von SoftwareONE?

Erfahren Sie auf unserer Überblicksseite alles Wissenswerte zu SAMSimple und wie Sie eine kontinuierliche Transparenz über Ihre aktuelle Lizenzierungssituation erhalten, Compliance-Risiken minimieren und darüber hinaus Einsparpotenziale entdecken können.

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Autor

Drazen Vukadin

Managed Services Lead DACH

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