Homeoffice-Leitfaden für den Einsatz von Microsoft

Wie Sie Ihren Arbeitsplatz einrichten

Homeoffice-Leitfaden für den Einsatz von Microsoft

Seit Jahren nutzen Unternehmen Software-Angebote von Anbietern wie Microsoft, um die Arbeit von zu Hause aus zu erleichtern. Es gibt mehrere Gründe für den Anstieg der Nachfrage nach dieser Art zu arbeiten: Krankheit, Verletzungen, zunehmender Verkehr oder entfernt wohnende Mitarbeiter, um nur einige zu nennen. Seit diesem Jahr müssen Unternehmen auf nicht absehbare Zeit Homeoffice anordnen – auch wenn sie nicht über bestehende Leitlinien oder bewährte Praktiken verfügen, um ihre Mitarbeiter bei diesem Wechsel zu unterstützen. Doch um das Geschäft am Laufen zu halten, muss man anpassungsfähig sein.

Unternehmen müssen diese Standards jedoch eher früher als später schaffen. In den nächsten Monaten werden Mitarbeiter und Führungskräfte den Nutzen des Homeoffice in vollem Umfang verstehen lernen. Dies wird dazu führen, dass die Arbeit von zu Hause aus weltweit zur gängigen Praxis wird.

Wenn die meisten Ihrer Mitarbeiter zum ersten Mal von zu Hause aus arbeiten, ist mit einem leichten Rückgang der Produktivität zu rechnen. Dies darf jedoch langfristig nicht so weitergehen. Die Führung muss die Kontrolle über die Heimarbeitspraktiken ihrer Mitarbeiter übernehmen und dafür sorgen, dass diese auch dort so effektiv wie möglich arbeiten können.
Im ersten Teil dieses Leitfadens stellen wir sicher, dass Ihre Mitarbeiter den richtigen Arbeitsplatz auswählen und gleichzeitig über die Tools und Services verfügen, die eine Internetverbindung sicherstellen, die für die tagtägliche Arbeit unverzichtbar ist. Ein weiterer Schwerpunkt sind die Tools für eine produktive Zusammenarbeit und Kommunikation.

 

Einen Heimarbeitsplatz einrichten

Die Umgebung, in der Ihre Mitarbeiter tätig sind, ist fast genauso wichtig wie die Software, mit der sie arbeiten. Daher sollte ihre erste Priorität sein, den richtigen Platz im eigenen Heim zu finden. Ihre Mitarbeiter sollten an einem sicheren Ort arbeiten, der mit bequemen Möbeln und angemessener Beleuchtung ausgestattet ist, um körperliche Belastungen zu vermeiden. Dann müssen sie sicherstellen, dass der Raum möglichst frei von Störung und Ablenkung ist. Das bedeutet, dass Mitarbeiter, die Kinder, Haustiere oder einen Haushalt haben, in dem viel los ist, an einem Ort arbeiten sollten, der, soweit es der Platz erlaubt, möglichst zurückgezogen ist und den Mittelpunkt des Hauses meidet. Hierbei geht es tatsächlich nur um eine „Empfehlung“, deren Umsetzung sich durchaus schwierig gestalten kann. Der Arbeitgeber sollte unter erschwerten Bedingungen etwas nachsichtiger sein.

 

Ein Platz "nur zum Arbeiten"

Sobald Ihre Mitarbeiter den richtigen Ort gefunden haben, sollten sie diesen als ihre Arbeitsbasis festlegen. Wenn der Platz es zulässt, sollten sie diesen Ort ausschließlich zum Arbeiten nutzen und alle physischen Unterlagen und Geräte dauerhaft in diesem Bereich aufbewahren. Dies hilft Ihren Mitarbeitern, sich in dem Moment, in dem sie sich an die Arbeit machen, gedanklich darauf einzustellen und ermöglicht es anderen im Haushalt, im Bewusstsein zu behalten, dass dies ihr festgelegter Arbeitsplatz ist.

 

Den Internetzugang sicherstellen

Als Nächstes müssen Ihre Mitarbeiter sicherstellen, dass sie an ihrem Arbeitsplatz über einen qualitativ hochwertigen Internetzugang verfügen. Wenn sie in ihrem Home-Office eine schwache Internetverbindung haben, müssen sie eventuell versuchen, näher an den Router heranzurücken, Hindernisse zwischen sich und dem Router zu beseitigen oder eine festverdrahtete Ethernet-Verbindung zu ihrem Arbeitsplatz herzustellen. Wenn das Internet trotzdem unzuverlässig ist, sollten Sie ihnen empfehlen, mittels einiger notwendiger Apps auf das Mobiltelefon zurückzugreifen – so können Mitarbeiter im Notfall mobile Daten nutzen. Es empfiehlt sich, Mitarbeiter einen Unified Remote Access (DirectAccess in der Microsoft Welt), ein VPN oder eine virtuelle Desktop-Technologie nutzen zu lassen. Diese sind kostenpflichtig, schützen jedoch die sicheren Dokumente und Daten Ihres Unternehmens im Falle eines bösartigen Angriffs. Da Heim-Internetverbindungen und Heimgeräte nicht so streng wie ein Unternehmensnetzwerk gesichert sind, ist die Gefahr einer Datenschutzverletzung sehr real.

 

Videoconferencing und Privatsphäre

Stellen Sie als Letztes sicher, dass Ihre Mitarbeiter die richtige Position für ihre Webcam kennen. Niemand möchte dazu gezwungen sein, seinen Kollegen in die Nase zu schauen oder mit deren Stirn zu sprechen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter wissen, dass sich der obere Teil ihres Kopfes im oberen Drittel des Kamerarahmens befinden sollte. Bitten Sie sie außerdem, ihren Hintergrund unscharf zu zeichnen oder ein statisches Bild als Hintergrund festzulegen, um ihre Privatsphäre zu schützen.

 

Office 365 im Homeoffice nutzen

Office 365 ist eine der einfachsten Möglichkeiten, um einen nahtlosen Übergang von der Arbeit im Büro zur Arbeit von zu Hause aus zu gewährleisten. Unternehmen mit Office 365-Lizenzen haben bereits Zugriff auf eine Vielzahl von Tools und Ressourcen, die sie bei der Telearbeit unterstützen. Bei der Arbeit vom Home-Office aus sollten jedoch einige spezifische Überlegungen angestellt werden.
Zunächst ist es wichtig, sicherzustellen, dass Mitarbeiter von ihrem Mobiltelefon aus E-Mails empfangen und Dokumente öffnen können. Der häusliche Internetanschluss kann unzuverlässig sein – und wenn es zu einem Ausfall kommt, würden Ihre Mitarbeiter sicher gern über ihr Mobilgerät kommunizieren oder arbeiten. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Unternehmen die folgenden Maßnahmen trifft:

Outlook Mobile einrichten - Mit Outlook Mobile können Mitarbeiter von einem mobilen Gerät aus auf ihre E-Mails, Kalender, Kontakte und mehr zugreifen. Laden Sie die App einfach im App Store herunter und melden Sie sich bei Office 365 an. Dies hilft Ihnen bei der Kommunikation während eines Ausfalls.

Die Office Mobile-App herunterladen – Diese App ermöglicht den Mitarbeitern von einem Ort aus mit einmaliger Anmeldung auf Word, Excel und PowerPoint zuzugreifen. Auf diese Weise können Ihre Mitarbeiter Dokumente über eine mobile Verbindung teilen und herunterladen.

Richtlinieneinstellungen erzwingen - BYOD ist nicht ohne Sicherheitsrisiken. IT-Manager sollten in Betracht ziehen, den Office Cloud Policy Service zu verwenden, um Richtlinieneinstellungen auf diesen neuen Mobilgeräten zu erzwingen. Darüber hinaus können Sie mit Microsoft Endpoint Manager sicherstellen, dass alle Endpunkte sicher sind, bevor ein mobiles Gerät auf sie zugreift.

Als Nächstes sollten Mitarbeiter aufgefordert werden, über den Browser ihres Desktops auf Office 365 zuzugreifen. Für die bereits erworbenen Lizenzen fallen keine zusätzlichen Kosten an. Das Arbeiten über einen Internetbrowser ist schneller und sicherer als das Herunterladen und Verwenden einer App auf einem ungesicherten Gerät. Mitarbeiter haben über ihren Browser Zugriff auf Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook und ähnliche Apps. Das Herunterladen von Office 365-Anwendungen auf Ihren PC bietet zwar einige Vorteile, wir empfehlen jedoch dies mit Unterstützung von SoftwareONE und unseren Sicherheitsexperten im Vorfeld zu besprechen.

 

Kommunikatin und Zusammenarbeit

Wir haben einige Methoden zusammengestellt, mit denen Sie Ihre Produktivität bei der Arbeit von zu Hause steigern können. Dabei ist die Zusammenarbeit vor allem von einer unterbrechungsfreien Kommunikation und gemeinsamem Zugriff auf Arbeitsdateien abhängig. Dafür eignet sich Microsoft Teams – zusammen mit anderen Teilen des Microsoft-Pakets – in erhöhtem Maße. Sie können damit Online-Meetings durchführen oder Ihr Arbeitspensum verwalten.

 

Kommunikation und Zusammenarbeit in Teams

Wenn Sie Homeoffice praktizieren, muss die Kommunikation offen bleiben. Es wird sicher am Anfang etwas gewöhnungsbedürftig sein, aber versuchen Sie, es sich zur Gewohnheit zu machen, den ganzen Tag über mit Ihren Teamkollegen und Projektbeteiligten in Verbindung zu bleiben. Dies wird dazu beitragen, den Mangel an persönlichem Kontakt auszugleichen. Eine virtuelle Kaffeepause ist schlussendlich besser als gar keine Kaffeepause.

Eine der besten Möglichkeiten, in Teams zu chatten, ist es, einen Kanal für laufende Gespräche zu öffnen. Diese Kanäle können für alles Mögliche verwendet werden - von Hundebildern bis hin zum Projektmanagement! Denken Sie daran: Bringen Sie etwas Spaß in Ihren Tag. Ein Kanal, der speziell für Nachrichten, Bilder und Geschichten vorgesehen ist, kann wirklich die Moral heben. Und Sie können das Ganze sogar mit einem GIF, einem Sticker oder einigen Emojis aufpeppen.

 

Co-Authoring und Brainstorming in Teams

Zusätzlich zu den Kanälen können Sie mit Teams auch gemeinsame Dokumente erstellen, so dass jeder an Fortschrittsberichten zu laufenden Projekten teilhaben kann. Auf diese Weise kann Ihr Team problemlos in Echtzeit zusammenarbeiten. Eine weitere gute Möglichkeit, Ideen zu entwickeln und zu iterieren, besteht darin, Inhalte über die Bildschirmfreigabe zu teilen oder die Co-Authoring-Funktion von Teams zu nutzen, damit Sie die Arbeit Ihrer Kollegen auch in Echtzeit bearbeiten können. Falls Sie eine schnelle Brainstorming-Sitzung benötigen, probieren Sie die Whiteboard-Funktion in Teams aus. Dieses virtuelle Whiteboard dient als digitale Leinwand für jedermanns Ideen. 

Es ist wirklich wichtig, dass Sie alle Veranstaltungen in Ihrem Kalender behalten. Unabhängig davon, ob Sie ein großformatiges Meeting veranstalten, für das Sie Videos senden müssen, oder ob Sie eine kleine Gruppe einrichten wollen, diese Veranstaltungen online durchzuführen, hilft dabei, die dringend benötigte persönliche Verbindung schaffen.

 

Online-Meetings voll ausschöpfen

Wenn Sie zu Online-Besprechungen übergehen, sollten Sie sich mit einigen neuen Best Practices vertraut machen. Zunächst einmal sollten Sie stets versuchen, geistig präsent und so respektvoll wie möglich zu sein. Es mag zwar verlockend sein, bei virtuellen Besprechungen Multitasking zu betreiben, dies wird jedoch auf Kosten Ihrer Konzentration gehen. Schalten Sie stattdessen Ihr Video ein, damit Sie Ihrem Team zeigen können, dass Sie aufmerksam sind und präsent bleiben. Mit Teams können Sie sogar Ihren Hintergrund unscharf zeichnen, um Ablenkungen von außen zu reduzieren.

 

Machen Sie Sprechpausen

Ein weiterer guter Tipp ist es, Pausen zu machen, damit Ihre Teamkollegen zu Wort kommen. Virtuelle Besprechungen tendieren in der Regel dazu, dass mehrere Personen gleichzeitig reden. Sie sollten also sicherstellen, dass genügend Zeit und Gelegenheit da ist, damit alle gehört werden können. Falls jemand besser damit zurechtkommt, sich per Chat einzuschalten, können Sie immer ein Auge auf das Chat-Fenster der Teams-Besprechung haben.

 

Für internationale Meetings Untertiel nutzen

Teams verfügt außerdem über eine Live-Untertitelfunktion, mit der Sie Ihre Gespräche in Echtzeit transkribieren können. Das Aktivieren dieser Funktion kann bei Missverständnissen während Ihrer Besprechungen hilfreich sein und diese für bestimmte Teammitglieder zugänglicher machen. Wenn Sie ein Video posten möchten, stellen Sie sicher, dass Sie Microsoft Stream verwenden, damit Sie automatisch Echtzeit-Untertitel und ein durchsuchbares Transkript hinzufügen können.

 

Barrierefrei arbeiten

Nutzen Sie auch den Accessibility Checker als eine weitere Möglichkeit, sicherzustellen, dass Ihre Microsoft 365-Dokumente auch für Teilnehmer mit Behinderungen zugänglich sind. Sie wissen nie, wer barrierefreie Inhalte benötigt, daher ist es wichtig, Missverständnisse im Voraus zu vermeiden. Außerdem sollten Sie Ihr Windows 10 für alle gut sichtbar machen, bevor Sie Ihren Bildschirm freigeben. Ganz gleich, ob Sie das Cursorsymbol anpassen oder die Schriftgröße erhöhen müssen, all dies und mehr können Sie im Windows 10 Ease of Access Center erledigen.

 

Priorisierung und Zeitmanagement

Wenn Sie es nicht gewohnt sind, von zu Hause aus zu arbeiten, fällt es Ihnen möglicherweise schwer, Ihre Zeit und Ihr Arbeitspensum zu verwalten. In diesem Fall sollten Sie als Erstes wissen, dass es wichtig ist, sich gemeinsam mit Ihren Kollegen gesunde Grenzen zu setzen. Informieren Sie sie über Ihren Zeitplan, damit sie wissen, wann Sie verfügbar sind und wann nicht. Dies hilft Ihnen, Erwartungen bezüglich der Zeiten zu setzen, in denen Ihr Team damit rechnen kann, Sie online zu sehen. Vergessen Sie nicht, auch die anderen Personen in Ihrem Haushalt über diese Zeiten zu informieren.

Hatten Sie schon einmal das Gefühl, mit der Nachrichtenflut überfordert zu sein? Nutzen Sie die in Teams und Outlook verfügbaren Einstellungen, um Benachrichtigungen individuell einzurichten und auch Gespräche zu priorisieren, damit Ihnen Wichtiges zuerst angezeigt wird.

 

Das Arbeitspensum individuell verwalten

Etwas, das häufig passiert, wenn Menschen von zu Hause aus arbeiten, ist, dass sie einfach nicht wissen, wo der Aus-Knopf ist. Es ist definitiv eine Herausforderung zu wissen, wann man aufhören sollte zu arbeiten, wenn man sein Büro im Grunde nie verlässt. Setzen Sie also Grenzen. Wenn Sie die Grenze nicht ziehen, ist das Risiko gegeben, ein Burnout zu erleiden. Und noch etwas: Denken Sie daran, Pausen einzulegen. Reservieren Sie freie Zeit in Ihrem Kalender für Mahlzeiten, Bewegung oder einfach nur, um frische Luft zu schnappen. Ab und zu vom Computer aufzustehen, wird Ihre Produktivität insgesamt erheblich steigern.
Falls Sie sich irgendwann bei der Arbeit von zu Hause aus einsam oder unsicher fühlen, zögern Sie nicht, sich an Ihre Community zu wenden. Planen Sie virtuelle Kaffeepausen mit Kollegen oder chatten Sie mit Ihrem Team, um zu sehen, wie es allen geht. So kommen Sie gut durch den Tag.

 

Mit gutem Beispiel vorangehen

Wir bei SoftwareONE wissen, dass die Arbeit von zu Hause aus nicht jedem leichtfällt. Auf der Basis von 30 Jahren Microsoft Erfahrung haben wir unser Core Teams Enablement und unser Advanced Expert Teams Enablement entwickelt, um Ihr Unternehmen bei der Planung einer Reise hin zu moderner Teamarbeit zu unterstützen. Wenn Sie Hilfe brauchen, wir sind für Sie da.

Außerdem werden Sie feststellen, dass jeder in Ihrem Unternehmen anders arbeitet. Ermöglichen Sie allen, ihren besten und produktivsten Heimarbeitsplatz zu schaffen und bieten Sie auf dem Weg dahin Hilfe an. Hören Sie sich die Bedenken hinsichtlich der betrieblichen Kontinuität an und unterstützen Sie die neue Normalität. Dies hilft Ihren Teamkollegen, die Lösungen zu finden, die am besten für sie geeignet sind.

Denken Sie im weiteren Verlauf daran, dass eine offene Kommunikation in dieser Zeit von entscheidender Bedeutung ist. Versuchen Sie, mit gutem Beispiel voranzugehen, damit Ihre Teamkollegen wissen, dass Sie als Berater und Ansprechpartner für sie da sind. Indem Sie die Integration vorantreiben, sich bei Mitarbeitern melden, nach neuen Perspektiven fragen und potenzielle Bereiche für Verbesserungen identifizieren, können Sie Ihr Team dazu bringen, wieder genauso produktiv und kooperativ zu sein wie im Büro.

Unsere Angebote zu Microsoft Teams

Office 365 war schon immer eine beliebte Anwendung in Büros auf der ganzen Welt, doch angesichts des Anstiegs der Homeoffice-Arbeitenden ist es nun an der Zeit, sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen Zugriff auf alle Funktionen von Office 365 hat. Wie Sie vielleicht kürzlich gehört haben, bietet Microsoft eine kostenlose 6-monatige Office 365 E1-Testversion an. Um dieses Angebot zu ergänzen und Ihnen zu zeigen, wie Sie Microsoft Teams am besten nutzen können, hat SoftwareONE spezielle Angebote zusammengestellt. Starten Sie noch heute mit der Nutzung von Teams und nutzen Sie beispielsweise die Vorteile unseres Core Teams Enablement, das in unsere 365Simple-Lösung integriert ist.

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  • Unified Communications
  • Office 365, Microsoft, Teams, Arbeitsplatz der Zukunft

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Autor

John De Los Reyes

John De Los Reyes

Practice Lead - Technology

John ist Experte für Unified Communications und User Productivity. Derzeit ist er als Global Practice Lead - Future Workplace bei SoftwareONE tätig. In dieser Rolle hilft er Unternehmen, einen flexiblen Ansatz zu finden, um ihre jeweiligen Herausforderungen bei der Zusammenführung ihrer Technologiestrategie mit ihren kommerziellen und Compliance-Anforderungen zu bewältigen.

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