Planen Sie Ihr Upgrade auf Office 365

Im Herbst 2020 endet der erweiterte Support für Office 2010. Wenn Sie sich für ein Upgrade auf Office 365 entschieden haben, ist es wichtig, noch heute mit der Erstellung eines detaillierten Upgrade-Plans zu beginnen. Dies erfordert umfangreiche Analysen und eine umfangreiche Planung. 

Ihre IT-Abteilung muss die Organisation als Ganzes untersuchen und genau klären, was eine Bereitstellung von Office 365 im Sinne einer Strategie der digitalen Transformation für Ihr Unternehmen leisten muss. Darum sollte die Organisation auch auf der Mikroebene betrachtet werden, um die individuellen Anforderungen und wichtigen prozessualen Abhängigkeiten zu verstehen. So lässt sich das wahre Potential, das im Rahmen der Migration realisiert werden kann, ausschöpfen. 

Die Planung ist entscheidend. Organisationen, die versuchen, Cloud-Lösungen wie Office 365 zu implementieren, unterschätzen oft die ganze Breite dieses Unterfangens – doch viele Mängel können den Implementierungsprozess stören. Diese Unterbrechungen können zu umfangreichen Ausfallzeiten und massivem Produktivitätsverlust führen, da Office-Anwendungen für den Betrieb eines Unternehmens von grundlegender Bedeutung sind.

Um diesen Planungsprozess zu unterstützen, haben wir einen strukturierten, fünfstufigen Ansatz entwickelt, der diesen risikoreichen Prozess einfacher verständlich macht und gleichzeitig den Wert Ihrer neuen Office-Lösung maximiert. Beginnen wir mit der ersten Phase:

Der erste Schritt zur Planung Ihres Office 365 besteht in der Analyse Ihrer organisatorischen Bedürfnisse und Anforderungen und der anschließenden Bewertung des aktuellen Zustands Ihrer IT-Umgebung. Dies gibt Ihrem Upgrade die grundlegende Richtung vor, die erforderlich ist, um Unterbrechungen zu minimieren und den Wert Ihrer neuen Office-365-Lösung zu maximieren. Es gibt fünf Schlüsselüberlegungen, die von Ihrer IT-Abteilung bewertet werden müssen. Diese umfassen:

Nach einer grundlegenden Bewertung der bestehenden Umgebung Ihrer Organisation und der zukünftigen Anforderungen sollten IT-Abteilungen einen Proof of Concept (PoC) erstellen. Es ist wichtig, dass die Teammitglieder viel Zeit für die detaillierte Planung des PoCs aufwenden und gleichzeitig sicherstellen, dass es durchführbar ist.

Spielen Sie die erforderlichen Zugriffs- und Anwendungsszenarien durch, wie sie bereits in Schritt fünf der ersten Phase festgelegt wurden. Bestenfalls hat die IT-Abteilung die Bedürfnisse jedes Teams vollständig verstanden – wie auch die Anforderungen an die Cloud-Sicherheit, das Netzwerk und den Betrieb. Diese Festlegungen werden in den Aktionsplan für Ihren Rollout-Prozess eingetragen. Vergessen Sie nicht, die Budgetanforderungen für die Einführung jeder Abteilung zu schätzen!

Zum Schluss erstellen Sie eine Testumgebung, um zu überprüfen, ob diese Pläne korrekt und gültig sind. Stellen Sie Ihre neue Lösung beispielsweise auf einem virtuellen Desktop oder für einen einzelnen Benutzer innerhalb Ihres IT-Teams bereit. Dadurch wird entweder sichergestellt, dass Ihr Proof of Concept felsenfest ist oder die größten Schwachstellen aufzeigt.

Es gibt die alte Handwerkerregel „Zweimal messen, einmal schneiden“, die sich ebenso auf die Personal- und die Organisationsentwicklung anwenden lässt. Auch bei der Implementierung ist dieses Prinzip für IT-Abteilungen eindeutig zu empfehlen. Stellen Sie sicher, dass alle Dienste von Office 365 so konfiguriert sind, dass sie den Anforderungen jeder Abteilung entsprechen. Stellen Sie dann sicher, dass Ihre IT-Umgebung bereit ist. Eine wichtige Überlegung ist, ob Ihr Netzwerk eine neue Cloud-Lösung im derzeitigen Zustand unterstützen kann oder nicht. Oder Ihre IT-Abteilung möchte sicherstellen, dass die bereits etablierten Anwendungen auch weiterhin auf der bereitgestellten Software funktionieren.

Zu diesem Zeitpunkt sollten die Mitarbeiter und Administratoren bereits geschult sein und die neuen Vorteile und Funktionen von Office 365 kennen. Diese Schulungen sind sehr wichtig für die Akzeptanz der neuen Technologie und eine durchweg hohe Produktivität im Unternehmen. Denn durch Schulungen wird sichergestellt, dass bspw. die Administratoren neue Sicherheitsupdates handhaben können, während die Benutzer die Office-Programme weiterhin wie vorgesehen verwenden. Der Implementierungs- und Anpassungsprozess muss so schnell wie möglich erfolgen – jeder Mitarbeiter muss wissen, was ihn in der neuen Umgebung erwartet.

Sobald Ihre IT-Abteilung die Vorbereitungen für die Office-365-Implementierung abgeschlossen hat, gibt es einige letzte Überlegungen zur Cloud-Migration. Die Migration von einer lokalen Lösung wie Office 2010 zu einer Cloud-Lösung wie Office 365 kann ziemlich kompliziert sein – und jede Ausfallzeit kann den Geschäftsbetrieb erheblich stören. Zur Vorbereitung der Migration empfehlen wir die folgenden Schritte:

1. Verschaffen Sie sich in der gesamten IT-Abteilung ein vollständiges Verständnis der Anforderungen für die Datenübertragung, die Benutzerkommunikation und die Migration.
2. Testen Sie Office 365 mit einer kleinen Gruppe. Das Grafikdesign-Team Ihres Unternehmens kann beispielsweise einer Pilotphase von Office 365 zustimmen, da eine Ausfallzeit dieser Programme die geschäftskritischen Ziele nicht unterbricht.
3. Erstellen Sie einen Plan für den Abbau Ihrer alten Infrastruktur nach einer vollständigen Migration.
4. Planen und implementieren Sie eine prozessorientierte Betriebs- und Support-Architektur.

Sobald Ihre Organisation diese vier Schlüsselaspekte berücksichtigt hat, ist sie bereit, mit der Implementierung und Migration ihrer Lösung zu beginnen. Es wird empfohlen, dass IT-Abteilungen das Rollout entweder spät am Arbeitstag oder nach Feierabend durchführen.

IT-Abteilungen müssen sicherstellen, dass die Benutzer nach der Einführung ordnungsgemäß integriert sind. Schließlich hängt der Erfolg eines Projekts in hohem Maße von der Einstellung und dem Engagement der Endbenutzer ab. Somit ist es entscheidend, der Nutzererfahrung von Anfang an eine hohe Priorität einzuräumen – denn wenn ein Benutzer die Vorteile einer Office-365-Bereitstellung nicht voll ausschöpfen kann, leidet die Produktivität.

Ein Upgrade auf Office 365 stellt den Endbenutzern nicht nur die neueste Version von Word oder Excel zur Verfügung – es schafft eine ganz neue Art der Zusammenarbeit und ermöglicht es einem Unternehmen, den modernen Arbeitsplatz zu realisieren. Das heißt, IT-Abteilungen müssen auf eine laufende Integrationsinitiative vorbereitet sein. Dafür können Sie beispielsweise 365Simple nutzen, um den gesamten Prozess zu rationalisieren und die Bereitstellung von Office 365 zu verwalten.

Die Aufrüstung auf Office 365 ist sicherlich ein gewaltiges Vorhaben für Ihre gesamte Organisation. Trotz seiner Komplexität kann Office 365 jedoch eine Vielzahl von Vorteilen bieten, so dass sich der anspruchsvolle Implementierungsprozess lohnt. Durch die richtige Planung Ihres Upgrades können die Umstellung beschleunigt und für Ihre Organisation der Wert ihrer neuen Bürolösung maximiert werden.