Der erste Schritt zur Planung Ihres Office 365 besteht in der Analyse Ihrer organisatorischen Bedürfnisse und Anforderungen und der anschließenden Bewertung des aktuellen Zustands Ihrer IT-Umgebung. Dies gibt Ihrem Upgrade die grundlegende Richtung vor, die erforderlich ist, um Unterbrechungen zu minimieren und den Wert Ihrer neuen Office-365-Lösung zu maximieren. Es gibt fünf Schlüsselüberlegungen, die von Ihrer IT-Abteilung bewertet werden müssen. Diese umfassen:
1. Evaluierung und Bewertung bestehender Prozesse – Überlegen Sie sich, wo Ihre IT-Abteilung in Vorbereitung auf die Einführung von Office 365 bestehende Prozesse optimieren kann. Gibt es interne Anforderungen, die berücksichtigt werden sollten?
2. Analysieren und bewerten Sie die bestehende IT- und Netzwerkinfrastruktur– Benutzt Ihre Organisation hauptsächlich LAN, WLAN oder beides? Welche Cloud-Services nutzen Sie derzeit? Diese Überlegungen müssen im Vorfeld angestellt werden, sonst wird es schwierig sein, Office 365 in Ihrem bestehenden Rahmen einzubinden.
3. Anforderungen ermitteln – Analysieren Sie, was Ihre Abteilungen benötigen. Wenn ihre Bedürfnisse nicht sofort ersichtlich sind, ziehen Sie in Erwägung, Umfragen zu erstellen oder einen Microsoft Experten zu konsultieren, um die wichtigsten Anforderungen zu ermitteln.
4. Kostenberechnung – Bei der Aktualisierung auf Office 365 von Office 2010 nehmen viele Benutzer einen vereinfachten Ansatz zur Kostenbewertung, indem sie nur die Vorabkosten schätzen. Unternehmen können jedoch den Einkaufspreis für eine Office-365-Bereitstellung nicht zum Nennwert übernehmen. Berechnen Sie stattdessen Ihre Gesamtbetriebskosten (TCO) und schätzen Sie dann eine wünschenswerte Kapitalrendite für dieses Vorhaben.
5. Notwendige Applikationen definieren und Zugriffsverwaltung planen – Überlegen Sie sich, wer auf diese Programme zugreifen soll – dann überlegen Sie, mit welchen Geräten und unter welchen Vorwänden sie darauf zugreifen werden. Zum Beispiel müssen Vertriebsmitarbeiter auf Reisen möglicherweise auf Dokumente auf ihrem Telefon zugreifen. Oder das IT-Personal muss von jedem Gerät im Unternehmensnetzwerk auf Dokumente zugreifen können.