Implementierung eines Software-Asset-Management-Plans

Da Mitarbeiter zunehmend auf Software angewiesen sind, die ihnen bei der Kommunikation, Organisation und Automatisierung des täglichen Geschäftsbetriebs hilft, ist das Software Asset Management (SAM) zu einem geschäftskritischen Prozess geworden. Software Asset Management bezieht sich auf eine Reihe von integrierten Verfahren, Teammitgliedern und Tools, die die Software Assets und -Verwendungen einer Organisation überwachen und für die nötige Transparenz sorgen.

Wenn Ihre Organisation morgen aufgefordert würde, ein Software-Audit durchzuführen, wären Sie dazu in der Lage? Dies bedeutet, dass Sie jede Softwareanwendung kennen, die in Ihrem Netzwerk, Rechenzentrum, in der Cloud und auf mobilen Geräten gekauft und bereitgestellt wurde. Darüber hinaus möchten Sie möglicherweise wissen, wie viele Personen diese Software verwenden und welche Funktionen sie verwenden, und dann diese Informationen mit den Lizenzvereinbarungen, die im Vertrag mit Ihrem Lösungsanbieter vereinbart wurden, vergleichen. Dies kann ein überwältigender Prozess sein, zumal Abteilungen und Einzelpersonen oft das Beschaffungs- oder IT-Protokoll umgehen und Lizenzen und Lösungen selbst erwerben.

Ein Software Asset Management-Plan bereitet Organisationen auf diese Ereignisse vor, kann jedoch angesichts eines Software-Audits oder Kostenberichts nicht schnell auf die Beine gestellt werden. Fehlende Transparenz Ihrer Software Assets kann sich in vielerlei Hinsicht negativ auf Ihr Unternehmen auswirken. Einige Beispiele sind:

• Compliance: Hohe Geldstrafen können nach einem Software-Audit verhängt werden, wenn Ihr Unternehmen nicht innerhalb der Parameter und nach dem Leitfaden komplexer Regeln arbeitet, die jeder Softwarehersteller vorschreibt.
• Sicherheit: Ein Mangel an Transparenz, insbesondere am Ende der Nutzungsdauer der Assets, bedeutet häufig, dass Sicherheits-Patches und Software-Updates die Sicherheitslücken mindern, spät oder gar nicht mehr eingehalten werden, was zu einer Netzwerkverletzung führen kann.
• Mehrausgaben: Der Kauf von Softwarelizenzen oder falschen Lizenztypen (z. B. Enterprise vs. Standard) für Anwendungen, die Ihre Mitarbeiter nicht verwenden, führt zu hohen Ausgaben von oft 30-40 %. Dies ist Geld, das Ihrem Unternehmen an anderer Stelle besser dienen kann.
  

Um diese und andere Fallstricke zu vermeiden, die mit einem falschem Software Asset Management verbunden sind, müssen Organisationen jeder Größe eine Software Asset Management-Strategie erstellen und implementieren. Dies beginnt mit einer Überprüfung des aktuellen Status über Attribute wie interne Governance, Tools, Know-how, Regulierungen und andere. Dies ist der Punkt, an dem viele Unternehmen Probleme mit der SAM-Implementierung haben, da sie oft nicht über das erforderliche Fachwissen verfügen, um alle Daten, die bei der Verwendung der Software gesammelt werden, effektiv zu planen, zu überwachen und Maßnahmen zu ergreifen. Dies stellt eine Herausforderung dar, da SAM ein Team mit der richtigen Erfahrung und Expertise benötigt, um komplizierte Lizenzverträge und -ansprüche zu verstehen. Berechtigungen können noch nicht automatisiert werden, wie viele Anbieter vorschlagen und neue Käufe von jedem Anbieter müssen verifiziert und mit Inventardaten, die vom SAM-Tool erfasst werden, korreliert werden. Teams müssen über Methoden und die richtigen Fähigkeiten verfügen, um die Software-Rechte zu entschlüsseln und korrekt anzuwenden (Upgrade-Rechte, Downgrade-Rechte, Mobilitätsrechte, usw.).

Als Ergebnis hat SoftwareONE festgestellt, dass es zwischen sechs und acht Jahren dauern kann, bis ein Unternehmen selbst ein ausgereiftes und proaktives SAM-Programm aufbaut, das dem Unternehmen Informationen zur Optimierung der Softwareausgaben liefert. Dieser Reifeprozess kann wesentlich verringert werden, wenn engagierte und erfahrene Hilfe von Managed Service Providern angenommen wird. Sobald ein ausgereiftes SAM-Programm etabliert ist, ist das Ergebnis ein kosteneffektives, kompatibles Softwareprogramm, das Mitarbeiterfluktuation aushält und den ROI maximiert. Studien zeigen, dass gut implementierte Programme die Ausgaben für IT-Software in den ersten drei bis sechs Monaten um 30 % reduzieren können.

Um das SAM-Programm auf einen Reifegrad zu bringen, der es Unternehmen ermöglicht, Geschäftsanforderungen mit Software-Budgets und Lizenzierungs- und Anspruchslogistik auszurichten, müssen Organisationen ein SAM-Team einrichten oder anstellen (oder eine Kombination der beiden über SAM Managed Services), das in der Lage ist, das richtige Tool auszuwählen, zu handhaben und Verträge und Berechtigungen mit wichtigen Anbietern zu verstehen.

SAM hat drei Hauptphasen:

• Planung: In dieser Phase identifizieren die Organisationen die wichtigsten Interessengruppen des Programms, ermitteln, welche Ressourcen bereits für das Software Asset Management zugewiesen sind, und ermitteln das aktuelle Konformitätsniveau. Dieses Team wird mehrere Abteilungen umfassen, um die gesamte Software-Nutzung zu verstehen und wird letztendlich auswählen, welches SAM-Tool zur Erfüllung der Geschäftsziele bereitgestellt wird. Ein wichtiger Teil, der oft übersehen wird, ist die Planung für die Richtlinien oder die Einführung neuer Verfahren.
• Aufbau: In der Aufbauphase kommt das Tool ins Spiel. Obwohl die Funktionen des Tools variieren können, sollte es in der Lage sein, einen vollständigen Bestand Ihrer Software sowohl lokal als auch in der Cloud zu erkennen, zu identifizieren und zu normalisieren. Von dort aus sollte dieses Tool auch Lizenzen zusammenfassen, damit das Team jede verwendete Lizenz mit der Anzahl der erworbenen Lizenzen vergleichen kann. Mit diesen umsetzbaren Informationen können SAM-Teams beginnen, den Software-Zustand zu optimieren.
• In dieser Phase müssen sich die Teams auch mit den Ansprüchen und Lizenzkomplexitäten vertraut machen. Diese Informationen werden zusammen mit den Ermittlungsdaten im SAM-Tool zusammengestellt / gesammelt, und sind dabei jedoch nicht einfach zu erfassen.
• Einige der Methoden, die Teams verwenden können, um diese Informationen zu sammeln und zu verstehen, umfassen die direkte Überprüfung von Verträgen wichtiger Software-Publisher oder das Abrufen von Angeboten und Rechnungen vom Beschaffungsteam. Unternehmen können auch SAM-Experten beauftragen, die direkt mit den Software-Publishern in Kontakt treten können, ohne einen Audit und die Einrichtung von VAR-Feeds befürchten zu müssen, um die von Resellern extrahierten Daten zu bewerten.
• Ausführen: Mit einer genauen Software-Bestandsaufnahme und einem umfassenden Verständnis der Software-Berechtigungen werden viele denken, dass die Compliance einfach greift. Diese Informationen müssen jedoch fortlaufend aktualisiert und bewertet werden, um die Compliance-Sicherheit und Kostenoptimierung auf lange Sicht zu gewährleisten, indem Inventar und Nutzung mit Verträgen und Aufträgen abgeglichen werden. Dies ist ein kontinuierlicher Lebenszyklus, nicht nur eine einmalige Lösung.

Die Planung, Überwachung und regelmäßige Optimierung, die für SAM erforderlich ist, kann ressourcen- und zeitintensiv sein, insbesondere aufgrund der spezifischen Fähigkeiten, die sie erfordert. SoftwareONE hilft Kunden, die Vorteile eines ausgereiften SAM-Programms mit SAMSimple zu nutzen. SAMSimple ist ein Service für kleinere Kunden, der eine komplette Lösung mit Personen, Prozessen und Technologien zur Planung, Ausführung und Wartung eines optimierten SAM-Programms in einem Bruchteil der Zeit bietet, die ein Unternehmen benötigen würde, wenn es diesen Service von Grund auf aufbauen müsste. Das SoftwareONE Team mildert häufige SAM-Herausforderungen und hilft bei der Erfassung eines vollständigen Software-Inventars über Geräte, das Rechenzentrum und die Cloud hinweg. Von dort aus bewerten sie komplexe Lizenzvereinbarungen, Verträge und Berechtigungen, um die Compliance zu bestimmen. Basierend auf Inventar, Berechtigungen und Geschäftsanforderungen, erstellt und führt das SAMSimple-Team einen Plan aus, der eine Echtzeitausrichtung auf Software Assets und sich ändernde Geschäftsanforderungen mit einer drei- bis viermal schnelleren Geschwindigkeit als ein typischer SAM-Prozess ermöglicht.

Der Aufbau und die Implementierung eines Software-Asset-Management-Plans erfordert Zeit und Ressourcen. Das erfordert eine gründliche Überprüfung der Verfahren, der Beschaffungsprozesse, der technischen Möglichkeiten und des Fachwissens Ihres Teams. Wenn sie jedoch richtig ausgeführt werden, können SAM-Programme die Ausgaben drastisch reduzieren und den ROI maximieren, was sie zu einer wichtigen Investition für Unternehmen jeder Größe macht.