SharePoint Online und On-Premises im Vergleich. Wann lohnt sich was?

In die Cloud oder besser On-Premises? Welche SharePoint-Variante ist für Sie die geeignetere? Unser Experte weiß, worauf es in der Praxis ankommt und hat für Sie die wichtigsten Unterschiede zusammengefasst.

Bei SharePoint Online bzw. Office 365 als Software as a Service (SaaS) werden Ihnen einige Dinge abgenommen, die Sie bisher in der On-Premises-Variante klassischerweise selbst steuern mussten. Damit Sie genau Bescheid wissen, welche das sind und welche Variante für Sie die geeignetste ist, zeige ich Ihnen die Unterschiede im Betrieb anhand von acht Vergleichspunkten auf:

Microsoft verfolgt seit einiger Zeit die „Mobile first, Cloud first“-Strategie. Das bedeutet, im Zusammenhang mit SharePoint, dass neue Funktionen als erstes für die Online-Variante implementiert werden und erst zu einem späteren Zeitpunkt für On-Premise-Installationen bereitstehen.

Die auffälligste Neuerung in der letzten Zeit sind sicherlich die sogenannten „Modern Sites“. Hierbei wurde ein komplettes Re-Design der SharePoint Oberfläche vorgenommen. Dieses Re-Design ist von Anfang an vollständig responsiv (also bestens für die Ansicht auf mobilen Endgeräten geeignet) und bietet außerdem einen neuen Entwicklungsansatz für Erweiterungen unter dem Namen „SharePoint Framework“.

Dieser neue Ansatz wird noch weiter ausgebaut und demnächst sind auch neue „Community Sites“ im modernen Look and Feel verfügbar. Schauen Sie sich dazu auch das „SharePoint Virtual Summit“ vom Mai 2017 an.

Wir gehen davon aus, dass diese modernen Seiten auch Richtung SharePoint On-Premise portiert werden, allerdings erst wesentlich später. Anhand dieses Beispiels erkennen Sie bereits, wo die Reise hingeht. Neue, moderne Werkzeuge gibt es anfangs nur aus der Cloud. Es ist anzunehmen, dass bestimmte Werkzeuge auch ausschließlich in der Cloud zur Verfügung stehen.

In den letzten Jahren hat Microsoft intensiv an der kompletten Office 365 Suite gearbeitet. Ihnen stehen bereits jetzt online moderne Werkzeuge zur Verfügung, um Ihre Produktivität zu steigern.

Die Integration von Microsoft PowerApps, Microsoft Flow und u.a. auch Azure Functions mit SharePoint Online bietet völlig neue Möglichkeiten zur Nutzung von SharePoint Inhalten und Prozessen. Um diese Tools genauer zu beleuchten, stehen für Sie außerdem aufschlussreiche Webinare zur Verfügung.

Die Überlegung, die Sie selber anstellen müssen: Wie möchten meine Mitarbeiter arbeiten? Wie arbeiten sie heute und was erwarten sie von einer modernen Plattform? Sollten Sie mit Anforderungen wie mobilem Zugriff oder gar mobiler Zusammenarbeit konfrontiert sein, kommen Sie meines Erachtens um Office 365 bzw. SharePoint Online nicht herum.

Natürlich ist die Option des hybriden Arbeitens eine Variante, die für einige von Ihnen ansprechend ist. Sie können somit Ihre Daten in Ihrem Rechenzentrum haben und gleichzeitig Vorzüge des SharePoint Online nutzen.

Bei der On-Premises-Variante von SharePoint ist es Ihre Aufgabe, die Updates selbst durchzuführen und zu managen. Im Gegensatz dazu übernimmt Microsoft bei SharePoint Online das Management, die Installation und das Deployment der Aktualisierungen.

In Ihrem Rechenzentrum sorgen Sie selbst dafür, dass die Verfügbarkeit gewährleistet ist. Bei Office 365 garantiert Microsoft hingegen mit einem SLA 99,5-prozentige Verfügbarkeit der Dienste (dazu gehören Exchange sowie SharePoint).

Schauen Sie sich unseren Vergleich von SharePoint Online und On-Premises an!

++ Unterschiede im Betrieb + Integration in bestehende Systeme + Unterschiede der Varianten + Sicherheit und Datenschutz + Lizenzierungsmöglichkeiten und Kosten ++

In SharePoint Online erstellt Microsoft regelmäßig selbst Backups der gesamten Farm. Abgesehen davon stellen sie die Redundanz der Systeme sicher, sodass alle Dienste verfügbar bleiben, selbst wenn im Rechenzentrum gewisse Komponenten ausfallen.

Im eigenen Rechenzentrum müssen Sie allerdings selbst Sorge tragen, dass regelmäßige Backups erstellt und anschließend getestet werden.

Wenn Sie SharePoint On-Premises nutzen, müssen Sie zur Anbindung externer Nutzer Infrastruktur schaffen (nicht wenig!). Obendrein werden Sie nicht vermeiden können, die Einrichtung für Sicherheitsmerkmale (wie z.B. Login und Multi-Faktor-Authentifizierung) selbst zu übernehmen.

In SharePoint Online ist die Anbindung externer Nutzer bereits enthalten, die sich ganz einfach mit diversen Azure-Diensten erweitern lässt, sodass Sie relativ einfach Funktionen wie bspw. die Zwei-Faktor-Authentifizierung implementieren können.

Flaschenhälse, wie beispielsweise zu langsame Datenbankabfragen, müssen in der SharePoint On-Premises-Variante selbst erkannt und behoben werden, wohingegen bei Office 365 Microsoft die Skalierung übernimmt.

In der eigenen Farm können Sie natürlich tun und lassen, was Sie wollen. Dabei stehen Ihnen zum einen die Zentraladministration und zum anderen der PowerShell als lokaler Administrator bzw. Farmadministrator zur Verfügung.

Bei SharePoint Online bewegt man sich auf einer Farm, die zwar mandantengetrennt ist, aber dennoch mehrere Mandanten enthält. Aus diesem Grund haben Sie hier keinen Zugriff auf die Farmebene des SharePoint, sondern lediglich auf Ihre Mandantenebene. Das Ganze ist abgebildet über das SharePoint Admin-Center.

Sie haben jedoch die Möglichkeit, diverse Power Shell cmdlets dazu zu laden, mit denen Sie administrative Aufgaben im SharePoint Online automatisieren können. Diese Power-Shell-Befehle laufen von Ihrer eigenen Infrastruktur aus und konnektieren entsprechend zu SharePoint Online bzw. Office 365.

Bestimmte Dienste, die klassischerweise in Ihrer Zentraladministration vorliegen würden (wie z.B. der Business Connectivity Service und die Metadatenverwaltung), finden Sie auch weiterhin im SharePoint Online. Auch hier hat Microsoft nachgesetzt und das Ganze für die SharePoint-Online-Variante mandantenfähig gestaltet.

Mit Office 365 eröffnet Ihnen Microsoft die Möglichkeit, alle wesentlichen Produkte schnell für Ihr Unternehmen verfügbar zu machen – und mehr. Es entlastet Ihre IT-Abteilung nachhaltig und schont als Mietmodell langfristig Ihr Geschäftskonto. Ihren Mitarbeitern gibt es die Möglichkeit, die Office Produkte auch auf Ihren Smartphones, Tablets und Laptops zu nutzen, ohne dass dadurch weitere Kosten entstehen.

Wann lohnt sich SharePoint Online?

• Wenn Sie schnell arbeitsfähig werden wollen: die Einrichtung eines Office 365 Accounts dauert im Normalfall nur Minuten, SharePoint steht Ihnen nach kürzester Zeit zur Verfügung
• Wenn Sie die Kosten für die eigene Infrastruktur senken wollen
• Wenn Sie mit externen Mitarbeitern, Partnern oder Kunden zusammen arbeiten wollen
• Wenn Sie die neuen Technologien wie Office Delve und Sway nutzen wollen
• Wenn Sie Ihren Mitarbeitern modernste Arbeitswerkzeuge auch für den mobilen Einsatz an die Hand geben wollen
   

Wann lohnt sich SharePoint On-Premises?

• Wenn Sie bereits eine eigene Infrastruktur für SharePoint im Hause haben
• Wenn Sie bereits externe Mitarbeiter und Kunden in Ihrer Infrastruktur eingebunden haben
• Wenn Sie sog. „Farmlösungen“, also spezielle tief in das System eingreifende Programme, benötigen
• Wenn Sie aus datenschutzrechtlichen Gründen dazu verpflichtet sind
• Wenn Sie nur eine Anbindung mit kleiner Bandbreite an das Internet haben