Was ist Microsoft Office 365 und warum sollte ich es nutzen?

Vielen Office-Anwendern fällt es schwer, Microsoft Office 365 richtig einzuordnen. Oft wird es mit dem „klassischen“ Office gleich gesetzt. Das bedeutet, Sie erhalten Word, Excel, PowerPoint etc. aus der Cloud. Doch ganz so einfach ist es nicht. Haben Sie auch Fragen zu Office 365? Dann sollten Sie unbedingt unseren Blogbeitrag lesen. Hier erhalten Sie Informationen.

Office 365 stellt zwar das eigentliche Office-Paket bereit, jedoch ist dies nur ein Bruchteil der angebotenen Funktionen. Der eigentliche Vorteil wird oft übersehen oder gar unterschätzt. Ich persönlich sehe Office 365 als eine ganzheitliche und strategische Ausrichtung im Unternehmen. Neben Funktionen wie Exchange Online, SharePoint Online oder Skype for Business Online, bietet Office 365 Sicherheitsfeatures, Datenanalysen, Projektarbeit, Echtzeitkommunikation, Soziale Netzwerke und vieles mehr.

Dafür gibt es eine ganze Reihe von Gründen. Hier ein paar Beispiele:

• Ein Unternehmen will sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren, mit dem es Umsatz generiert. Bei den wenigsten Unternehmen sind das der Aufbau und laufende Betrieb einer komplexen IT-Infrastruktur.
• Dem Unternehmen ist es zu kostspielig, eine derartige Infrastruktur mit der hohen Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit bereitzustellen.
• Ein Unternehmen verfügt nicht über das erforderliche Personal, dass zum Betrieb einer komplexen IT-Infrastruktur benötigt wird.
• Ein Unternehmen will Kosten einsparen, beispielweise für teure Softwarelizenzen, Speicherkapazität für unzählige Postfächer und die dazu gehörigen Archive.
• Ein Unternehmen will immer aktuelle Software einsetzen, scheut aber den Aufwand, die eigene IT-Infrastruktur ständig mit Updates zu aktualisieren.
• Ein Unternehmen möchte mit externen Personen zusammenarbeiten, ohne zusätzlichen Kostenaufwand hinsichtlich der Lizenzen und Sicherheitsbedenken.

Das ist nur eine kleine Auswahl über bestimmte Anwendungsfälle. Mit den umfangreichen Features die Office 365 bietet, sind weitaus mehr Szenarien denkbar. Um die Frage zu klären, ob Office 365 auch zu Ihrem Unternehmen passt, benötigt man ein fundiertes Wissen über die abgedeckten Funktionalitäten, mögliche Einschränkungen, den Aufwand und Komplexität bei der Integration und eine Übersicht der Kosten, die auf Sie zukommen.

Das führt uns nun zu der Frage zurück, warum Sie Office 365 implementieren sollten. Um das wirklich eindeutig zu klären, würde dieser Post nicht ausreichen. Ferner, man könnte ein ganzes Buch darüber verfassen! Ziehen wir uns also ein Beispiel heraus.

Stellen wir uns ein mittelständisches Unternehmen aus der Automobilbranche vor. Keine Frage, auch dieses Unternehmen ist auf eine gute IT-Infrastruktur angewiesen. Und so werden Ressourcen, Technik und Budget bereitgestellt, um eine IT-Infrastruktur aufzusetzen. Natürlich soll sie nicht nur sicher, aktuell und hochverfügbar sein, sondern auch leicht zu warten. Jetzt ziehen wir uns als Beispiel das Thema Wartung und Aktualität zur Seite. Die Indikatoren für beide Bereiche könnten wie folgt aussehen:

Wartung:

• Ich muss meine Systeme warten, um sie pro aktiv gegen Ausfälle zu schützen.
• Ich muss meine Systeme warten, um sie performant betreiben zu können.
• Ich muss meine Systeme warten, um sie vor Sicherheitslücken zu schützen.

Und dabei ist nicht das Update-Management, oder die Sicherheitsupdates gemeint. Es geht vielmehr um den modernen Arbeitsplatz. Studenten oder Azubis sind heute teilweise mit besserer Hard- und Software ausgestattet, als so manches Unternehmen. Viele Universitäten stellen ihren Studenten kostenlos ein neues Office Paket zur Verfügung. Sogar Office 365 findet nach und nach den Einzug in die Unis.

Und wie beeinflusst das unser mittelständisches Unternehmen? Ganz einfach, die Studenten von heute erwarten eine ähnlich gute technische Ausstattung an ihrem Arbeitsplatz, wie sie es auch im privaten gewohnt sind. Jeder neue Arbeitnehmer, ob vorher Student oder Azubi, möchte doch in einem modernen und innovativen Unternehmen arbeiten. Da geht es abends am Stammtisch manchmal zu wie in der fünften Klasse auf dem Schulhof: „Welches Telefon hast du von deinem neuen Arbeitgeber bereitgestellt bekommen?“, „Mit welcher Office-Version arbeitet ihr?“. Wer will da nicht zu den aktuelleren Kandidaten gehören?

Das ist die eine Seite. Die andere Seite ist noch größere Herausforderung für das Unternehmen. Denn, wie führe ich mal schnell eine Bring Your Own Device (BOYD)-Lösung ein? In welchem Tempo habe ich das neue Office ausgerollt und ist es dann noch kompatibel mit meinem Backend? Mit welchen Ressourcen und Budget soll ich diese Projekte bewältigen?

Schauen wir uns doch mal an, wie heutzutage neue Versionen einer Software oder IT-Lösung, in einem Unternehmen eingeführt werden:

2008: Eine neue Softwarelösung wird eingeführt und die Erwartungshaltung vom Anwender ist erfüllt. Meistens wird nach der Einführung für einige Jahre nichts mehr verändert. Das hat folgende Hintergründe:

• Kein Budget
• Keine Ressourcen
• Kein Management-Fokus

Also wird die Software so lange eingesetzt, bis ein Zwang entsteht zu handeln. Entweder ausgelöst durch den Anwender oder aufgrund des abgelaufenen Supports.

Zwischen 2008 und 2014 kommen neue Softwareversionen auf den Markt, mit verbesserten Funktionen. Die IT entscheidet sich diese Versionen auszulassen. Daraus resultieren verschiedene Nachteile:

• Anwenderunzufriedenheit
• Neue Funktionen nicht nutzbar

Darüber hinaus ist es wesentlich schwieriger, von einer veralteten Version auf eine neue zu wechseln und dabei eine Version zu überspringen. Beispiele gibt es dafür genug: Server 2003 auf Server 2012. Office 2007 auf Office 2016. Und so weiter…

Mit Office 365 haben Sie immer die neuste Version, ohne dafür große Migrationsprojekte anzustoßen und viele Ressourcen zu bündeln. Sie können zu jeder Zeit das neuste Produkt von Office, Exchange, SharePoint oder Skype for Business nutzen. Und darum sollten Sie sich für Office 365 entscheiden.