Ferramentas de RH do Google Workspace: conheça 6 opções para otimizar processos!

O setor de Recursos Humanos tem um papel estratégico nas empresas, sendo responsável por atrair e reter talentos, promover um bom clima organizacional, além de executar processos burocráticos relacionados ao time de colaboradores. Diante disso, as ferramentas de RH surgem como poderosas aliadas para otimizar a rotina desse departamento e contribuir para entregas mais eficientes.

O uso da tecnologia no RH visa o aumento da produtividade e a melhora na tomada de decisões do setor. O Google Workspace oferece uma série de ferramentas que vão ao encontro dessas necessidades, ajudando o departamento a ganhar flexibilidade e agilidade.

Quer saber quais são esses recursos? Neste post, vamos apresentar as principais ferramentas de RH do Google Workspace e quais são os seus benefícios. Confira!

O que são as ferramentas de RH?

A consolidação da transformação digital mudou a cultura nas empresas e as obrigou a adequarem os seus departamentos à tecnologia, a fim de torná-los mais dinâmicos e eficientes. Nesse sentido, as ferramentas de RH contribuem para a digitalização do setor e aumento da competitividade das empresas.

As ferramentas de RH são definidas como soluções baseadas em tecnologia que otimizam a rotina de processos do departamento, tornando os seus profissionais mais estratégicos, uma vez que elas poupam tempo com a automatização de tarefas repetitivas e os liberam para gerenciar atividades mais complexas.

Quais são os objetivos?

No geral, as ferramentas de RH, como as disponibilizadas pelo Google Workspace, são desenvolvidas com o intuito de elevar a produtividade da equipe. Elas possuem uma interface intuitiva, proporcionando mais autonomia para os profissionais da área.

Além disso, o gestor de RH tem mais facilidade para acompanhar o desempenho do seu time, pois pode visualizar o andamento e alterações dos arquivos, bem como interações nos chats.

Os recursos também cumprem a função de tornar os processos de RH mais práticos e otimizar o tempo dos colaboradores. Isso porque eles podem acessar informações e trabalhar de qualquer lugar. É possível desde trabalhar em conjunto em projetos da área até fazer conferências, com o máximo de segurança.

Quais ferramentas do Google Workspace ajudam o RH?

Conhecido anteriormente como G Suite, o Google Workspace é uma plataforma do Google que oferece um conjunto de ferramentas para o gerenciamento do ambiente corporativo. Veja, a seguir, quais são as ferramentas da plataforma que contemplam o RH.

1. Google Meet

O processo de recrutamento e seleção costuma ser complexo, envolvendo etapas que vão da divulgação da vaga à entrevista dos candidatos. O Google Meet ajuda a simplificar esse processo, flexibilizando o contato entre recrutador e profissional.

A ferramenta é voltada para chamadas de vídeos e de áudio, podendo comportar até 50 pessoas em uma mesma reunião. Com ela, você pode fazer entrevistas a distância, o que derruba as barreiras geográficas entre a empresa e os candidatos às suas vagas.

Além disso, o aplicativo também pode ser utilizado para treinamentos de capacitação e motivação de colaboradores. O RH pode, por exemplo, criar salas temáticas e realizar sessões de perguntas para conhecer mais sobre os seus profissionais.

2. Planilhas Google

O aplicativo Planilhas Google possibilita a criação e gerenciamento de tabelas e gráficos, o que pode ser feito tanto por usuários individuais quanto por equipes. Os profissionais de RH podem trabalhar simultaneamente e as edições nas planilhas podem ser feita na Web ou offline, sendo que o histórico de alterações também fica visível para consulta.

A partir dessa ferramenta, a equipe de RH consegue otimizar a construção de planilhas, bem como o seu compartilhamento, já que podem ser acessadas na nuvem pelas pessoas autorizadas rapidamente, sem a necessidade de impressões ou envios por e-mail.

3. AppSheet

Quer inovar e melhorar e experiência do RH? O AppSheet é a alternativa ideal para essa missão. A adoção do recurso possibilita o desenvolvimento de aplicativos multiplataforma para uso em dispositivos móveis e em navegadores, dispensando o uso de programação de código-fonte.

Mesmo que o usuário não tenha nenhuma experiência com programação, mesmo assim poderá aproveitar os recursos do AppSheet sem dificuldades, visto que é bastante intuitivo. Ele pode ser utilizado para automatizar processos, como preenchimento de planilhas e identificação de dados, liberando os profissionais de RH das atividades repetitivas para se dedicarem às questões estratégicas de seu cargo.

4. Gmail

O Gmail já é um velho conhecido das empresas, mas a versão corporativa do Workspace traz novidades. Ao utilizá-lo, o seu negócio pode criar um endereço de e-mail único e personalizado, usando o seu próprio nome como domínio.

Essa funcionalidade agrega credibilidade à sua marca. Na hora de entrar em contato com os talentos que estão participando do processo seletivo de uma vaga, por exemplo, o e-mail do RH pode ser identificado com maior facilidade e prontamente respondido.

5. Google Agenda

As reuniões são eventos frequentes entre o próprio time de RH, principalmente para planejamento e tomada de decisão, e também com os colaboradores, para orientações, treinamentos e demais ações.

Ter uma boa organização é crucial para que nenhum evento seja esquecido. Nesse sentido, o Google Agenda é uma mão na roda, visto que auxilia os profissionais de RH a gerenciar o seu dia a dia por meio da criação de eventos que podem ser compartilhados com todos os participantes convidados.

6. Apps Script

O Apps Script é mais uma ferramenta do Google Workspace que traz inovação e eficiência para o ambiente de RH. Isso porque é uma plataforma que possibilita o desenvolvimento de aplicações utilizando a linguagem de programação JavaScript.

O recurso pode ser utilizado para diferentes finalidades, como aperfeiçoar as funções dos serviços do Workspace e automatizar planilhas. Também é possível unificar funcionalidades para potencializar aplicativos e a produtividade da equipe de RH.

Quais os benefícios das ferramentas do Google Workspace para o RH?

A adoção das ferramentas do Google Workspace impacta positivamente as operações do RH. O principal benefício pode ser sentido na facilitação da comunicação dentro do próprio setor, com os demais departamentos e até mesmo com candidatos a processos seletivos.

Afinal, com o Google Meet, por exemplo, pode-se fazer reuniões, trocar arquivos e informações em tempo real, o que reduz falhas cometidas por erros de comunicação. Em um treinamento de colaboradores ou entrevista com candidatos na esfera online, os gestores de RH também podem demonstrar proximidade, tal como no ambiente presencial.

A organização dos processos também é facilitada, pois a empresa passa a contar com ferramentas que ajudam a ter mais controle sobre eles. Ao fazer a otimização das tarefas do departamento, as ferramentas de Recursos Humanos também melhoram a experiência dos colaboradores e eliminam erros e gargalos, o que resulta no aumento de produtividade da equipe. 

Portanto, as ferramentas de RH do Google Workspace podem alavancar os resultados não só da gestão de pessoas, mas de toda a organização, pois agilizam a contratação dos melhores talentos do mercado, poupam tempo e recursos. Enquanto as tarefas burocráticas são simplificadas com a tecnologia, o time de RH pode voltar a sua atenção para melhorias e o atingimento de metas do setor.