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4 dicas para equilibrar e otimizar as despesas operacionais

4 dicas para equilibrar e otimizar as despesas operacionais

Um dos pontos mais importantes para o sucesso de uma empresa é o equilíbrio financeiro. Seja qual for o segmento de mercado, é fundamental utilizar de forma inteligente os recursos disponíveis, certo? Nesse cenário entram as despesas operacionais.

Despesas operacionais são todos aqueles custos do dia a dia do negócio. Ou seja, os gastos que a empresa tem para conseguir comercializar seus produtos. Entre esses valores destacam-se as despesas comerciais e as despesas administrativas.

Despesas comerciais são aquelas relacionadas às vendas: salários de representantes, comissões, publicidade, embalagens, fretes, combustível dos veículos de entrega etc. Já as despesas administrativas incluem: pessoal, escritórios de contabilidade e advocacia, luz, água, internet, material de escritório, seguros, aluguel etc.

Como visto, a lista de gastos é enorme, fazendo com que as despesas operacionais tenham um grande peso no orçamento. Portanto, continue acompanhando para obter dicas de como otimizá-las!

 

4 dicas para otimizar as despesas operacionais

 

1. Identifique as despesas operacionais

Não há como controlar os gastos se você não souber quais são eles, correto? Use os exemplos acima como base para determinar com exatidão quais são as suas despesas operacionais. Para isso, o ideal é conduzir um estudo detalhado das atividades de todos os setores da empresa, verificando o custo de cada uma delas.

Para chegar em valores exatos, é recomendado também analisar extratos bancários, relatórios de contabilidade, notas fiscais e outros documentos. Depois de reunir todas as informações, some os números para chegar ao valor total das despesas operacionais mensais da organização.

 

2. Separe as despesas fixas das varíaveis

É inevitável que as despesas operacionais oscilem de um mês para o outro, já que existem gastos variáveis. No entanto, para poder realizar otimizações, é importante saber o que está consumindo mais dinheiro. Assim, separar as despesas fixas das variáveis é crucial.

A regra é simples: despesas fixas ocorrem todos os meses e você poderá prever a data exata de cada uma delas. Já as variáveis dependem das vendas, pois envolvem comissões, combustível, estoque etc.

 

3. Utilize ferramentas que melhorem a produtividade

Atualmente, já não existe a necessidade de controlar tudo de forma manual. Há inúmeras ferramentas no mercado que ajudam a melhorar a produtividade nas empresas, desde aplicativos simples de controle de tarefas até sistemas de gestão robustos.

Ao utilizar um auxiliar desses, você garante a melhor utilização de recursos, como as matérias-primas, mercadorias, deslocamentos e tempo da equipe.

 

4. Planeje os gastos

Como mencionado, há custos que ocorrem todos os meses, facilitando o planejamento financeiro. Por outro lado, os gastos variáveis muitas vezes aparecem como uma surpresa, pois não estavam previstos. Mas quem disse que precisa ser assim?

Quanto mais organização houver na previsão do que será investido, menores serão as despesas operacionais. Afinal, a empresa poderá se preparar, fazer cotações, negociar com fornecedores e buscar outras alternativas. Portanto, sempre planeje com antecedência!

 

Importância da tecnologia na otimização de processos

Hoje em dia, otimização e tecnologia andam lado a lado. Isso porque, para conseguir melhorar processos e reduzir custos, primeiramente é preciso se organizar. Essa otimização inicia quando a empresa integra suas diferentes atividades e setores, monitora a produtividade, identifica pontos de melhoria e descobre aquilo que já está dando certo. A partir daí, o equilíbrio das despesas operacionais caminha de forma muito mais natural.

Para que isso seja possível, é importante utilizar ferramentas tecnológicas, como um software de gestão. Porém, para aproveitar a tecnologia ao máximo é preciso saber como utilizá-la. Sendo assim, também é fundamental contar com ajuda especializada para implantar o sistema em sua empresa, treinar os colaboradores e gerar os resultados desejados.

Como vimos, o equilíbrio e a otimização dos gastos com a operação de uma empresa passa pela análise dos custos atuais e pela busca por alternativas para melhorar os processos, como a utilização da tecnologia.

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