電子サインはどのように機能するか

Adobe Sign

Adobe Signでデジタル書類のワークフローを強化する

多くの企業がデジタル トランスフォーメーションの一環として電子文書ワークフローへの移行を進めていますが、電子サインを見逃しているところが多いようです。このブログでは、Adobe Signを使えば、どれだけ早く、簡単で、安全な電子サイン プロセスを実現できるかを紹介します。

手作業で時間のかかるプロセスに固執することは、企業がデジタル トランスフォーメーションに投資している多大な努力の妨げになります。電子サインはその象徴ともいえるでしょう。電子サインのオプションを知っていても導入を躊躇している人もいるかもしれません、利用可能な最新技術とそれが提供するセキュリティを知らないだけの人もいるかもしれません。

素早く安全な電子サイン 

PDFソリューションのAdobeAcrobatとAdobe Creative Suitesはよく知られていると思います。しかし、電子サインソリューションのAdobe Signはあまり知られていません。Adobe Signを使用すると、文書のプロセスをすべてデジタル化することができ、Acrobatにも理想的な組み合わせです。スタンドアロンのソリューションや個々のOfficeアプリケーションへのアドインとして使用することで、時間の節約、紙とインクの使用量の削減、郵送コストの削減など、大きな付加価値を提供してくれます。Adobe Signは、シンプルで高度な法的拘束力のある電子サインをいつでも簡単に作成でき、オフィスには欠かせないものとなっています。このソリューションには、ブラウザベースのダッシュボードが含まれており、いつでも、どこでも、どんなデバイスでも署名プロセスを開始することができるので、さらに簡単にできます。OutlookやWordなどのMicrosoft Officeアプリケーションで通常通り作業し、そこから直接署名プロセスを開始することもできます。

Microsoft Outlookでの電子サイン。これほど簡単なことはありません 

Enhance Your Digital Document Workflow With Adobe Sign
Enhance Your Digital Document Workflow With Adobe Sign

1. Outlookでアドインを開く

3. Adobe Signアカウントにログインします

Adobe Sign for Outlook

2. Adobe Signを検索し、「追加」を選択します。通常は、管理者権限は必要ありません。 

Enhance Your Digital Document Workflow With Adobe Sign

4. メールを書きます。受信者が自動的に署名者になります。複数人の署名が必要な場合は、必要な順にメールの受信者をリストアップするだけです。メールの件名に具体的な署名処理の名前が追加されます。署名が必要な文書をメールに貼り付けます。署名のための文書を送信するとき明確なコミュニケーションを確保するために、私は常に新しいメールを送信することをお勧めします。文字数は1,000文字以内に制限されています。メールの準備ができたら、メールプログラムのスタートメニューにある「署名用に送信」ボタンをクリックします。

5. その後、メールウィンドウの右側に署名プロセスが開始されたことが表示されます

Enhance Your Digital Document Workflow With Adobe Sign

6. パスワードで文書を保護したり、保留中のタスクを署名者に自動的にリマインドしたりしたい場合は、「続行」ボタンの直下にある「その他のオプション」から必要な操作を選択するだけです。また、この時点で受信者の順番をシャッフルすることもでき、これはすべての署名者が同じである場合や他の理由がある場合に便利な機能です。二段階認証もここで有効にすることができます。 

Enhance Your Digital Document Workflow With Adobe Sign

すべての詳細を入力したら、「続行」をクリックして署名プロセスを開始します。必要な情報はすべて保存され、Outlookを離れることなくAdobe Signアカウントに自動的に転送されます。

Enhance Your Digital Document Workflow With Adobe Sign
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Adobe Signについてのお役立ち情報 

Outlookでは、メニュー項目である「契約状況」が利用可能で、常に未処理の署名プロセスを把握することができます。Outlook以外にも、Adobe Signは現在、MicrosoftTeams、MicrosoftFlow、MicrosoftWord、MicrosoftPowerPointのアドインとして利用可能ですが、残念ながら現在のところMicrosoftExcelでは利用できません

文書プロセスを完全にデジタル化することに興味がありますか?

Adobeは多種多様な製品やライセンスモデルを提供していますが、管理が難しい場合があります。Adobeの専門家が、Adobe Document Cloudソリューションや電子署名ソリューションAdobe Signを使用してプロセスを合理化する方法についてアドバイスします。 

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Author

Tobias Hübner

Business Development Manager

Adobe and other graphic and PDF vendors

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