Die Experten der Microsoft Advisory Services von SoftwareOne haben jahrzehntelange Erfahrung in der Beratung hinsichtlich der Technologien, der Produkte und der diversen, möglichen Varianten der Lizenzierung, die Microsoft anbietet. Aber: braucht man eine solche Beratungsleistung im Zeitalter von KI überhaupt noch? Probieren geht über studieren. SoftwareOne Experte Matthias Weichhaus hat Microsoft Copilot diesbezüglich auf die Probe gestellt. In diesem Blogartikel erfahren Sie das erstaunliche Ergebnis.
Matthias Weichhaus, Teamlead Publisher Advisory Services bei SoftwareOne: „Ich habe ganz einfach Copilot nach einem Beitrag über die Einführung von Microsoft365 (M365) Copilot gefragt -dies ist hier ist das Resultat. Meiner Ansicht nach überaus interessant.
Keine Sorge – dieser Blogartikel beinhaltet beileibe nicht nur das nun folgende, längere Copilot-Zitat. Die Antwort auf die Eingangsfrage, ob Beratung durch KI überflüssig wird, folgt am Schluss. Doch lesen Sie bitte zunächst, was der künstliche, aber tatsächlich überaus intelligente Kollege Copilot Ihnen über sich selbst und seine eigene Einführung in Ihrem Unternehmen zu sagen hat. Und dann am Schluss meine Folgerungen daraus:“
„Die Einführung von Microsoft 365 (M365) Copilot verspricht eine effiziente und reibungslose Zusammenarbeit in Unternehmen. Doch bevor Organisationen sich für dieses innovative Tool entscheiden, sollten sie sorgfältig die organisatorischen, kaufmännischen und datenschutzrechtlichen Aspekte in Betracht ziehen. In diesem Blogpost beleuchten wir diese Schlüsselbereiche, um Unternehmen eine fundierte Grundlage für die Implementierung von M365 Copilot zu bieten.
Organisatorische Überlegungen:
Kaufmännische Überlegungen:
Datenschutzrechtliche Überlegungen:
Matthias Weichhaus: „Das klingt doch gut, oder?
Aber auch ein wenig wie das Hausaufgabenheft eines Schülers, der einiges Nachzuholen hat, damit er nicht sitzen bleibt. Anders ausgedrückt: Copilot führt erst einmal eine ziemlich lange Liste an Voraussetzungen auf. Solange die nicht gegeben sind, macht es keinen Sinn, mit Microsoft Copilot zu operieren. Das wäre so, als würde man ein Haus auf Sand bauen, ohne erst ein Fundament zu schaffen. Oder die Bewohner über die Baumaßnahme beziehungsweise über ihren bevorstehenden Umzug zu unterrichten. Die Bewohner? Das ist das Stichwort!
Change-Management! Was nennt Copilot an erster Stelle unter „Organisatorische Überlegungen?“ Natürlich Change-Management. Halt, scrollen Sie nicht extra hoch. Da steht: „Die Einführung vonM365 Copilot erfordert ein effektives Change-Management. Mitarbeiter müssen nicht nur mit den technischen Aspekten vertraut gemacht werden, sondern auch verstehen, wie das Tool ihre tägliche Arbeit verbessern kann. Schulungen, Workshops und klare Kommunikation sind entscheidend, um Widerstand und Unsicherheiten zu minimieren.“
Erinnern Sie sich? Schon die Einführung der Cloud war ohne begleitende Maßnahmen für die Mitarbeiter – sprich: Change-Management – eine haarige Sache. Viele Unternehmen haben es versucht und zahlten Lehrgeld in Form einer Explosion ihrer Cloud-Kosten. Der Grund: Jeder Mitarbeiter konnte auf einmal, fernab vom Procurement, selbst bestellen und mit einer Firmenkreditkarte zahlen. Es fehlte das Verantwortungsbewusstsein dafür, am Überschießen eines Budgets eventuell selbst mit Schuld zu sein. Das ist im Nachhinein schwer zu beheben.
War die Cloud aber ein Sturm im Wasserglas, dann ist KI dagegen eine Naturgewalt, die in einem ganzen See hohe Wellen erzeugt. Hier ist Change-Management unerlässlich, sonst fühlen sich Mitarbeiter am Ende abgehängt und statt zum Segen - wird KI am Ende zum Fluch.
Sind Sie in der Lage, ein Change-Management so zu organisieren, dass KI akzeptiert und zum Erfolg wird? Na gut – Organisieren mitunter schon, Sie kennen Ihr Unternehmen – aber haben Sie die Manpower, das Projekt auch vollumfänglich umzusetzen?
Wenn nicht, ein Hinweis: SoftwareOne bietet Adoption & Change Management als Service an.
Das eine, von mir aus dem von Microsoft Copilot selbst generierten Content heraus gewählte Beispiel - Change-Management - zeigt, so denke ich, überaus deutlich, dass mit KI der Beratungsbedarf nicht wegfällt, sondern im Gegenteil, steil ansteigt.
Das deckt sich genau mit den Erfahrungen, die ich bei den Microsoft Advisory Services von SoftwareOne in den letzten Monaten hinsichtlich KI gemacht habe. Kunden fragen exakt die oben genannten Themen nach. Daher werden wir sie uns in einer Folge von Blogartikeln nacheinander vornehmen.
Fragt man Microsoft Copilot nach den Voraussetzungen für Microsoft Copilot, zeigt sich die KI vollkommen ehrlich: Externe Beratung bleibt notwendig. Wir verraten alle Details dazu. Teil 2: Vertragsbedingungen.
Die Experten der SoftwareOne haben jahrzehntelange Erfahrung in der Beratung hinsichtlich der Technologien, der Produkte und der diversen, möglichen Varianten der Lizenzierung, die Microsoft anbietet. Aber: Braucht man angesichts von KI solche Beratungsleistungen überhaupt noch? Wird durch eine Technologie, die aus sich selbst lernt, Beratung nicht überflüssig?
Matthias Weichhaus, Experte bei den Microsoft Advisory Services von SoftwareOne, hat ganz einfach Copilot selbst gefragt – also in den Chatbot die Frage eingegeben: „Welche Voraussetzungen bestehen für die Einführung von Copilot in einem Unternehmen?“
Das Ergebnis ist verblüffend: Laut Copilot muss ein Unternehmen für die Einführung von Copilot zunächst diverse organisatorische, kaufmännische und datenschutzrechtliche Hausaufgaben machen.
Die vollständige Antwort der künstlichen Intelligenz finden Sie entweder im ersten Teil dieser Blogartikelreihe oder ganz unten am Schluss dieses Artikels.
Wir konzentrieren uns an dieser Stelle auf die Analyse von Teilaspekten – wie den der Vertragsbedingungen. Dazu sagt Copilot:
„Vor dem Abschluss von Verträgen sollten die Vertragsbedingungen sorgfältig geprüft werden. Besondere Aufmerksamkeit ist auf Service Level Agreements (SLAs) zu richten, um sicherzustellen, dass die Leistung den Erwartungen entspricht.“
Wie aber geht man Verhandlungen richtig an?
Matthias Weichhaus: „Für Verhandlungen hinsichtlich Copilot gilt genau das, was generell für Vertragsabschlüsse mit Software-Herstellern zu beachten ist:
Tipp: Ja – was ist hier eigentlich der Tipp?
Wie Sie sicher schon gemerkt haben, erfordert jede Vorbereitung – je gründlicher, desto mehr – Zeit! Wenn Sie zu denen gehören, die diesen Faktor beliebig steuern können? Herzlichen Glückwunsch.
Fehlen Ihnen jedoch die Ressourcen Zeit oder Mitarbeiter und damit die Vorbereitung, kann es passieren, dass Sie Ihrem Gegenüber relativ hilflos ausgeliefert sind – Sie können dann in der Regel lediglich reaktiv handeln. Daher nun der Tipp:
Der Negotiation Support von SoftwareOne, Teil unserer Beratungsleistungen zum Thema Software Sourcing, unterstützt Sie bei der Vorbereitung von Verhandlungen, der Definition von Zielen, dem Generieren verlässlicher Daten sowie auf Wunsch auch bei den Gesprächen selbst, schont dabei Ihre eigenen Ressourcen und spart damit Kosten. Wir verfügen über Mitarbeiter mit fundierter Expertise für jeden der großen Hersteller: Experten, die wissen, welcher Hersteller wie tickt und welche Hebel anzusetzen jeweils Erfolg verspricht. Alles mit dem Ziel, technisch wie kommerziell das beste Angebot für Ihre Softwareverträge zu erzielen.
Hier erfahren Sie mehr über den Negotiation Support von SoftwareOne.
Und hier finden Sie den Rest der oben genannten Befragung der KI :
„Die Einführung von Microsoft 365 (M365) Copilot verspricht eine effiziente und reibungslose Zusammenarbeit in Unternehmen. Doch bevor Organisationen sich für dieses innovative Tool entscheiden, sollten sie sorgfältig die organisatorischen, kaufmännischen und datenschutzrechtlichen Aspekte in Betracht ziehen. In diesem Artikel beleuchten wir diese Schlüsselbereiche, um Unternehmen eine fundierte Grundlage für die Implementierung von M365 Copilot zu bieten.
Change-Management:
Die Einführung von M365 Copilot erfordert ein effektives Change-Management. Mitarbeiter müssen nicht nur mit den technischen Aspekten vertraut gemacht werden, sondern auch verstehen, wie das Tool ihre tägliche Arbeit verbessern kann. Schulungen, Workshops und klare Kommunikation sind entscheidend, um Widerstand und Unsicherheiten zu minimieren.
Integration in bestehende Prozesse:
M365 Copilot sollte nahtlos in bestehende Geschäftsprozesse integriert werden. Eine genaue Analyse der Arbeitsabläufe ist erforderlich, um sicherzustellen, dass das Tool effektiv genutzt wird und keine unnötigen Unterbrechungen verursacht.
Ressourcenplanung:
Die Implementierung erfordert Ressourcen, sowohl finanziell als auch personell. Ein detaillierter Plan zur Ressourcenallokation ist unerlässlich, um Engpässe und Verzögerungen zu vermeiden.
Kaufmännische Überlegungen:
Lizenzierung und Kosten:
Unternehmen sollten die verschiedenen Lizenzmodelle von M365 Copilot sorgfältig prüfen und diejenigen auswählen, die ihren Anforderungen am besten entsprechen. Die Kostenanalyse sollte nicht nur die Lizenzgebühren, sondern auch Implementierungs- und Schulungskosten berücksichtigen.
Return on Investment (ROI):
Ein klarer Blick auf den erwarteten ROI ist wichtig. Unternehmen müssen die langfristigen Vorteile von M365 Copilot gegen die anfänglichen Investitionen abwägen. Dies kann die Grundlage für eine informierte Entscheidung und die Kommunikation mit den Stakeholdern bilden.
Vertragsbedingungen:
Vor dem Abschluss von Verträgen sollten die Vertragsbedingungen sorgfältig geprüft werden. Besondere Aufmerksamkeit ist auf Service Level Agreements (SLAs) zu richten, um sicherzustellen, dass die Leistung den Erwartungen entspricht.
Datenschutzrichtlinien:
Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Einführung von M365 Copilot mit den geltenden Datenschutzrichtlinien konform ist. Dies beinhaltet die Überprüfung, ob das Tool personenbezogene Daten angemessen schützt und den Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) entspricht.
Datensicherheit:
Die Sicherheit sensibler Unternehmensdaten ist von größter Bedeutung. Die Implementierung von M365 Copilot erfordert eine umfassende Sicherheitsbewertung, um sicherzustellen, dass Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
Datentransparenz:
Transparenz bezüglich der Verarbeitung von Daten durch M365 Copilot ist entscheidend. Unternehmen sollten ihre Mitarbeiter darüber informieren, welche Daten gesammelt werden, wie sie verwendet werden und welche Kontrollmöglichkeiten den Nutzern zur Verfügung stehen.
Die Einführung von M365 Copilot bietet zweifellos viele Vorteile für Unternehmen, erfordert jedoch eine sorgfältige Planung und Umsetzung. Durch die Berücksichtigung organisatorischer, kaufmännischer und datenschutzrechtlicher Aspekte können Unternehmen sicherstellen, dass die Implementierung erfolgreich ist und die gewünschten Effizienzsteigerungen realisiert werden.“
Wir fragten Copilot, was Unternehmen zur Implementierung von Microsoft Copilot benötigen - siehe Teil 1 und Teil 2 dieser Blogartikelserie. Im dritten Teil geht es in diesem Zusammenhang um Use Cases.
Der entsprechende Passus lautete: “M365 Copilot sollte nahtlos in bestehende Geschäftsprozesse integriert werden. Eine genaue Analyse der Arbeitsabläufe ist erforderlich, um sicherzustellen, dass das Tool effektiv genutzt wird und keine unnötigen Unterbrechungen verursacht”.
Matthias Weichhaus von den Microsoft Advisory Services von SoftwareOne: „Genaue Analyse: Hier geht es unter anderem darum, ganz konkrete Use Cases für eine Nutzung von Copilot zu finden: Welche Abteilungen sollen überhaupt Copilot nutzen. Wie soll Copilot genutzt werden? An die Beantwortung dieser Fragen schließt sich wiederum der Prozess an, den man als Solution Alignement bezeichnet. Dabei geht es darum, welcher Copilot eigentlich genutzt werden soll.
Man sollte stets beachten: Die Integration von Microsoft Copilot in bestehende Prozesse erfordert sorgfältige Planung und Koordination, um sicherzustellen, dass die Einführung reibungslos verläuft und auch wirklich die gewünschten Ergebnisse erzielt werden. Hier sind die folgenden, wichtigen Aspekte zu beachten.“
Verständnis der bestehenden Prozesse: Bevor Copilot integriert wird, ist es wichtig, die aktuellen Entwicklungs- und Betriebsprozesse des Unternehmens gründlich zu verstehen. Dies umfasst die Identifizierung von Engpässen, ineffizienten Abläufen und Bereichen, in denen Copilot am besten eingesetzt werden kann, um Verbesserungen zu erzielen.
Festlegung der Einsatzbereiche: Copilot kann in verschiedenen Bereichen wie Entwicklung, Betrieb, Sicherheit und Compliance eingesetzt werden. Es ist wichtig, klar zu definieren, in welchen Bereichen Copilot eingesetzt werden soll und welche spezifischen Ziele damit erreicht werden sollen.
Schulung und Weiterbildung: Die Einführung von Copilot erfordert Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen für die betroffenen Teams. Dies umfasst Schulungen zur Nutzung der Copilot-Funktionen sowie zur Anpassung an neue Arbeitsweisen und Prozesse.
Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten: Es ist wichtig, klare Rollen und Verantwortlichkeiten für die Verwendung von Copilot festzulegen. Dies umfasst die Zuweisung von Verantwortlichkeiten für die Konfiguration, Überwachung, Analyse und Optimierung von Copilot sowie die Festlegung von Eskalationsverfahren im Falle von Problemen oder Störungen.
Integration mit bestehenden Tools und Systemen: Copilot sollte nahtlos in die bestehenden Tools und Systeme des Unternehmens integriert werden. Dies umfasst die Integration mit Entwicklungsumgebungen, Versionskontrollsystemen, Deployment-Tools, Monitoring-Systemen und anderen relevanten Systemen.
Messung und Bewertung von Erfolgen: Nach der Integration von Copilot ist es wichtig, den Erfolg und die Auswirkungen auf die Prozesse des Unternehmens zu messen und zu bewerten. Dies umfasst die Verfolgung von Kennzahlen wie Entwicklungszeit, Code-Qualität, Ausfallsicherheit und Skalierbarkeit, um sicherzustellen, dass Copilot die gewünschten Ergebnisse liefert.
„Um jeden einzelnen dieser wichtigen Aspekte angemessen berücksichtigen zu können, ist eine genaue Kenntnis der Art und Weise erforderlich, wie man in einem komplizierten Microsoft-Umfeld agieren und welcher Stakeholder in welcher Reihenfolge ins Boot geholt werden muss. Denn – wie man in Köln sagt - es ist wie es ist: Der Schritt von Office zu Copilot ist gewaltig – das sollte man nicht unterschätzen.
Ressourcen sind knapp – das erforderliche Know-how kann vor einem angedachten Projektstart nicht aufgebaut werden? Vielleicht ist dies der richtige Zeitpunkt für Sie, einmal mit den Experten der Microsoft Advisory Services in Kontakt zu treten. Wir kennen alle Ecken und Winkel einer Copilot-Implementierung und beraten Sie so, dass Ihr Projekt ein Erfolg wird“
Sollten Sie schon Fragen zu einzelnen Punkten haben? Dann wenden Sie sich jederzeit gerne an uns.
Sollten Sie schon Fragen zu einzelnen Punkten haben? Dann wenden Sie sich jederzeit gerne an uns.
