Microsoftへの投資の価値を最大化する方法

ソフトウェア資産管理（SAM）とは、インストールされたソフトウェアを単に数え、最低価格で購入したソフトウェアと比較するだけではありません。SAMでは、ユーザーが最初にソフトウェアをリクエストした時から、そのソフトウェアがシェルフウェアになるか投資が終了するかまでのプロセスが全てであり、購入したソフトウェアから最大限の価値を得られるようにします。最も高価なスイートを可能な限り低価格で購入しても、それを使わなければ何のメリットもありません。むしろ、必要なものだけを割引なしで購入したほうが、コスト的には良い結果が得られるかもしれません。

何を買えばいいのか分からないという方は、買いすぎている可能性があります。割引率が高くても、使わないソフトを購入してしまうとコストがかかってしまいます。簡単なことですが、企業には使われていないソフトがたくさんあるのです。例えば、テレビの購入を考えてみましょう。テレビを3台購入すると高い値引きをしてくれる小売店がありますが、1台しか必要としない場合、3台購入するのは投資の無駄遣いです。コストを削減するには、何が必要かを知る必要があり、それには洞察力が必要です。高額な値引きを狙うのではなく、自分のニーズをしっかりと把握することがとても大切なのです。

1. ソフトウェア購入の準備はどうする？

まず、ビジネスオーナーやプロダクトオーナーと話をして、実際にどのような技術が必要なのかを理解することから始めましょう。全員がOfficeアプリケーションを必要としているのか？それとも、オンラインワークプレイスで仕事をしても全く問題がないのか？それは、組織のセキュリティ（GDPR、ISOなど）の基準を満たしているのか？同じテクノロジーの異なる種類を所有しているため、利用可能な最高のパッケージを検討しなければならないのか、それとも基本的な機能で要件を満たしているのか？今日では、一つのプラットフォームを選択する組織が増えていますが、それは貴社にとっても有効な選択でしょうか？正しい知識を得られるようにしましょう。その知識を持っている人を社内外で探し、ロードマップセッションを予定しましょう。そうすることで、テクノロジーが何を提供するのか、市場にはどのような代替品があるのかを理解することができます。また、ロードマップや目標を共有することを忘れずに、望みやニーズを誰もが理解できるようにしましょう。そうすることで初めて、テクノロジーから最大限の価値を引き出し、実際に使用するものだけに投資することができるのです。

2. 誰がそのソフトウェアを必要としているのか？

2つ目のステップは、組織内のさまざまなペルソナの観点から考えることです。全員が同じテクノロジーを必要としているわけではありません。かつて組織は、全員に同じパッケージを購入し、1つのパッケージを展開・管理するだけで、インフラにおける節約を実現していました。現在では、インフラはクラウドプロバイダーから提供されており、インフラとユーザーの需要という2つの側面から運用の節約を達成することができます。

3. 何をインストールしたのかを把握する

３つ目のステップは、現在のインストールベースのインベントリ作成です。先ほど、これはSAM（ソフトウェア資産管理）とは異なると説明しました。その通りで、このブログではSAMの話ではなく、ソフトウェアの購入や更新の話をしています。インベントリデータと購入ソフトウェア情報の正しい突合せを行うための専門知識を確保することです。残念ながら、ライセンスモデルは複雑なため、インストールされたソフトウェアの数を数えるだけではうまくいきません。また、クラウド技術の広がりに伴い、新たな専門知識も必要になります。クラウドプロバイダーとのコンプライアンスについて考えたことはありますか？リザーブドインスタンス、開発/テスト環境、過去に投資したソフトウェア ライセンスの使用など、クラウド基盤におけるクリエイティブなライセンスの可能性についてはどうでしょうか?

4. 既存のライセンスにどのような利用権利があるのかを知る

4つ目のステップは、既存のライセンス権の分析です。どのような種類のソフトウェアを利用出来るのか、過去に何を購入したのか？現在の契約と過去の契約を分析します。しばしば、組織が認識していないソフトウェアライセンスが未使用のままになっていることがあります。

MAS投資の価値を最大化する

上記の4つのステップを経て、専門家がすべてのデータを分析し、的確なアドバイスを提供します。お客様の進捗度、ロードマップ、予算、そしてニーズに基づいたアドバイス 。これにより、適切なユーザーに適切なテクノロジーを購入することができます。

最後のステップは、交渉のための準備です。最低価格だけではなく、価値観の観点から、サプライヤー／パートナーとの関係についても目標を設定してください。何かうまくいかないことがあっても、その後のサポートがしっかりしていれば安心です。目標に加えて、ソフトウェアおよびハードウェア要求を決定する必要があります。これらは、必要な技術的要件であったり、あなたの組織では通用しないライセンス関連の制限であったりします。もう一つの側面は、お客様の法的要件（GDPR、SLA、データ処理など）です。これを「Bill of Materials（部品表）」と呼びます。ソフトウェアのリストだけではなく、需要全体をBOMと呼びます。