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软件资产管理（SAM）不仅是简单地计算已安装的软件，并将其与已购买的软件以最低的价格进行对比。SAM就是个过程，从用户最初的软件需求开始，直到它成为闲置软件或者直到投资结束，并确保您从已购买的软件里获得最大价值。您可以用尽可能低的价格购买最贵的套房，但如果您不使用它，有什么好处呢？实际上，如果您只购买您需要的东西，不打任何折扣，可能会更划算。
通过谈判获得的高折扣会导致升值，但不会创造最好的结果。重点购买您实际需要使用的东西，最大化您的投资价值，才能创造更好的结果。
Chris van der Zwan, Business Owner Microsoft Advisory Services at SoftwareOne
如果您不知道该买什么，很可能您已经购买太多了。也许折扣很高，但如果您购买了不使用的软件，您还是付太多钱了。这听起来非常通俗易懂，但情况是依然有很多公司拥有大量不使用的软件。把它比作购买电视机，如果您购买3台电视，则零售商会给你很高的折扣 - 但如果您只需要1台，购买3台就浪费了您的投资。当您想要节省成本，换句话说，想要避免成本的时候，您必须知道自己需要什么，这需要很好的洞察力。我在和客户谈判期间，开了一个玩笑，说辣妹的歌词是：“我会告诉你我想要什么、我真的真的想要什么”，因为时刻记住你的需求而不是追求高折扣，这是非常重要的。
1. 您在购买软件前如何做准备？
从与业务及产品负责人交谈开始，了解实际需要什么技术。每个人都需要Office应用程序吗？还是说线上办公完全没问题吗？这种方式是否达到 了贵司的安全标准（GDPR、ISO等等）？您是否拥有了不同种类的相同技术，因此必须从中考虑最佳的可用软件套装，或者说基本的功能可以满足您的要求吗？如今，越来越多的公司正在选择单一平台。这对贵公司也可行吗？为了确保您获得的是正确的信息。搜索内部和外部那些有专业知识的人，并安排路线图会议。这可以帮助您明白技术必须提供什么、以及市场上有哪些替代方案。不要忘记分享您的路线图和目标，这样所有人都能理解您的目标和需求。只有这样您才能保证实现技术的最大价值，而且只投资于您实际使用的东西。
2. 谁需要软件？
第二步就是考虑组织中的不同角色。不是每个人都需要同样的技术。公司往往给每个人购买一样的软件套装，以便只通过推出和管理一个软件套装就可以从基础设施里节省开支。如今，基础设施来自于云供应商，我们可以从两个方面节省运营成本：基础设施和我们的用户需求。
3. 了解当前安装状况
流程里的第三步就是统计当前安装库的清单。我们之前讨论过这不算软件资产管理（SAM）。是的，我们不是在谈论本章中的SAM，而是谈论采购或更新软件。确保专业知识能够正确地得出您的库存。不幸的是，许可证模型很复杂，因此只计算已安装的软件是不够的。随着云技术的不断扩展，新的专业知识必不可少。是否想过云提供商的合规要求？云基础设施里的智能创造性许可证的可能性如何？比如保存案例、开发/测试环境、调整和使用以前投资过的软件许可证。
4. 知道您的授权
第四步涉及到分析现有的许可证授权。您有权使用什么样的软件？以及您过去买了什么？分析您当前的合同和旧的合同。我们会在闲置的软件中找出连企业都不知道的软件许可，这是常有的事。
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继上述四个步骤后，专家可以分析所有的数据并提供明智的建议。基于您的现状、路线图、预算和需求提供的建议-“您真正真正想要的……”这点可以确保给正确的用户购买了正确的技术。
最后一步是准备谈判。建立目标、不只是为了最低价格，更是为了价值、为了与供应商/合作伙伴的关系。如果一些东西不能正常运作，您后期就需要很好的帮助。除了目标，您需要确定软件要求和硬件要求。这些可能是必要的技术要求，也可能是不适用于你们组织的与许可证相关的限制。另一方面就是您的法律要求（GDPR、SLA、数据处理等等）。这就是所谓的物料清单（BOM）。是的，你理解正确-不仅仅是软件清单，整个需求就是所谓的BOM。
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