Dall’audit all’infringement

Un nuovo paradigma nella gestione delle licenze software

Nel panorama attuale della gestione delle licenze software, stiamo assistendo a un cambiamento significativo. Sempre più vendor stanno abbandonando il tradizionale approccio dell'audit per adottare richieste di infringement. Questo cambiamento è dovuto alla crescente mancanza di visibilità da parte dei clienti, che permette ai vendor di monitorare e controllare l'uso del software in modo più efficace.

Differenze tra Audit e Infringement

La distinzione tra audit e infringement è cruciale per comprendere le nuove dinamiche nella gestione delle licenze software.

• Audit: è un processo sistematico e indipendente di verifica e valutazione delle attività e dei controlli interni di un'organizzazione. In ambito software, un audit delle licenze implica la revisione e la verifica dell'uso del software da parte di un'azienda per assicurarsi che sia conforme ai termini del contratto di licenza. Questo processo può includere la raccolta di dati sull'uso del software, l'analisi delle licenze acquistate rispetto a quelle effettivamente utilizzate, e la verifica della conformità con i termini di licenza
• Infringement: si riferisce alla violazione dei termini e delle condizioni stabilite nel contratto di licenza. Questo può includere l'uso non autorizzato del software, la distribuzione non autorizzata, la modifica del software senza permesso, o l'uso del software oltre i limiti consentiti dalla licenza.

Esempi attuali di richieste di infringement

Nella modalità di infrigement, per il vendor non è più necessario effettuare dei controlli specifici e pervasivi, ma basterà controllare l’utilizzo dei servizi hostati, il software scaricato dai portali o quello utilizzato sui siti istituzionali. Tra gli esempi più attuali citiamo:

• Font Vendor – L'infringement relativo ai Font Vendor riguarda principalmente l'uso non autorizzato dei font al di fuori del perimetro aziendale. Questi vendor analizzano i font utilizzati per verificare che siano conformi ai termini di licenza. È fondamentale assicurarsi di avere le licenze appropriate ( per esempio nei materiali relativi al marketing o al design) perché la maggior parte dei font non può essere impiegata senza l'acquisto della licenza
• SAP – La combinazione tra il nuovo modello di licensing basato su “Digital Access” e non più su utente, e la proposizione del servizio RISE erogato dal vendor, pone SAP nella condizione di poter monitorare in autonomia l’utilizzo che il cliente effettua delle proprie tecnologie
• Oracle Java – Oracle parte dalla visibilità del software a pagamento scaricato dai loro portali, calcolando i valori economici unicamente sulla base del numero totale dei dipendenti (comprendendo anche i consulenti esterni) e quindi non sul numero di utenti che effettivamente utilizzano Java 

Conclusioni

Oggi, i vendor hanno una maggiore visibilità rispetto ai clienti su ciò che questi ultimi stanno effettivamente utilizzando. Per evitare brutte sorprese, è sempre buona norma mettere in atto politiche di governance in grado di monitorare costantemente la fruizione delle tecnologie software.

I 3 ambiti tipici su cui porre l’attenzione sono:

• Tecnologia – L’utilizzo di uno o più tool specifici per riconoscere l’accesso alle tecnologie software
• Processi – Disegnare e implementare un processo gestionale per la governance del software
• Conoscenza – Affidarsi a consulenti con skill verticali