Die versteckten Kosten falscher Microsoft Lizenzverwaltung

Ein erfolgreiches Unternehmen zu leiten bedeutet, ein Gleichgewicht zu finden – die Flexibilität zu erhöhen, die Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern. Aber ein oft übersehener Bereich, der Ihr Budget aus dem Gleichgewicht bringen kann, ist eine schlechte Verwaltung von Microsoft Lizenzen.

Ungenutzte oder nicht zueinander passende Lizenzen können Ihr Budget jeden Monat unbemerkt aufzehren. Es ist unerlässlich, die Rentabilität Ihrer Microsoft Investitionen zu maximieren, aber die Lizenzverwaltung kann schwierig und zeitaufwändig sein und bringt IT-Teams oft in Bedrängnis. 

Im Folgenden erfahren Sie mehr über die Herausforderungen bei der Verwaltung von Microsoft Lizenzen, die Risiken, die sich aus einer falschen Verwaltung ergeben, und wie Sie diese in eine Chance zur Kosteneinsparung umwandeln können.

Warum Microsoft Lizenzmanagement wichtig ist

Die Verwaltung von Microsoft Lizenzen ist ein Drahtseilakt. Unternehmen sind mit häufigen organisatorischen Veränderungen konfrontiert, die durch Einstellungen, Versetzungen und Abgänge die Anzahl der Lizenzen durcheinanderbringen können. Hinzu kommt, dass die Lizenzierungsvorschriften von Microsoft komplex sind und sich ständig weiterentwickeln, so dass es schwierig ist, die Compliance im Auge zu behalten und Geldbußen zu vermeiden.

Unzureichend verwaltete Lizenzen führen möglicherweise zu:

• Vergeudeten Ressourcen: Sie zahlen für ungenutzte Lizenzen oder Features, ohne dass sich die Investition auszahlt.
• Hohem Verwaltungsaufwand: Die manuelle Nachverfolgung von Lizenzen kann Ihr Team überfordern.
• Compliance-Risiken: Der unkontrollierte Zugang zu sensiblen Informationen oder Lizenzprüfungen kann hohe Kosten verursachen.

Kurz gesagt: Wenn Sie Ihre Lizenzierung nicht optimieren, verlieren Sie bares Geld.

1. Ungenutzte Lizenzen = unnötige Ausgaben 

Sie haben einen E5-Lizenzvertrag mit einer Laufzeit von drei Jahren nach der Pandemie unterzeichnet? Da sind Sie nicht allein. Aber die Unternehmen stellen jetzt fest, dass viele Mitarbeiter diese Funktionen nicht vollständig genutzt haben und dennoch weiterhin jeden Monat 57 US-Dollar pro Lizenz zahlen. Weitere Beispiele sind nicht zugewiesene Lizenzen für Teams Room Pro oder virtuelle Anwendungen, die in Betrieb genommen, aber nie genutzt werden. Jedes dieser Beispiele führt zu hohen, wiederkehrenden Kosten. 

2. Mit betrieblichen Veränderungen Schritt halten 

Start-ups und Konzerne stehen beide vor dem gleichen Problem. Neu eingestellte Mitarbeiter müssen sich sofort zurechtfinden, aber ohne geeignete Prozesse werden ungenutzte oder falsch platzierte Lizenzen zu einem schwarzen Loch in den Finanzen. Einige Unternehmen entdecken sogar Microsoft 365-Konten, für die sie bezahlt haben und bei denen sie sich seit Jahren nicht mehr angemeldet haben. 

3. Compliance und Audits einhalten 

Eine unregelmäßige Überprüfung Ihrer gesamten Lizenzierungseinrichtung kann Sie angreifbar machen. Falsch zugewiesene Lizenzen können zu einem unkontrollierten Zugriff auf kritische Daten führen, wodurch sowohl Compliance- als auch Sicherheitslücken entstehen. Wenn Microsoft Sie überprüft (was alle paar Jahre geschieht), könnten Sie eine böse Überraschung erleben. 

Die Lösung: intelligenteres Lizenzmanagement mit SoftwareOne

Wenn Ihnen das nur allzu bekannt vorkommt, sind Sie nicht allein. Die gute Nachricht ist, dass es einen einfacheren Weg gibt, um effizient, rechtskonform und kostengünstig zu bleiben.

SoftwareOne unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung der Microsoft Lizenzen mit einem bewährten Ansatz:

Optimierung der Lizenzen 

Wir helfen Ihnen, ungenutzte Lizenzen zu identifizieren und zeigen Ihnen, wo Sie durch Downgrades oder Add-Ons Kosten sparen können, ohne die Produktivität zu gefährden. Zum Beispiel:

• Benötigen die Mitarbeiter E5-Lizenzen im Wert von 57 $/Monat oder reicht E3 aus? 
• Wären Frontline- oder Add-on-Lizenzen für bestimmte Aufgaben besser geeignet?  
• Diese kleinen Änderungen summieren sich zu großen Einsparungen. 
• Automatisierung zur Rationalisierung von Arbeitsabläufen  
• Unsere Automatisierungstools können:
  
  • Lizenzen mühelos verfolgen und verwalten 
  • On-Demand-Berichte generieren, die Kostenabweichungen aufzeigen 
  • Flexibel mit der saisonalen Nachfrage skalieren
  • Stellen Sie sich vor, Sie könnten einen neuen Mitarbeiter mit nur einem Klick an Bord holen oder eine Lizenz automatisch entziehen, wenn jemand das Unternehmen verlässt. So einfach ist das.

 

Sicherstellung der Unternehmens-Compliance 

Unser Team verfügt über mehr als 30 Jahre Erfahrung im Lizenzmanagement und stellt sicher, dass Sie immer auf Audits vorbereitet sind. Unsere maßgeschneiderten Governance-Strategien schützen Ihr Unternehmen, ohne interne Ressourcen zu belasten.

Mehrwert erschließen, Innovation vorantreiben

Eine Studie von SoftwareOne zeigt, dass 48 % der Unternehmen nicht sicher sind, ob sie über die nötigen Mittel für die nächste Innovationswelle verfügen. Was wäre, wenn die Optimierung Ihrer Lizenzen dieses Budget freisetzen könnte? 

Indem Sie unnötige Ausgaben vermeiden, können Sie nicht nur sparen, sondern diese Ressourcen auch in wegweisende Initiativen umlenken. Von Cloud-Migrationen bis zur optimalen Nutzung ungenutzter Microsoft 365 Funktionen – wir helfen Ihnen, mit weniger mehr zu erreichen.