New Features to Boost Your Collaboration in Microsoft Teams

Microsoft Teams

Новые возможности, которые вы могли пропустить

Новые возможности Microsoft Teams, которые вы могли пропустить

  • 13 мая 2021
  • 5.32 минут на чтение

Без сомнения, Microsoft Teams стала самой популярной платформой для удаленной работы. Организации со всего мира используют Teams для общения в новой реальности, требующей более эффективных решений в области коммуникации и производительности.

Корпорация Microsoft учитывает потребности пользователей, продолжает развивать и модернизировать свою платформу. Недавно пользователям стали доступны новые замечательные функции Teams — предлагаем узнать, как наиболее эффективно использовать их в работе. Рассмотрим эти функции подробнее, чтобы понять, какой вклад каждая из них сможет внести в повышение качества совместной работы в организации.

Инвестиции в необходимые для сотрудников инструменты и управление изменениями способствуют ускорению цифровой трансформации!

1. Возможность создавать переговорные комнаты внутри собрания

Проводите видеовстречи с большим количеством участников? Теперь вы можете разделить их на несколько групп, благодаря новой функции виртуальных переговорных комнат в Teams. Переговорные комнаты можно создавать как в собраниях, так и в каналах Teams. С помощью этой гибкой функции управлять обсуждением и проводить мозговые штурмы стало проще.

Являясь организатором встречи, вы можете переключаться между переговорными комнатами, отправлять общие или индивидуальные сообщения участникам и даже возвращать участников в основное собрание. Если кто-либо поделится файлом в переговорной комнате, этот файл можно сделать доступным для участников основного собрания, а также в чате после завершения встречи.

Почему это важно: собрания Teams — важный инструмент коммуникации.  При организации совместной работы возможность делить большую группу на мелкие, будь то обучение или мозговой штурм, незаменима для получения нужного результата и осознания ценности проводимого собрания его участниками.  Как правило, люди эффективнее взаимодействуют в небольших группах.

2. Автоматическое уведомление о времени окончания собрания

Еще одна полезная новая функция Teams — возможность получать уведомление за 5 минут до планируемого завершения собрания. Отныне вы всегда можете быть уверены, что все участники укладываются в график встречи, не выходя за временные рамки. Важно учитывать, что сама по себе эта функция не завершает собрания.

3. Упрощенная настройка подключения к собранию

Также был добавлен экран предварительной настройки подключения к собранию в Teams. Это означает, что пользователям стало проще и удобнее настраивать аудио- и видеоустройства. Вместо того чтобы изменять настройки самих устройств, теперь можно просто задать необходимые параметры на экране предварительной настройки приложения.

Собрания — это идеальная возможность организовать работу, а также обсудить новые идеи и провести мозговой штурм по новым проектам. Чтобы все прошло, как запланировано, необходимо, во-первых, максимально облегчить процесс подключения к собранию, а затем — следовать его повестке, чтобы участники могли полностью сосредоточиться на своих задачах в рамках встречи.


4. Контроль чата собраний (3 режима)

Чтобы создать безопасную и благоприятную среду для проведения собрания, его организаторы теперь имеют возможность выбрать один из трех режимов чата. Первый из них — «Отключено» — позволяет выключить чат собрания для организатора и участников. Другой режим — «Только на время собрания» — дает возможность участникам отправлять сообщения только в ходе встречи, тогда как организатор может отправлять их в любое время. Наконец, по умолчанию используется режим «Включено», при котором все участники собрания могут пользоваться чатом в любое время.

5. Расширенные возможности вызова

Теперь можно набирать несколько номеров одновременно и просматривать все номера одного контакта. Благодаря этой функции вам будет проще связаться с нужным контактом, выбрав наиболее подходящий канал связи.

Почему это важно: продуктивность для нас важнее всего, а благодаря возможности одновременного набора нескольких номеров больше не нужно переключаться между платформами и программами в поисках информации о контакте. В результате эффективность рабочих процессов повышается.


6. Субтитры

Возможно, самая важная функция вызова — субтитры в реальном времени для вызовов в режиме 1:1, поскольку все мы сталкиваемся с проблемой фонового шума. Кроме того, это отличная функция для тех, кто плохо слышит или предпочитает текстовое сопровождение в процессе вызова. Теперь вам достаточно включить субтитры, чтобы не упустить ничего важного.

7. Подключение с собранию через глобальный номер

Более того, Microsoft теперь предлагает глобальный виртуальный номер для вызова практически с любого мобильного устройства или исходящий номер, чтобы организовать собрание посредством аудиоконференции.

8. Умный поиск

Teams предлагает расширенные возможности поиска, благодаря которым вы всегда найдете то, что ищете. Теперь, когда вам снова понадобится найти что-нибудь в своих сообщениях, вы заметите, что три первых из них выводятся и сортируются по релевантности, а не хронологически. Модель релевантности — наша новая разработка, позволяющая выделить ключевые характеристики необходимого сообщения. Она собирает данные по активным и косвенным сигналам, например с учетом того, с кем вы чаще всего общаетесь в чате. Благодаря этому найденные сообщения максимально соответствуют критериям поиска.

9. Расширенный мобильный доступ

Кроме того, при подключении с мобильных устройств файлы теперь доступны и в автономном режиме. В мобильном приложении Teams для iOS можно выбрать и загрузить любые файлы, которые вам понадобятся в будущем прямо на мобильный телефон, и у вас всегда будет доступ к загруженным файлам.

10. Управление доступностью информации

Не будем также забывать, что Microsoft теперь позволяет создавать календари и открывать к ним доступ для выбранных участников и каналов. Благодаря этой функции все участники канала, кроме гостей, смогут быть в курсе предстоящих событий.

Почему это важно: чтобы работать быстрее, критически важно иметь под рукой список своих основных контактов. Имея возможность легко и быстро открывать нужные чаты, предоставлять доступ к календарям в Teams и загружать файлы в режиме оффлайн, можно сосредоточиться на самых важных задачах.


11. Быстрое согласование документов

Начните процесс согласования прямо в Teams — в чате, общаясь через канал или в специальном приложении — и оцените его скорость. Просто выберите тип согласования, укажите детали, прикрепите файлы и отправьте его на утверждение. Утверждающие лица получат уведомление сразу после отправки запроса и смогут просмотреть детали и предпринять необходимые действия.

Почему это важно: возможность осуществлять весь процесс согласования документов на одной площадке значительно повысит производительность команды благодаря экономии времени, которое больше не придется тратить на использование различных рабочих инструментов. А автоматические оповещения сделают процесс более прозрачным и оперативным.


12. Быстрое информирование с расширением SharePoint

Microsoft стремится повысить ценность сочетания Teams и SharePoint, поэтому она разработала несколько новых функций, чтобы сделать работу с ними удобнее. Пользователям станет проще взаимодействовать благодаря мини-панелям для отображения контента групп. Вы можете добавлять страницы, новости, ссылки и многое другое непосредственно на свою панель, которую участники вашей группы смогут использовать в своих каналах. Это отличный способ наладить работу над проектом и собрать все ресурсы в единой точке доступа.

В группах появилась специальная вкладка SharePoint, через которую вы сможете добавлять библиотеки документов, страницы и многое другое в канал Teams. Новости, списки и прочие элементы можно закреплять. Закрепив на видном месте важный элемент, вы сможете информировать участников своей группы о последних событиях в организации.

Почему это важно: обычно члены группы тратят больше всего времени на поиск и сбор необходимой информации из разных источников. Собрав все разнообразные источники данных и информационные ресурсы в одном месте, вы снизите вероятность нарушения графика проекта и поможете сотрудникам достичь намеченных целей в заданные сроки.


13. Создание собственных приложений в Power Apps

Благодаря Power Apps в Teams вы можете разрабатывать собственные приложения для любой бизнес-задачи. Power Apps уже не новинка, но и здесь появились новые возможности, которые стоит попробовать.

Теперь приложениями, разрабатываемыми на основе готовых модулей, можно пользоваться прямо в Teams и предоставлять доступ ко всей клиентской среде. Благодаря этой функции вся организация получит доступ к собственным приложениям через платформу Dataverse for Teams. Следует отметить, что организации, до сих пор не использовавшие эту функцию, многое теряют. Не упускайте возможности, которые предоставляют собственные приложения, способные облегчить вашу повседневную работу.

14. Повышение безопасности и качества управления

Удаленные работники с большой вероятностью будут использовать компьютеры как на Windows, так и на МАС. Теперь появилась возможность ограничивать одновременный вход в Teams с устройств Windows и MАС. Это помогает избежать ситуаций, когда сотрудники входят в клиент других организаций с использованием ваших корпоративных учетных данных. С помощью этой функции можно также настроить параметры доступа к личным учетным записям пользователей.

Кроме того, в Teams появилось несколько дополнительных функций для повышения безопасности, соблюдения конфиденциальности и нормативно-правового соответствия. Теперь напрямую подключиться к собранию через новую настройку «Лобби» могут только приглашенные пользователи. Благодаря этой настройке вы можете ограничивать круг тех, кто может непосредственно подключаться к собранию. Все остальные пользователи будут направляться в виртуальное лобби, ожидая приглашения на вход от организатора собрания.

Не забудьте использовать функцию ключа клиента для Teams. Это дополнительный уровень шифрования, в настоящее время поддерживаемый для Exchange Online, SharePoint Online и OneDrive. Теперь в Teams вам доступен новый уровень безопасности.
Почему это важно: чтобы поддерживать эффективность сотрудников, необходимо обеспечить возможность совместной работы с разных устройств, а это неизбежно приводит к повышению риска. Автоматизированные процессы верификации и аутентификации позволяют ограничить риск атак.


Движение вперед

В 2021 году в Teams появилось множество новых функций. Ваша организация может воспользоваться всеми преимуществами Teams: от расширенных возможностей вызова до нового уровня безопасности. По мере продвижения вперед рекомендуем вам и вашим сотрудникам использовать эти новые возможности, чтобы поддерживать максимальную эффективность совместной работы. Ведь в новых условиях коммуникация является и будет оставаться важнейшим фактором.

Прочитайте также нашу первую статью об обновлении функций Microsoft Teams и начните повышать свою продуктивность уже сегодня!

Прокомментировать статью

Напишите, пожалуйста, ваше мнение по поводу данной статьи!

Комментировать

Статьи по теме

Starting Your Adoption Change Management Strategy
  • 10 февраля 2021
  • Эффективная работа пользователя, Цифровая трансформация, Adoption and Change Management
  • ACM, Future Workplace, People enablement, Technology, Transformation

Постройте свою стратегию управления внедрениями и изменениями ИТ

Узнайте, почему организациям сложно принять необходимость изменений, и как стратегия ACM поможет адаптироваться к ним.

5 Tips to Engage Your Audience in Presentations

5 советов для удаленной презентации

В онлайн-встречах вы не только боритесь за внимание аудитории, но и упускаете их невербальные подсказки. Вот 5 советов, как с этим бороться.

new-microsoft-teams-features-to-come

Новые возможности Microsoft Teams

Microsoft недавно анонсировала множество новых функций, интегрированных в свою флагманскую платформу для общения и совместной работы в Teams. Узнайте больше о новом уровне интеллектуального общения и сотрудничества.