Este é o segundo conteúdo da minha série sobre as mudanças mais recentes da Microsoft no licenciamento para Educação.
No primeiro artigo, apresentei uma visão geral do que vai mudar, quando as alterações entram em vigor e por que elas são importantes. Agora, vamos aprofundar como sua instituição pode se preparar e aproveitar esse momento para otimizar todo o ambiente de TI.
Para muitas instituições de ensino, os descontos expressivos e os amplos benefícios destinados a professores, colaboradores e estudantes tornaram o licenciamento Microsoft relativamente previsível. Com isso, havia menos necessidade de analisar cada licença atribuída ou adequar cada usuário a um plano específico.
A nova estrutura muda essa lógica. As instituições precisarão ter uma visão mais clara sobre quem precisa de quais recursos, quais serviços são essenciais e quando seus contratos serão renovados.
O licenciamento está se tornando uma decisão estratégica e precisa receber atenção na mesma medida. Isso exige otimização.
É tentador tratar esse cenário apenas como um exercício de redução de custos: identificar as mudanças, minimizar possíveis aumentos e seguir em frente. Mas uma estratégia de otimização bem executada é muito mais ampla e pode gerar muito mais valor.
Ela inclui identificar licenças que não estão sendo utilizadas, verificar se ferramentas contratadas separadamente duplicam recursos que a instituição já possui, ou poderia ter, dentro do ecossistema Microsoft, e aproveitar melhor funcionalidades já incluídas nos planos atuais ou que estarão disponíveis nos novos planos. Isso também pode fortalecer a segurança e a governança.
Como as mudanças no licenciamento Microsoft serão implementadas ao longo de 2027 e 2028, ainda há tempo para planejar. Otimizar significa usar esse período de forma estratégica: construir uma visão precisa do ambiente atual, entender onde o novo modelo pode gerar impactos positivos ou desafios e tomar decisões conscientes, em vez de agir apenas de forma reativa.
As instituições que iniciarem esse processo primeiro terão mais alternativas disponíveis no futuro.
Antes de planejar os próximos passos em relação ao licenciamento Microsoft, é essencial ter uma visão clara e realista do cenário atual da instituição.
Essa análise deve ir além da simples contagem de licenças. É preciso entender quais contratos estão vigentes e quando serão renovados, quais benefícios são utilizados, quais serviços cada grupo de usuários consome e como essas variáveis serão afetadas pelas mudanças previstas para 2027 e 2028.
Algumas dessas dependências podem não ser tão evidentes. Como destaquei no primeiro artigo, nenhuma instituição será impactada exatamente da mesma forma. Os efeitos dependerão do tipo de contrato, da data de renovação, da composição dos usuários e do grau de dependência dos benefícios atuais. Por isso, uma universidade voltada à pesquisa e uma rede de escolas, por exemplo, poderão enfrentar decisões muito diferentes em relação a custos e recursos.
Ter uma visão precisa do cenário atual, dentro desse contexto mais amplo, cria uma base sólida para planejar o futuro.
Começar esse processo não precisa significar uma auditoria longa ou de alto custo. O primeiro passo pode ser reunir quatro conjuntos de informações: contratos e datas de renovação; licenças atribuídas e ativas; grupos de usuários e dependências de serviços; e gastos atuais com ferramentas que possam ter funcionalidades sobrepostas. A partir dessa base, será possível modelar os cenários disponíveis na nova estrutura.
Depois de entender o cenário atual, sua instituição poderá avaliar como o ambiente de TI ficará com a nova estrutura de licenciamento Microsoft: quais benefícios utilizados hoje serão alterados ou descontinuados, quais novos planos e funcionalidades serão mais relevantes e quanto eles poderão custar.
A comparação entre o cenário atual e o cenário futuro revelará as principais oportunidades de otimização. É nesse momento que começa o trabalho mais estratégico.
Para algumas instituições, a prioridade será principalmente financeira, com custos surgindo em áreas que não estavam previstas no orçamento. Para outras, o foco poderá estar na evolução de recursos, como segurança, compliance ou inteligência artificial. Em qualquer caso, a estratégia de otimização será específica para cada instituição e não poderá ser definida apenas com base em um percentual geral ou na comparação com outras organizações.
Esse processo, porém, pode ser conduzido com mais agilidade e segurança com o apoio de especialistas.
Otimizar o licenciamento Microsoft é uma atividade que faz parte do dia a dia da SoftwareOne.
No primeiro artigo, mencionei a Hochschule Düsseldorf, para a qual desenvolvemos uma plataforma centralizada de aquisição de licenças Microsoft para sete faculdades, e o Norwegian Refugee Council, onde identificamos quase 3 mil usuários inativos e geramos uma economia de aproximadamente 2 milhões de coroas norueguesas (NOK).
Mas otimização não significa apenas reduzir custos. Na St Peter’s School, em York, apoiamos a migração de aproximadamente 1.700 estudantes e colaboradores para o Microsoft 365 A5 e construímos um modelo de segurança Zero Trust para o ambiente.
Nossa experiência em outros setores também demonstra o potencial desse trabalho. A operadora ferroviária de cargas Lineas utilizava um contrato Microsoft negociado pelo governo. Quando esse acordo chegou ao fim, a empresa precisou migrar para condições comerciais sem ampliar os gastos de forma desnecessária.
A SoftwareOne conciliou licenças de 1.900 usuários e 400 servidores, modelou três cenários futuros para apoiar a escolha do contrato mais adequado e garantiu que mais de 2.100 usuários recebessem os recursos necessários, sem custos adicionais com funcionalidades que não utilizariam. O resultado foi uma economia potencial de € 708.848 ao longo de três anos.
Essa é uma transição semelhante à que muitas instituições de ensino enfrentarão diante das novas mudanças da Microsoft: sair de condições utilizadas durante anos e migrar para um modelo no qual cada licença precisa ter uma finalidade clara e gerar valor.
Ao iniciar essa transição, recomendamos documentar as licenças atuais, o uso atribuído e ativo, as datas de renovação e a dependência de benefícios como Student Use Benefit, Teams, armazenamento e recursos de segurança. Use essas informações para modelar os cenários futuros relevantes antes que os orçamentos e as decisões de renovação estejam definidos.
A SoftwareOne pode ajudar sua instituição a comparar o cenário atual com o novo modelo e identificar usuários impactados, dependências, cenários de custo e decisões prioritárias. Podemos preparar um Relatório de Avaliação de Impacto personalizado, com uma visão executiva do licenciamento atual dos usuários Microsoft e das principais mudanças previstas ao longo de 2027 e 2028.
Entre em contato conosco para dar início a essa avaliação.
Também continuaremos apoiando o setor com informações atualizadas durante esse período de transformação. Em breve, publicaremos outro artigo explicando como as mudanças no licenciamento Microsoft podem apoiar a inovação em escolas, universidades e demais instituições de ensino.
Conte com a SoftwareOne para comparar seu ambiente atual de Microsoft Education com o novo modelo e identificar as decisões necessárias antes da renovação.
Conte com a SoftwareOne para comparar seu ambiente atual de Microsoft Education com o novo modelo e identificar as decisões necessárias antes da renovação.
