Licensing Microsoft Education: un'opportunità di ottimizzazione

Questo è il secondo articolo della mia serie dedicata agli ultimi cambiamenti introdotti da Microsoft nel licensing Education.

Il primo articolo ha fornito una panoramica dei cambiamenti in arrivo, delle tempistiche e delle ragioni per cui è importante prestarvi attenzione. Questo articolo sviluppa quel quadro di riferimento con un approfondimento su come prepararsi al cambiamento e utilizzarlo come opportunità per ottimizzare il proprio patrimonio IT.

Per molte istituzioni educative, gli sconti significativi e le ampie assegnazioni di licenze a personale e studenti hanno reso il licensing Microsoft relativamente prevedibile. Di conseguenza, vi erano meno motivi per analizzare nel dettaglio ogni licenza assegnata o verificare che ogni utente disponesse del piano più appropriato.

La nuova struttura cambia questa logica. Le istituzioni dovranno avere una visione più chiara di chi ha bisogno di cosa, dai servizi da cui dipendono gli utenti fino alle date di rinnovo dei contratti.

Il licensing sta diventando una decisione strategica e richiede un'attenzione strategica.

Richiede ottimizzazione.

Comprendere l'ottimizzazione

È facile considerare questa situazione come un semplice esercizio di riduzione dei costi: individuare cosa sta cambiando, minimizzare l'aumento della spesa e andare avanti. Ma quando viene affrontata correttamente, l'ottimizzazione è molto più ampia e molto più preziosa di questo.

Significa identificare le licenze che nessuno utilizza. Significa verificare se strumenti acquistati separatamente duplicano funzionalità già disponibili, o potenzialmente disponibili, all'interno dell'ecosistema Microsoft. Può inoltre contribuire a migliorare la sicurezza o la governance sfruttando funzionalità già incluse nei piani in uso, oppure in quelli che saranno disponibili in futuro.

Poiché le modifiche al licensing Microsoft verranno introdotte progressivamente nel corso del 2027 e fino al 2028, le organizzazioni hanno ancora il tempo necessario per pianificare e prepararsi. Ottimizzare significa utilizzare questo tempo in modo costruttivo per costruire una visione accurata del proprio ambiente, comprendere con precisione dove il nuovo modello di licensing possa rappresentare un vantaggio o uno svantaggio e prendere decisioni consapevoli invece che reattive.

Le istituzioni che inizieranno prima questo percorso saranno anche quelle che avranno il maggior numero di opzioni a disposizione in futuro.

Ottenere visibilità

Prima di poter pianificare il futuro del licensing Microsoft, è necessario avere un quadro chiaro e realistico della situazione attuale.

Questo significa andare oltre il semplice conteggio delle licenze e comprendere quali contratti sono in essere e quando verranno rinnovati, quali benefit vengono utilizzati, quali servizi vengono effettivamente consumati dai diversi utenti e in che modo ciascuno di questi elementi sarà influenzato dai cambiamenti previsti nel corso del 2027 e fino al 2028.

Alcune di queste dipendenze potrebbero non essere immediatamente evidenti. Nel mio primo articolo ho sottolineato che nessuna istituzione subirà questi cambiamenti esattamente allo stesso modo. L'impatto varierà in base alla tipologia di contratto, alla data di rinnovo, alla composizione della base utenti e al livello di dipendenza dai benefit attualmente disponibili. Di conseguenza, un'università orientata alla ricerca e un sistema scolastico potrebbero trovarsi ad affrontare considerazioni molto diverse in termini di costi e funzionalità.

Ottenere una visione accurata della propria situazione all'interno di questo scenario complesso significa costruire una solida base su cui pianificare il futuro.

Porsi le domande giuste

Iniziare non significa necessariamente affrontare un'attività di audit lunga e costosa. Puoi partire raccogliendo quattro categorie di informazioni: contratti e relative date di rinnovo, licenze assegnate e attivamente utilizzate, gruppi di utenti e dipendenze dai servizi, oltre alla spesa attuale per strumenti che potrebbero sovrapporsi tra loro. Utilizza questa base informativa per valutare le opzioni disponibili nel nuovo modello.


In termini pratici, rispondere a quattro semplici domande permette di comprendere gran parte di ciò che è necessario sapere:

1. “Quali scadenze hanno un impatto concreto sulla nostra organizzazione?” Le date definite da Microsoft sono uguali per tutti, ma sono le date di rinnovo dei tuoi contratti e il ciclo di budget della tua organizzazione a determinare quando gli effetti si faranno realmente sentire. È utile partire da aprile 2027, data entro la quale suggeriamo di completare, e pianificare a ritroso, la revisione del contratto.
2. “Quali utenti e servizi saranno interessati?” Non tutte le tipologie di licenza cambiano allo stesso modo e non tutti gli utenti necessitano dello stesso piano. È quindi fondamentale avere una visione dettagliata della situazione mentre si procede attraverso le varie fasi illustrate nel mio primo articolo e negli aggiornamenti ufficiali sul licensing Microsoft.
3. “In quali aree potrebbero aumentare i costi?” Nel nuovo scenario, comprendere il costo delle licenze richiederà l'analisi di molteplici componenti. Teams diventerà opzionale. I costi relativi ad archiviazione e sicurezza varieranno in base al piano scelto. Comprendere oggi il livello di utilizzo di questi servizi, invece di aspettare il momento del rinnovo, permette di trasformare il cambiamento del licensing in un'attività di pianificazione e non in una corsa contro il tempo accompagnata da acquisti urgenti e non programmati.
4. “Dove possiamo generare più valore in modo sostenibile?” I nuovi piani introdurranno anche nuove funzionalità. Alcuni strumenti o servizi che oggi potrebbero essere acquistati separatamente da altri fornitori potrebbero diventare disponibili all'interno dei nuovi piani Microsoft.

Guardare avanti

Una volta compresa con chiarezza la situazione attuale, sarà possibile valutare in modo consapevole come apparirà l'ambiente IT alla luce della nuova struttura di licensing Microsoft, quali dei vantaggi su cui oggi fai affidamento cambieranno o scompariranno, quali nuovi piani e funzionalità saranno più rilevanti per la tua organizzazione e quale sarà il loro costo.

Messe a confronto, la situazione attuale e quella futura renderanno evidenti le opportunità di ottimizzazione.

È qui che inizia il vero lavoro.

Per alcune istituzioni, la questione sarà principalmente economica, con aumenti di costo in aree che non erano state previste nei budget. Per altre, il tema riguarderà soprattutto le funzionalità: capacità di sicurezza, conformità o strumenti di intelligenza artificiale che oggi non sono disponibili ma che potrebbero generare valore.

In ogni caso, il percorso di ottimizzazione è specifico per ogni singola organizzazione. Non può essere valutato sulla base di una percentuale generica o di un confronto con realtà simili.

Può però essere gestito in modo più efficace e più rapido con il supporto di consulenti esperti.

Come SoftwareOne può aiutarti

L'ottimizzazione del licensing Microsoft è il tipo di attività che svolgiamo ogni giorno in SoftwareOne.

Nel mio primo articolo ho citato esempi come la Hochschule Düsseldorf, dove abbiamo realizzato una piattaforma centralizzata per la gestione e l'acquisto delle licenze Microsoft a supporto di sette diverse facoltà, e il Norwegian Refugee Council, dove abbiamo identificato quasi 3.000 utenti inattivi e generato risparmi per circa 2 milioni di corone norvegesi.

Come ho già sottolineato, tuttavia, l'ottimizzazione non riguarda solo la riduzione dei costi. Presso la St Peter's School di York, ad esempio, abbiamo supportato la migrazione di circa 1.700 studenti e membri del personale verso Microsoft 365 A5, costruendo attorno alla piattaforma un modello di sicurezza basato sui principi dello Zero Trust.

La nostra esperienza nel settore privato dimostra inoltre quanto significativi possano essere i benefici derivanti da un percorso di ottimizzazione.

Un esempio è quello dell'operatore ferroviario merci Lineas, che utilizzava un accordo Microsoft negoziato a livello governativo. Alla scadenza di quell'accordo, l'organizzazione si è trovata nella necessità di passare a condizioni commerciali standard senza aumentare inutilmente la spesa. Abbiamo riconciliato le licenze di 1.900 utenti e 400 server, modellato tre diversi scenari futuri per individuare l'accordo più adatto e garantito che ciascuno degli oltre 2.100 utenti disponesse delle funzionalità necessarie senza pagare per capacità non utilizzate. Il risultato è stato un costo evitato pari a 708.848 euro nell'arco di tre anni.

È esattamente il tipo di cambiamento che molte istituzioni del settore Education si trovano oggi ad affrontare in seguito alle più recenti modifiche introdotte da Microsoft: abbandonare condizioni contrattuali su cui hanno fatto affidamento per anni e passare a un modello in cui ogni licenza deve dimostrare il proprio valore.