Por mais de uma década, instituições de ensino construíram suas estratégias Microsoft com base em algumas premissas que pareciam consolidadas, como os benefícios de uso para estudantes (Student Use Benefits), descontos progressivos por volume e o Microsoft Teams incluído como padrão.
Com o anúncio mais recente da Microsoft, essas e várias outras condições estão prestes a mudar.
Diante desse novo cenário, a SoftwareOne está publicando uma série de conteúdos para apoiar instituições de ensino e nossos parceiros a entender:
Este é o primeiro conteúdo da série e traz uma visão geral do que está por vir.
Primeiro, é importante entender a dimensão dessa transformação.
A Microsoft anunciou a maior reformulação do licenciamento para Educação dos últimos anos, com impactos relevantes para clientes, parceiros e também para a SoftwareOne. As mudanças vão reformular todo o portfólio Microsoft 365 Education, incluindo os planos disponíveis, benefícios de licenciamento, uso do Teams, segurança e inteligência artificial. Na prática, veremos novos planos, uma nova estrutura de preços e o fim ou a alteração de benefícios que há anos fazem parte da estratégia de licenciamento de muitas instituições.
A boa notícia é que isso não acontecerá de uma só vez. Mais adiante, detalhamos o cronograma completo das mudanças.
Ainda assim, este é o momento de começar a avaliar os impactos e tomar decisões para se preparar para o que vem pela frente.
O resumo abaixo apresenta as principais mudanças e pode ser utilizado em conjunto com a documentação oficial da Microsoft para apoiar a revisão da sua estratégia de licenciamento.
| Área | O que vai mudar | Ação recomendada |
| 1. Licenças e benefícios | O Office 365 A1 e os atuais Microsoft 365 A3/A5 serão descontinuados. Uma nova família de planos será disponibilizada: MA0, MA2, MA3, MA5 e MA7. Os Student Use Benefits serão encerrados, enquanto benefícios para professores e colaboradores serão removidos ou alterados. | Compare os novos planos com os recursos que professores, colaboradores e estudantes realmente utilizam. Identifique quais benefícios continuarão fazendo sentido quando deixarem de estar disponíveis sem custo adicional. |
| 2. Preços e aquisição | A Microsoft substituirá os descontos progressivos por volume por uma estrutura única de desconto. | Compare o nível atual de desconto da instituição com os novos preços disponíveis por meio do seu contrato de aquisição. Faça essa avaliação separadamente da análise das funcionalidades necessárias. |
| 3. Teams | O Teams passa a ser opcional. | Identifique quem realmente precisa do Teams para atividades de ensino, aprendizagem e colaboração e considere essa necessidade na escolha dos novos planos. |
| 4. Armazenamento | Os limites de armazenamento passarão a variar de acordo com o plano e, também, entre professores, colaboradores e estudantes. | Compare o consumo atual e as necessidades de retenção com os novos limites. Avalie se será necessário contratar capacidade adicional ou rever a forma como os dados são gerenciados. |
| 5. Segurança, compliance e gerenciamento | Recursos do Defender, Purview, Entra e Intune serão distribuídos entre os novos planos e precificados de acordo com cada oferta. | Selecione os planos com base nos controles e recursos de segurança, compliance e gerenciamento necessários para a sua instituição. |
| 6. Inteligência Artificial | O novo plano MA7 reunirá os recursos mais avançados da Microsoft em IA, segurança e gerenciamento de agentes. | Avalie o valor que esses recursos avançados de IA podem gerar para sua instituição e considere esses benefícios na definição da estratégia de licenciamento. |
As mudanças acontecerão em três etapas, portanto, sua instituição não precisa implementar todas as ações imediatamente.
O importante é entender os principais marcos, antecipar seus possíveis impactos e começar o planejamento.
Vale destacar que as mudanças não entram necessariamente em vigor nas datas dos anúncios. Em geral, elas passam a valer na primeira renovação ou extensão contratual realizada a partir de cada marco. Por isso, o planejamento deve começar com antecedência.
| Data | Marco | O que isso significa |
| Novembro de 2026 | Microsoft anuncia o portfólio atualizado do Microsoft 365 Education em 5 de novembro. | Existe tempo para se preparar, mas isso não significa que seja recomendável esperar. Mesmo que nenhuma ação imediata seja necessária, compreender as mudanças agora ajudará nas decisões futuras. Prazos contratuais, ciclos orçamentários e processos de compras podem exigir ações muito antes dos próximos marcos. |
| Abril de 2027 | Recomendamos que sua instituição já tenha um plano definido. | A primeira mudança na estrutura de preços para Educação será aplicada às renovações ou extensões realizadas a partir de 1º de maio de 2027. Por isso, recomendamos revisar contratos e preços atuais até abril. Essa análise será a base para definir quais novos planos Microsoft serão necessários. |
| Janeiro de 2028 | Novos planos passam a valer nas renovações. | O Student Use Benefit será encerrado, o novo modelo de SKUs e armazenamento entrará em vigor e os novos planos passarão a estar disponíveis. |
Para muitas instituições, o impacto financeiro dessas mudanças pode ser significativo.
Modelagens indicativas realizadas pela SoftwareOne em diferentes cenários de clientes sugerem que algumas organizações podem enfrentar aumentos de custos de licenciamento próximos de 100%.
Por isso, é importante entender o quanto antes até que ponto o modelo atual da sua instituição depende dos benefícios que serão descontinuados.
O impacto real no orçamento dependerá de fatores como:
Consumo e requisitos de armazenamento.
Uma instituição que utiliza amplamente os Student Use Benefits, por exemplo, poderá ter um cenário bastante diferente de outra que possui uma proporção maior de licenças pagas para colaboradores.
Por isso, não avalie apenas o preço dos novos planos. Analise também o custo necessário para manter todos os recursos e capacidades que sua instituição utiliza atualmente, incluindo possíveis cobranças adicionais de Teams ou armazenamento.
Também existem impactos operacionais. Mudanças na atribuição de licenças podem afetar o acesso a ferramentas de ensino, colaboração e recursos de segurança.
O planejamento, portanto, precisa considerar tanto o custo das licenças quanto o esforço necessário para manter esses serviços funcionando adequadamente.
Quanto antes essa avaliação começar, maior será a margem para planejar orçamento, aquisição e eventuais ajustes na estratégia de licenciamento.
Entender com antecedência a nova estrutura de licenciamento da Microsoft também abre espaço para olhar além dos impactos e identificar oportunidades.
E elas podem ser bastante relevantes.
A revisão de licenças, contratos e investimentos atuais é uma oportunidade para identificar recursos subutilizados, eliminar desperdícios e otimizar o ambiente de TI como um todo, liberando orçamento para áreas mais estratégicas para a instituição.
Além disso, com novos planos incorporando recursos avançados de IA, segurança e armazenamento, será possível construir uma estratégia Microsoft mais alinhada às necessidades reais da instituição, escolhendo o que você realmente precisa e quanto faz sentido investir.
Vamos explorar essas oportunidades com mais detalhes nos próximos conteúdos desta série.
Mas, antes disso, existe outro ponto importante: sua instituição não precisa passar por essa transformação sozinha.
Como um dos maiores parceiros Microsoft para Educação globalmente, a SoftwareOne apoia instituições de ensino e organizações do setor público na adaptação a mudanças de licenciamento, otimização de ambientes de TI e adoção de novas tecnologias.
Para a Hochschule Düsseldorf, por exemplo, a SoftwareOne desenvolveu o AcadProcure, um portal centralizado de autoatendimento que permite à universidade gerar cotações, gerenciar catálogos, acompanhar compliance e coordenar a aquisição de licenças Microsoft em sete faculdades.
Com a migração para o portal automatizado, processos manuais realizados por e-mail foram eliminados, com 100% da geração de cotações transferida para a nova plataforma. Entre 50 e 100 solicitações pontuais de licenciamento realizadas por ano acadêmico passaram a ser processadas de maneira mais ágil e estruturada.
A SoftwareOne também apoiou o Norwegian Refugee Council na otimização de seu portfólio Microsoft, identificando milhares de licenças inativas e reestruturando seu modelo contratual. O trabalho resultou em economia de aproximadamente 2 milhões de coroas norueguesas (NOK), além de evitar cerca de 1,5 milhão de NOK em custos.
Essa combinação de experiência no setor educacional e conhecimento profundo em cenários complexos de licenciamento está disponível para apoiar sua instituição na transição para a nova estrutura da Microsoft.
A SoftwareOne também pode oferecer um Relatório de Avaliação de Impacto personalizado, comparando o cenário atual de licenciamento Microsoft Education da sua instituição com o novo modelo.
A análise ajuda a identificar:
Assim, sua instituição poderá construir uma estratégia de transição mais clara, previsível e alinhada às suas necessidades.
Solicite hoje mesmo sua Avaliação de Impacto.
Enquanto isso, a SoftwareOne continuará compartilhando análises de especialistas, orientações práticas, webinars e atualizações sobre as mudanças no licenciamento Microsoft Education.
Solicite à SoftwareOne que compare o seu atual ambiente Microsoft Education com o modelo futuro e identifique as decisões necessárias antes da renovação.
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