Ce deuxième article de notre série est consacré aux dernières évolutions des licences Microsoft Education.
Dans notre premier article, nous proposions une vue d’ensemble des changements, de leur calendrier et de leurs enjeux. Celui-ci approfondit le sujet en expliquant comment vous préparer et profiter de cette transition pour optimiser votre environnement IT.
Pour de nombreux établissements d’enseignement, les remises importantes et les droits étendus accordés au personnel et aux étudiants rendaient les licences Microsoft relativement prévisibles. Les établissements avaient donc moins de raisons d’examiner chaque licence attribuée ou d’associer précisément chaque utilisateur à une offre.
La nouvelle structure change la donne. Les établissements devront disposer d’une vision plus claire des besoins de chaque utilisateur, des services dont ils dépendent et de la date de renouvellement de leur contrat.
La gestion des licences devient une décision stratégique et doit être abordée comme telle.
Elle doit être optimisée.
Il peut être tentant d’aborder ces évolutions sous le seul angle de la réduction des coûts : identifier les changements, limiter leur impact financier, puis passer à autre chose. Pourtant, une démarche d’optimisation efficace va bien au-delà et peut générer une valeur significative pour votre organisation.
Elle consiste notamment à identifier les licences inutilisées, mais aussi à vérifier si certains outils souscrits séparément font doublon avec des fonctionnalités déjà disponibles, ou qui pourraient l’être, au sein de votre environnement Microsoft. Cette démarche peut également contribuer à renforcer votre sécurité et votre gouvernance en tirant pleinement parti des fonctionnalités déjà incluses dans vos offres actuelles, ou dans celles qui seront disponibles à l’avenir.
Les évolutions du modèle de licences Microsoft étant déployées progressivement à partir de 2027 et jusqu’en 2028, vous disposez encore de temps pour anticiper et vous préparer. L’enjeu de l’optimisation est de mettre ce temps à profit pour dresser un état des lieux précis de votre environnement, évaluer concrètement les impacts du nouveau modèle de licences et prendre des décisions éclairées plutôt que de réagir dans l’urgence.
Les établissements qui engageront cette démarche dès maintenant disposeront d’une plus grande marge de manœuvre pour préparer la suite.
Avant de pouvoir anticiper les prochaines évolutions des licences Microsoft, vous devez disposer d’une vision sincère et précise de votre situation actuelle.
Cette analyse doit aller au-delà d’un simple décompte des licences. Vous devez connaître les contrats auxquels vous avez souscrit et leurs dates de renouvellement, les avantages sur lesquels vous vous appuyez, les services utilisés par chaque catégorie d’utilisateurs, ainsi que l’incidence des changements prévus tout au long de l’année 2027 et jusqu’en 2028.
Certaines de ces dépendances ne sont pas toujours évidentes. Dans mon premier article, j’expliquais qu’aucun établissement ne ressentirait ces changements exactement de la même manière. Leur impact variera selon le type de contrat, la date de renouvellement, la répartition des utilisateurs et la dépendance aux avantages actuels. Une université de recherche et un réseau scolaire pourront donc être confrontés à des décisions très différentes en matière de coûts et de fonctionnalités.
En obtenant une vision précise de votre situation actuelle dans ce contexte complexe, vous disposez d’une base solide pour préparer l’avenir.
Pour démarrer, il n’est pas nécessaire de lancer immédiatement un audit long et coûteux. Vous pouvez commencer par rassembler quatre ensembles d’informations : vos contrats et leurs dates de renouvellement ; les licences attribuées et actives ; les groupes d’utilisateurs et leurs dépendances aux services ; et vos dépenses actuelles consacrées à des outils susceptibles de faire doublon. Utilisez cette base pour modéliser les options disponibles dans le cadre de la nouvelle structure.
Concrètement, répondre à quatre questions simples vous apportera déjà une grande partie des informations nécessaires :
Une fois votre situation actuelle clairement établie, vous pouvez évaluer de manière éclairée à quoi ressemblera votre environnement IT dans le cadre de la nouvelle structure de licences Microsoft, quels avantages actuels évolueront ou disparaîtront, quelles nouvelles offres et fonctionnalités seront les plus pertinentes pour vous, et à quel coût.
La comparaison de votre situation actuelle avec cette situation future fera apparaître les opportunités d’optimisation.
C’est à ce stade que le véritable travail commence.
Pour certains établissements, l’enjeu sera principalement financier, avec des hausses de coûts dans des domaines qui n’avaient pas été budgétés. Pour d’autres, il portera davantage sur les fonctionnalités : sécurité, conformité ou intelligence artificielle dont ils ne disposent pas aujourd’hui, mais qu’ils pourraient exploiter efficacement. Dans tous les cas, le programme d’optimisation sera propre à chaque établissement. Il ne peut pas être évalué à partir d’un simple pourcentage global ou d’une comparaison avec un établissement similaire.
Il peut toutefois être piloté plus efficacement et plus rapidement avec l’appui d’un expert externe.
L’optimisation des licences Microsoft fait partie des missions que SoftwareOne réalise chaque jour.
Dans notre premier article, nous citions notamment Hochschule Düsseldorf, pour laquelle nous avons créé une plateforme centralisée d’acquisition des licences Microsoft couvrant sept facultés, ainsi que le Norwegian Refugee Council, où nous avons identifié près de 3 000 utilisateurs inactifs et généré environ 2 millions de couronnes norvégiennes d’économies. L’optimisation ne concerne pas uniquement les coûts. À St Peter’s School, à York, nous avons accompagné la migration d’environ 1 700 étudiants et membres du personnel vers Microsoft 365 A5, tout en construisant un modèle de sécurité Zero Trust.
Notre expérience dans le secteur commercial montre également à quel point les bénéfices de l’optimisation peuvent être importants.
Dans un autre exemple, l’opérateur de fret ferroviaire Lineas s’appuyait sur un contrat Microsoft négocié par les pouvoirs publics. À son expiration, l’entreprise a dû passer à des conditions commerciales sans générer de dépenses excessives. Nous avons rapproché les licences de 1 900 utilisateurs et de 400 serveurs, modélisé trois scénarios afin de sélectionner le nouveau contrat le plus adapté et veillé à ce que chacun des plus de 2 100 utilisateurs dispose des fonctionnalités nécessaires, sans payer pour des capacités superflues. Résultat : 708 848 € de coûts évités sur trois ans.
C’est précisément la transition à laquelle de nombreux établissements d’enseignement sont aujourd’hui confrontés à la suite des dernières évolutions de Microsoft : abandonner des conditions sur lesquelles ils s’appuyaient depuis des années pour adopter un modèle dans lequel chaque licence doit justifier sa valeur.
Alors que votre établissement s’engage dans cette transition, nous vous recommandons de commencer par documenter vos licences actuelles, leur attribution et leur utilisation active, vos dates de renouvellement, ainsi que votre dépendance aux avantages étudiants, à Teams, au stockage et aux fonctionnalités de sécurité. Utilisez ces informations pour modéliser les options pertinentes avant que les budgets et les décisions de renouvellement ne soient arrêtés.
SoftwareOne peut vous aider à comparer votre situation actuelle au nouveau modèle et à identifier les utilisateurs concernés, les dépendances, les scénarios de coûts et les décisions à prendre. Nous pouvons préparer un rapport personnalisé d’évaluation d’impact présentant une vue d’ensemble de haut niveau de vos licences-utilisateurs Microsoft actuelles et des changements auxquels vous pouvez vous attendre au cours de l’année 2027. Contactez-nous dès aujourd’hui pour lancer la démarche.
Nous prenons également les devants pour tenir le secteur pleinement informé pendant cette nouvelle période de changement. Nous partagerons prochainement d’autres contenus, notamment un troisième article dans lequel j’expliquerai comment utiliser ces évolutions des licences Microsoft pour soutenir l’innovation au sein de votre école, université ou autre établissement.
Demandez à SoftwareOne de comparer votre environnement Microsoft Education actuel au futur modèle et d’identifier les décisions à prendre avant le renouvellement.
Demandez à SoftwareOne de comparer votre environnement Microsoft Education actuel au futur modèle et d’identifier les décisions à prendre avant le renouvellement.
