Depuis plus de dix ans, les clients du secteur de l’Éducation fondent leur stratégie Microsoft sur des hypothèses établies : licences gratuites pour les étudiants, remises progressives pour les achats en volume et Teams inclus par défaut. La dernière annonce de Microsoft va remettre en question ces certitudes. SoftwareOne publie donc une série d’articles pour les clients de l’Éducation et nos partenaires afin d’expliquer ce qu’il faut savoir sur ces évolutions de licences, comment s’y préparer et comment en tirer parti. Ce premier article offre un éclairage général sur les changements à venir.
Dans ce contexte, SoftwareOne publie une série d’articles de blog à destination des établissements d’enseignement et de ses partenaires, afin de les accompagner dans ces évolutions et de leur présenter :
Ce premier article vous propose une vue d’ensemble des principaux changements à venir et des éléments à anticiper pour vous y préparer au mieux.
Il est essentiel de mesurer l’ampleur de cette initiative.
Microsoft a annoncé la refonte la plus importante de ses licences Education depuis une génération, avec des conséquences majeures pour les clients, les partenaires et SoftwareOne. Ces changements vont remodeler l’ensemble du portefeuille Microsoft 365 Education : les plans disponibles, les avantages liés aux licences, l’utilisation de Teams, la sécurité et l’IA. Attendez-vous à de nouveaux plans, à de nouveaux tarifs et à la suppression d’avantages que de nombreux établissements considéraient comme acquis.
Heureusement, tout cela ne se produit pas en une seule fois : vous trouverez ci-dessous un éclairage sur le calendrier complet.
Nous vous encourageons vivement à commencer à prendre vos décisions dès maintenant pour préparer la suite.
Cette checklist vous offre donc une vue d’ensemble des principaux changements. Elle peut être complétée par la documentation officielle de Microsoft lorsque vous examinerez et planifierez les prochaines étapes de votre propre stratégie de licences..
| Domaine | Évolution | Action recommandée |
| 1. Licences et avantages | Office 365 A1 et Microsoft 365 A3/A5, dans leur forme actuelle, sont retirés du catalogue. Une nouvelle famille de plans sera disponible : Microsoft 365 Education A0 (MA0), Microsoft 365 Education A2 (MA2), Microsoft 365 Education A3 (MA3), Microsoft 365 Education A5 (MA5) et Microsoft 365 Education A7 (MA7). Les avantages étudiants prendront fin, tandis que les avantages destinés au personnel et aux enseignants seront supprimés ou modifiés. | Comparez les nouvelles offres aux capacités réellement utilisées par le personnel et les étudiants. |
| 2. Tarification et approvisionnement | Microsoft remplace les remises progressives sur volume par une structure de remise unique. | Comparez votre niveau de remise actuel à la nouvelle tarification. |
| 3. Teams | Teams devient optionnel. | Identifiez qui a besoin de Teams pour l’enseignement, l’apprentissage et la collaboration entre équipes, et intégrez ce critère au choix de votre plan. |
| 4. Stockage | Les allocations de stockage varient selon l’offre. | Comparez la consommation et les besoins aux nouveaux droits. |
| 5. Sécurité, conformité et gestion | Defender, Purview, Entra et Intune seront répartis entre les nouvelles offres. | Sélectionnez les offres selon les capacités nécessaires. |
| 6. IA | Le nouveau plan haut de gamme MA7 réunit les capacités les plus avancées de Microsoft en matière d’IA, de sécurité et de gestion des agents. | Évaluez la valeur de ces capacités d’IA payantes. |
Ces évolutions seront déployées progressivement en trois phases. Il n’est donc pas nécessaire de mettre en œuvre immédiatement l’ensemble des actions recommandées.
Voici un aperçu des principales échéances, étapes clés et implications à connaître pour vous permettre de les anticiper au mieux.
Les changements de Microsoft ne prennent pas effet à ces dates : ils s’appliquent au premier renouvellement de votre contrat, ou à tout renouvellement intervenant à compter de chacune d’elles. Anticipez donc largement.
| Date | Étape | Implication |
| Novembre 2026 | Microsoft annonce la mise à jour du portefeuille Microsoft 365 Education (5 novembre). |
C’est un répit, pas une raison d’attendre. Même si aucune action immédiate n’est requise, le temps consacré dès aujourd’hui à comprendre ces changements et à préparer votre réponse portera ses fruits plus tard. Les échéances contractuelles, les cycles budgétaires et les délais d’achat peuvent imposer d’agir bien avant les jalons suivants. |
| Avril 2027 | Nous recommandons de disposer d’un plan à cette échéance. | Le premier changement de Microsoft concernant la tarification Education s’applique aux renouvellements et aux extensions à partir du 1er mai 2027. Nous vous recommandons donc d’avoir examiné vos contrats et vos tarifs actuels d’ici avril. Ce travail servira de base pour déterminer les nouveaux plans Microsoft dont vous aurez besoin. |
| Janvier 2028 | Les nouveaux plans s’appliquent au renouvellement. | Les avantages étudiants prennent fin, le nouveau modèle de SKU et de stockage entre en vigueur, et les nouveaux plans sont lancés. |
Pour de nombreux établissements, l’impact financier de ces changements pourrait être significatif. Les premières modélisations réalisées par SoftwareOne sur différents scénarios clients indiquent que certaines organisations pourraient voir leurs coûts de licences augmenter jusqu’à près de 100 %.
Il est donc essentiel d’évaluer le plus tôt possible dans quelle mesure votre modèle de licences Education actuel repose sur les avantages amenés à disparaître.
L’impact précis sur votre budget dépendra notamment des licences dont vous disposez actuellement, de votre utilisation des avantages Education, du nombre de collaborateurs et d’étudiants concernés, ainsi que des conditions de votre contrat. Un établissement qui utilise largement les avantages actuellement accordés aux étudiants pourra ainsi être affecté différemment d’un établissement disposant d’une proportion plus importante de licences payantes pour son personnel.
Il est également important d’évaluer le coût global nécessaire au maintien des fonctionnalités dont votre établissement a besoin, en intégrant notamment les éventuels coûts supplémentaires liés à Teams ou au stockage. Une simple comparaison des tarifs des différentes offres peut en effet ne pas refléter l’évolution des services et fonctionnalités inclus.
Au-delà des coûts, ces changements peuvent également avoir des implications opérationnelles. L’évolution de l’attribution des licences peut avoir un impact sur l’accès aux outils pédagogiques, aux solutions de collaboration et aux fonctionnalités de sécurité. Votre planification doit donc prendre en compte les actions nécessaires pour assurer la continuité de ces services, en complément des coûts de licences.
Quelle que soit votre situation, plus cette évaluation sera réalisée tôt, plus vous disposerez de marge de manœuvre pour négocier, anticiper votre budget et préparer votre transition.
Comprendre rapidement la nouvelle structure de licences Microsoft et ses implications pour votre établissement vous permettra également d’identifier les opportunités qu’elle peut représenter.
Et elles peuvent être significatives.
L’analyse de vos licences, de vos contrats et de vos investissements existants peut notamment mettre en évidence des ressources sous-utilisées et des opportunités d’optimisation. C’est l’occasion de repenser plus largement votre environnement IT afin de libérer du budget et de réinvestir dans les priorités stratégiques de votre établissement.
Avec un choix d’offres intégrant les dernières innovations en matière d’intelligence artificielle et de stockage, vous pourrez également adapter votre environnement Microsoft à vos besoins réels et à votre budget.
Nous reviendrons plus en détail sur ces opportunités dans les prochains articles. Mais avant cela, un dernier point essentiel mérite d’être souligné : vous n’avez pas à mener cette transition seul.
En tant que premier partenaire Microsoft Education à l’échelle mondiale, SoftwareOne accompagne les établissements d’enseignement et, plus largement, les organisations du secteur public dans l’évolution de leurs modèles de licences, l’optimisation de leurs environnements IT et leurs projets d’innovation.
Pour la Hochschule Düsseldorf, SoftwareOne a par exemple créé AcadProcure, un portail centralisé en libre-service permettant à l’université de générer des devis, de gérer ses catalogues, de suivre la conformité et de coordonner l’acquisition de licences Microsoft pour ses sept facultés.
Le passage à la génération automatisée des devis via le portail a permis de supprimer les échanges manuels par e-mail, tandis que 50 à 100 demandes ponctuelles de licences par année universitaire ont été rationalisées afin d’accélérer les délais de réponse pour le personnel.
SoftwareOne a également accompagné le Norwegian Refugee Council dans l’optimisation de son portefeuille Microsoft, en identifiant plusieurs milliers de licences inactives et en restructurant ses contrats. Cette démarche a permis de réaliser environ 2 millions de NOK d’économies, tout en évitant 1,5 million de NOK de coûts supplémentaires.
Cette combinaison d’une expérience reconnue dans le secteur de l’éducation et d’une expertise approfondie des environnements de licences complexes permet à SoftwareOne de vous accompagner dès aujourd’hui dans l’analyse de la nouvelle structure de licences Microsoft et dans la préparation des prochaines étapes.
Nous pouvons comparer votre position actuelle en matière de licences Microsoft Education au futur modèle et identifier les dates, coûts et décisions qui s’appliquent à votre organisation. SoftwareOne fournira également des analyses d’experts, des conseils pratiques, des webinaires et des mises à jour continues.
Demandez à SoftwareOne de comparer votre environnement Microsoft Education actuel au futur modèle et d’identifier les décisions à prendre avant le renouvellement.
Demandez à SoftwareOne de comparer votre environnement Microsoft Education actuel au futur modèle et d’identifier les décisions à prendre avant le renouvellement.
