Le licenze Microsoft Education sono in fase di cambiamento.

Per oltre un decennio, i clienti del settore Education hanno costruito la propria strategia Microsoft sulla base di alcune certezze consolidate, tra cui lo Student Use Benefit (beneficio per l’utilizzo da parte degli studenti), gli sconti a scaglioni per gli acquisti su larga scala e Teams incluso come standard.

Con il recente annuncio di Microsoft, queste e molte altre certezze sono destinate a cambiare.

In questo contesto, SoftwareOne sta pubblicando con urgenza una serie di articoli sul blog dedicati ai clienti del settore Education e ai nostri partner, per illustrare:

1. Cosa occorre sapere su questi cambiamenti alle licenze
2. Come prepararsi ad affrontarli
3. Come trasformarli in un'opportunità a proprio vantaggio.

Questo è il primo di questi articoli e spero possa essere utile come guida introduttiva per orientarsi verso ciò che ci aspetta.

Cosa sta cambiando?

È importante comprendere la portata di questa iniziativa.

Microsoft ha annunciato la più significativa revisione delle licenze Education degli ultimi decenni, con importanti implicazioni per i clienti, i partner e la stessa SoftwareOne. Questi cambiamenti ridisegneranno l'intero portfolio Microsoft 365 Education, compresi i piani disponibili, i vantaggi inclusi nelle licenze, le modalità di utilizzo di Teams, la sicurezza e l'intelligenza artificiale. Sono previsti nuovi piani, nuovi prezzi e la dismissione di vantaggi che molti istituti hanno sempre dato per scontati.

Fortunatamente, i cambiamenti non entreranno in vigore tutti contemporaneamente e di seguito fornirò una panoramica delle relative tempistiche.
Ciò nonostante, ti invito a iniziare fin da ora a prendere le decisioni necessarie per prepararti a ciò che ti aspetta.

Questa checklist offre quindi una panoramica generale dei cambiamenti più importanti e può essere integrata con la documentazione ufficiale Microsoft durante la fase di analisi e pianificazione dei prossimi passi della tua specifica strategia di licensing.

 

Area	Cosa cambia	Azione consigliata
1. Licenze e vantaggi	Office 365 A1 e Microsoft 365 A3/A5 nelle loro versioni attuali saranno ritirate. Sarà introdotta una nuova famiglia di piani: MA0, MA2, MA3, MA5 and MA7. Gli Student Use Benefit termineranno, mentre i benefit per il personale e il corpo docente saranno o modificati	Esamina i nuovi piani in relazione alle funzionalità effettivamente utilizzate da documenti, personale e studenti. Individua quali vantaggi vale la pena acquistare, una volta che non saranno più disponibili gratuitamente.
2. Prezzi e acquisti	Microsoft sostituirà gli sconti per acquisti a volume basati su scaglioni con un'unica struttura di sconti.	Confronta il tuo attuale livello di sconto con i nuovi prezzi previsti dal tuo accordo di acquisto. Valuta questo aspetto separatamente rispetto ai cambiamenti delle funzionalità di cui hai bisogno.
3. Teams	Teams diventerà opzionale.	Individua chi ha bisogno di Teams per la didattica, l'apprendimento e la collaborazione tra il personale e tienine conto nella scelta del piano.
4. Archiviazione	Le quote di archiviazione varieranno in base al piano e saranno differenziate tra documenti e studenti.	Confronta i consumi di spazio di archiviazione e le esigenze di conservazione dei dati con le nostre quote incluse. Valuta se sia necessaria capacità aggiuntiva o una diversa gestione dei dati.
5. Sicurezza, conformità e gestione	Funzionalità e strumenti come Defender, Purview, Entra e Intune saranno distribuiti tra i nuovi piani tariffati di conseguenza.	Seleziona i piani sulla base dei controlli e delle funzionalità di cui hai effettivamente bisogno.
6. AI	Il nuovo piano di fascia più alta MA7 riunisce le funzionalità più avanzate di Microsoft per l'AI, la sicurezza e la gestione degli agenti.	Valuta il valore aggiunti di queste funzionalità AIa pagamento e pianifica di conseguenza la tua strategia di licensing.

Quando entreranno in vigore i cambiamenti?

Questi cambiamenti saranno introdotti in tre fasi, quindi non è necessario mettere in atto tutte le azioni suggerite contemporaneamente. Di seguito trovi una panoramica delle date, delle tappe principali e delle relative implicazioni da conoscere. Le modifiche introdotte da Microsoft non entreranno in vigore esattamente in queste date. Si applicheranno al primo rinnovo del contratto effettuato in corrispondenza o successivamente a ciascuna di esse, quindi è importante pianificare con largo anticipo.

Data	Tappa	Implicazioni
Novembre 2026	Microsoft annuncia l'aggiornamento del portafoglio Microsoft 365 Education (5 novembre). Il nuovo piano di fascia alta incentrato sull'AI (MA7) è disponibile dal 1° ottobre.	È un'opportunità per prepararsi, non un motivo per rimanere. Anche se potrebbe non essere necessario per intervenire immediatamente, dedicare sin da ora del tempo a comprendere i cambiamenti e pianificare le azioni da intraprendere porterà benefici in futuro. Le scadenze contrattuali, i cicli di pianificazione del budget e i tempi necessari per gli acquisti potrebbero richiedere di agire ben prima delle successive tappe.
Aprile 2027	Consigliamo di avere un piano definito entro questa data.	La prima modifica apportata da Microsoft al modello di pricing Education si applicherà ai rinnovi o alle estensioni a partire dal 1° maggio 2027. Per questo consigliamo di aver riesaminato i contratti e i prezzi entro aprile. Questa analisi costituirà la base per decidere quali nuovi piani Microsoft saranno necessari in futuro
Ottobre 2027	Nuovi piani si applicano al momento del rinnovo.	Lo Student Use Benefit termina, entra in vigore il nuovo modello di SKU e di archiviazione e diventano disponibili i nuovi piani.

Quali saranno i costi?

Per molti istituti, l'impatto economico di questi cambiamenti potrebbe essere significativo. I modelli indicativi elaborati da SoftwareOne su diversi scenari suggeriscono che, per alcune organizzazioni, gli aumenti dei costi di licenza potrebbero avvicinarsi al 100%. Per questo è fondamentale capire il prima possibile in che misura il tuo attuale modello di licensing Education dipenda dai vantaggi che saranno eliminati.

L'impatto effettivo sul budget dipenderà dalle licenze attualmente in uso, dal ricorso ai benefici previsti per il settore Education, dal numero di docenti, personale e studenti e dalle condizioni contrattuali. Un istituto che utilizza ampiamente lo Student Use Benefit potrebbe subire un impatto diverso rispetto a un'organizzazione con una quota maggiore di personale dotato di licenze a pagamento.

Valuta i costi necessari per mantenere le funzionalità di cui il tuo istituto ha bisogno, includendo eventuali costi aggiuntivi per Teams o per lo spazio di archiviazione. Limitarsi a confrontare i prezzi dei piani potrebbe non essere sufficiente, perché potrebbero cambiare anche le funzionalità incluse.

Ci sono anche implicazioni operative da considerare. Le modifiche all'assegnazione delle licenze possono influire sull'accesso agli strumenti per la didattica, alla collaborazione e alle funzionalità di sicurezza. Nella pianificazione, considera quindi anche le attività necessarie per garantire la continuità di questi servizi, oltre ai costi delle licenze.

Indipendentemente dalla situazione specifica di ciascun istituto, più tardi inizierà il processo di valutazione, minori saranno le possibilità di negoziare, pianificare il budget e organizzarsi per tempo.

Quali sono i vantaggi?

Il grande vantaggio di comprendere tempestivamente la nuova struttura di licenze Microsoft e le sue implicazioni per la tua organizzazione è la possibilità di individuare rapidamente le opportunità offerte da questi cambiamenti.
E le opportunità sono davvero significative.

Le informazioni che puoi ottenere analizzando le tue licenze, i tuoi contratti e gli investimenti già effettuati, per individuare eventuali margini di ottimizzazione e valore non ancora sfruttato, rappresentano un'occasione ideale per ottimizzare l'intera infrastruttura IT e liberare risorse di budget da destinare alle aree per te più importanti.

Inoltre, grazie alla possibilità di scegliere tra diversi piani che integrano le più recenti innovazioni in ambito AI e storage, puoi configurare il tuo ambiente Microsoft in modo che risponda esattamente alle tue esigenze, pagando solo per ciò di cui hai realmente bisogno.

Approfondirò questi vantaggi nei prossimi articoli del blog. Per il momento, però, c'è un altro aspetto importante da considerare: non devi affrontare tutto questo da solo.

Competenza nelle licenze per il settore Education

In qualità di principale partner Microsoft Education a livello globale, SoftwareOne supporta i clienti del settore Education e della pubblica amministrazione nell'adattarsi a cambiamenti di questo tipo, ottimizzando le licenze e le infrastrutture IT e promuovendo l'innovazione.

Per la Hochschule Düsseldorf,SoftwareOne ha realizzato AcadProcure: un portale centralizzato self-service che consente all'università di generare preventivi, gestire cataloghi, monitorare la conformità e coordinare gli acquisti di licenze Microsoft tra sette facoltà. Grazie alla completa migrazione alla generazione automatizzata dei preventivi tramite il portale, è stato possibile eliminare le lunghe catene di e-mail e semplificare la gestione delle richieste di licenze occasionali: da 50-100 richieste per anno accademico a processi più efficienti, garantendo tempi di risposta più rapidi per il personale.

SoftwareOne ha inoltre supportato il Norwegian Refugee Council nell'ottimizzazione del proprio portfolio Microsoft, individuando migliaia di licenze inattive e riorganizzando il mix di contratti. Il risultato è stato un risparmio di circa 2 milioni di NOK, evitando al contempo costi per 1,5 milioni di NOK.

Questa combinazione di esperienza diretta nel settore Education e competenze approfondite nella gestione di scenari di licensing complessi è oggi a tua disposizione, mentre inizi a valutare la nuova struttura di licenze introdotta da Microsoft