Po wdrożeniu Office 365, zmiany w codziennej pracy pracowników będą fundamentalne. Należy, zatem dokładnie określić działania, które pracownicy będą musieli zacząć robić inaczej, przestać w ogóle robić, a niektóre kontynuować w taki sam sposób jak dotychczas.
W tym celu stwórz jasne, zwięzłe stwierdzenia, które odzwierciedlają zmiany zachowań. Skorzystaj z poniższych przykładów lub dostosuj je do swojej sytuacji. Ważne, aby określić ogólne zachowania, do których chcesz zachęcać, ponieważ pomoże Ci to skoncentrować działania i materiały szkoleniowe na podstawowych zadaniach, których będą musieli się nauczyć Twoi użytkownicy.
Przykładowe zmiany zachowań:
| Zachowanie
|
Zacznij to robić
|
Przestań to robić
|
| Współpracuj otwarcie w projektach
|
- Zacznij używać współdzielonych przestrzeni do przechowywania plików projektowych
- Rozpocznij komunikowanie się z innymi przez czaty/fora, aby posiadać historię rozmów, a także szybciej wdrażać nowych członków zespołu
|
- Przestań wysyłać pliki, jako załączniki
- Przestań wysyłać maile do grup odbiorców
|
| Tworzenie i współtworzenie treści udostępnionych
|
- Zacznij przechowywać pliki w centralnej lokalizacji
- Zacznij używać narzędzi do współpracy tak, aby Twoi współpracownicy mogli tworzyć dokumenty z Tobą
|
- Przestań przechowywać pliki lokalnie (np. na laptopie)
- Przestań udostępniać dokumenty wysyłając je jako załączniki w mailach
|
| Prowadź efektywne spotkania
|
- Zacznij interaktywnie prowadzić spotkania online
- Rozpocznij używania przestrzeni udostępnionych, jako jedyna lokalizacja dokumentów i notatek ze spotkań
|
- Przestań używać narzędzi płatnych za minuty oraz zredukuj do niezbędnych podróże służbowe
- Przestań przechowywać dokumenty i notatki ze spotkań na lokalnym komputerze
|
| Maksymalizuj produktywność
|
- Zacznij używać zadań i statusu do organizacji dnia pracy oraz informowania o obecności
- Rozpocznij subskrypcje ciekawych informacji oraz wyszukuj i poznawaj ekspertów
|
- Przestań polegać na tradycyjnych praktykach i narzędziach pracy
- Przestań tracić czas na rozwiązywanie problemów, które od dawna są rozwiązane przez innych
|
| Poinformuj innych o sobie
|
- Rozpocznij aktywnie prowadzić własny profil, aby promować swoje doświadczanie i wiedzę
- Rozpocznij aktywnie informować o realizowanych projektach i pozwól innym obserwować Twój profil
|
- Nie informuj innych o sobie przez maile
- Przestań przechowywać dane tam gdzie nie można ich znaleźć i dotrzeć do nich
|
| Angażuj się w społecznościach i buduj bazy wiedzy
|
- Zacznij używać sieci społecznościowe do interakcji z kolegami oraz śledzenia ich aktywności
- Rozpocznij proaktywnie współdzielić informacje w sieciach społecznościowych do dalszego wykorzystania
|
- Przestań używać maila do dyskusji na interesujące Cię tematy
- Nie ograniczaj się społecznościowo tylko do regionu geograficznego, eksperci są wszędzie
|
