De vier fases van elektronisch / digitaal ondertekenen

De vier fases van elektronisch / digitaal ondertekenen

De vier fases van elektronisch / digitaal ondertekenen

Door het massale thuiswerken als gevolg van COVID-19, zijn er verschillende uitdagingen aan het licht gekomen. Het heen en weer rijden naar kantoor, wachten op een handtekening omdat je iemand niet persoonlijk kan chasen of het niet hebben van een printer/scanner thuis. Niet alleen neemt Sign deze uitdagingen weg maar ook bespaard het tot 65 uur per gebruiker per jaar. In de volgende reeks van blogs zoom ik dieper in op de verschillende topics die hoogover zijn besproken in mijn eerdere blog digitaal ondertekenen. De eerste van de reeks gaat over de toepasbaarheid van de technologie binnen organisaties en hoe een process eruit ziet met Sign.

 

Waar wordt Sign gebruikt binnen een organisatie?

Door middel van een Sign oplossing kunnen de uitdagingen worden aangepakt, alles gaat automatisch waardoor het achterna zitten van de ondertekenaar niet meer nodig is. De oplossing kan dan ook organisatie breed worden ingezet, bijvoorbeeld de HR afdeling: HR heeft verschillende documenten, denk hierbij aan werknemerscontracten, DPA’s en studieovereenkomsten. Nu gaan deze documenten langs meerdere lagen binnen de organisatie voor een ‘natte’ handtekening. Met een Sign oplossing kan dit process gemakkelijk in één werkstroom worden uitgezet. Het document gaat automatisch langs verschillende afdelingen en het achterna zitten van ondertekenaar is niet meer nodig omdat dit via het proces wordt gedaan. Externe en interne ontvangers kunnen in één workflow worden aangeschreven, de volgende tekenbevoegde ontvangt het document pas als de persoon daarvoor heeft ondertekend.

 

Hoe wordt Sign gebruikt binnen een organisatie?

Fase één: Prepare

In de eerste fase worden de documenten opgesteld, dit kan vanuit Word of Excel. Door middel van de standaard koppeling tussen Microsoft producten en Sign kan dit direct vanuit de applicatie worden geregeld en is er geen uitstap nodig. Om het process makkelijk te maken kan dit ook doormiddel van invulbare PDF-formulieren. Binnen Adobe Acrobat zit de functie om dit te doen. Documenten worden omgezet in invulbare PDF’s en deze kunnen gebruikt worden om het document digitaal te laten ondertekenen.

Fase twee: Send

Voor het verzenden van documenten kunnen verschillende manieren gebruikt worden, denk hierbij aan stand-alone, Acrobat, standaard integraties en out-of-the box integraties. Het verschilt per organisatie welke manier van werken het beste past.

  • Stand-alone

Sign kan ook simpelweg worden gebruikt vanuit de brower middels de stand-alone versie, vanuit hier kunnen documenten worden verzonden ter ondertekening. Binnen de browser versie kunnen de documenten worden beheerd, documenten uit worden gestuurd in bulk én templates aan worden gemaakt om het proces te versimpelen en versnellen.

  • Acrobat, Word of Excel

Door de snelkoppeling binnen oplossingen zoals, Acrobat, Word of Excel kunnen gebruikers gemakkelijk documenten versturen voor ondertekening vanuit de oplossing zelf. Tijdens het proces wordt het document automatisch omgezet in een PDF formaat, ook als deze vanuit Word komt. Het beheren van het document en het bijhouden van de status gaat via de browser.

  • Standaard integratie

Vanuit Sign worden er standaard integraties aangboden waar alleen de koppeling tussen twee producten nog moet worden gemaakt. Een paar voorbeelden hiervan zijn, Microsoft, Salesforce, ServiceNow en SAP. Aangezien de integraties al zijn gemaakt worden deze direct geïntegreerd met de oplossing. Er onstaat een snelkoppeling binnen bijvoorbeeld ServiceNow waar direct om een handtekening kan worden gevraagd.

  • Out-of-the-box integratie

Als ontwikkelaar kun je diverse integraties bouwen met alleen de API's. Eenmaal gebouwd, kunnen Sign functionliteiten volledig worden gebruikt vanuit een externe oplossing. Dit kan ook door middel van een gebruikersinterface van Sign die in de toepassing wordt ingesloten.

Fase drie: Sign

Het ondertekenen van documenten die zijn verzonden met Sign worden ondertekend via de browser, je hebt hier geen account voor nodig. Mocht je een document ontvangen die niet is verstuurd vanuit Sign kan je met een account wel het document alsnog zelf ondertekenen op een legaal bindende manier.

Fase vier: Manage

Binnen de browser versie zit een beheer tab waarin alle documenten kunnen worden ingezien samen met de status van het document. Niet alleen kan je de status inzien van het document maar ook kan je hier de onderstekenaar wijzigen, het documenten cancellen, een extra reminder sturen en de audit trail inzien. Het is ook mogelijk om Sign te koppelen met Sharepoint, hier kan een koppeling worden gemaakt om de documenten automatisch te leiden.

Werkstroom automatisering

In de volgende blog uit deze serie ga ik het hebben over het automatiseren van de werkstroom doormiddel van integraties, hier gaan wij dieper in op onder andere Microsoft koppelingen binnen Sign. Mocht je mijn vorige blog niet hebben gelezen dan kan dat alsnog.

Neem contact op!

Ben jij klaar om deze stap te zetten samen met jouw organisatie en wil jij weten welke besparing in tijd, geld en efficiëntie er gerealiseerd kan worden door een oplossing te implementeren voor het online ondertekenen? Neem dan contact met mij op voor een demo zodat wij samen op zoek kunnen gaan naar de juiste oplossing voor jouw organisatie.

Neem contact op!

Reageer op dit artikel

Laat een reactie achter om ons te laten weten wat je van dit onderwerp vindt!

Laat een bericht achter

Auteur

Claudia Kolleman

Claudia Kolleman

Solution Advisor Digital Content

 

 claudia.kolleman@softwareone.com

 +31 6 8269 3255

 LinkedIn

Gerelateerde blogs

Past Microsoft Security?

De uitdagingen van werken met Microsoft Security

Sinds Microsoft in 2017 aankondigde om per jaar één miljard dollar in cybersecurity te investeren, is de kwaliteit van Microsoft security significant verbeterd. Hierdoor zien we dat sinds 2017 klanten die gebruik maken van E3, E3 + EMS of E5…

Blog Tim Jonker - Het verleden, het heden en de toekomst van applicaties en het beveiligen ervan

Het verleden, het heden en de toekomst van applicaties en het beveiligen ervan

We zijn vrijwel allemaal bekend met applicaties. Door de komst van de smartphones is dit gemeengoed geworden en maken we er dagelijks gebruik van. We doen onze bankzaken via een app, we boeken onze vakantie ermee of we lezen online de krant.…

Citrix Workspace

Productiviteit en een positieve gebruikerservaring voor de complexe digitale werkplek

De impact van COVID-19 neemt langzamerhand af en veel werknemers zijn inmiddels gewend aan het (gedeeltelijk) thuis werken. Met Citrix Workspace is er een oplossing voor de complexe digitale werkplek van nu, waarin we productiviteitsverlies…