Online ondertekenen

Gebruikt jouw organisatie het al?

Digitaal ondertekenen

Digitaal ondertekenen, gebruikt jouw organisatie het al?

Sinds begin 2020 is de vraag naar een oplossing voor het digitaal ondertekenen van documenten sterk toegenomen. Dat is een logisch gevolg van de massale thuiswerksituatie die vorig jaar is ontstaan. Uiteraard heeft ook SoftwareONE hiermee te maken en inmiddels hebben wij verschillende oplossingen kunnen testen. Daarom willen wij je graag informeren wat zo een oplossing precies inhoudt. Denk hierbij aan de rechtsgeldigheid van een digitale handtekening, op welke kosten met deze oplossing wordt bespaard en hoe dit integreert met jullie systemen. In deze blog leggen we niet alleen de focus op de digitale handtekening maar ook laten we verschillende opties van aanbieders zien.

Voordelen van digitaal ondertekenen

Een volledige digitale werkstroom is de ideale oplossing als het gaat om op tijd, geld en moeite te besparen. Met dit proces kun je snel documenten aanbieden voor ondertekening. Daarnaast is het proces zeer toegankelijk, met één druk op de knop kun je via mobiel, tablet of laptop het document ondertekenen en wordt deze direct retour gestuurd naar de verzender. Het volgen en beheren van documenten gebeurt vanuit een dashboard. Dit betekent dat er nooit meer documenten verdwijnen of een pagina per ongeluk wordt vergeten.

Online ondertekenen afbeelding 1

Wat is het verschil tussen een digitale en een elektronische handtekening?

Je hebt de termen misschien voorbij horen komen, digitale handtekeningen of elektronische handtekeningen. Met een elektronische handtekening geef je aan dat je akkoord gaat met een document, dit via een gewone elektronische handtekening of een gekwalificeerde elektronische handtekening. Bij digitale handtekeningen wordt op basis van certificaten van een Trusted Service Provider de ondertekenaar geverifieerd. Digitale handtekeningen worden middels een grafische handtekening gekoppeld aan het document.

Wet- en regelgeving voor de Europese Unie

De Verordening betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten (eIDAS-verordening 910/2014/EG) is een enkele, gestandaardiseerde verordening die geldt voor alle EU-lidstaten. Deze verordening biedt eindelijk een consistent juridisch kader voor het accepteren van elektronische identiteiten en handtekeningen. Daarnaast worden digitale zegels voor bedrijven geïntroduceerd. Sinds de komst van eIDAS doen Europese organisaties er alles aan om hun bedrijfsprocessen zo snel mogelijk volledig te digitaliseren. (Bron: Adobe)

Verificatiemethoden

Een verificatiemethode is bedoeld om het document naar wens van de organisatie te beveiligen met extra lagen van authenticatie. Hoe zwaarder het document geauthentiseerd moet worden hoe minder gebruiksvriendelijk het word. Een identiteit verificatie is een essentieel aspect bij het verkrijgen van een wettelijke handtekening.

Verificatiemethoden voor ondertekenaars

Er zijn verschillende verificatiemethoden; onderstaand is wat standaard wordt aangeboden bij de aanschaf van Adobe Sign.

  • E-mail

E-mail is de standaardverificatie van een ontvanger. Deze methode is op basis van één-factor

  • Wachtwoord

De afzender voorziet de ontvangers van een alfanumeriek wachtwoord tijdens het configureren van de overeenkomst

  • Sociaal

De ondertekenaar moet zich identificeren bij één van de toegestane services van derde partijen

Online ondertekenen afbeelding 2

"Premium"-verificatiemethoden voor ondertekenaars *

Sommige organisaties hebben de voorkeur voor een twee-factor authenticatie, daarvoor zijn de premium opties beschikbaar.

  • Knowledge based

De ondertekenaar moet een aantal willekeurige vragen beantwoorden die uit openbare databases worden gehaald

  • Telefoon (sms)

Er wordt een verificatiecode naar het telefoonnummer van de ontvanger verzonden

  • Overheids-ID

De ontvanger moet een rechtsgeldig identiteitsbewijs van de overheid en een selfie verschaffen

* Voor deze verificatiemethoden kunnen per ontvanger kosten in rekening worden gebracht.

Verschillende oplossingen en integraties

Hoewel er vele verschillende oplossingen zijn op het gebied van digitaal ondertekenen krijgen wij toch de meeste vragen van klanten over de onderstaande drie oplossingen.

Integraties met AdobeSign, DocuSign en SignDoc

Hoewel er talloze standaard integraties worden aangeboden kan het zijn dat de applicaties die jullie gebruiken er niet tussen staan. Niet getreurd, want er kunnen verschillende integraties worden gemaakt met gebruik van open API’s.

Bij Adobe Sign geven API’s de mogelijkheid om Sign binnen een externe applicatie te gebruiken. Het is het ook mogelijk om Sign voor externe applicaties te gebruiken door de UI binnen deze applicatie te bouwen.

SignDoc van Kofax biedt geen standaard integraties, deze kunnen echter wel worden opgezet met Swagger. Onderstaand vind je een overzicht van de meest voorkomende integraties voor Adobe Sign, DocuSign en SignDoc.

Tabel oplossingen voor online ondertekenen

Wat is de beste oplossing voor jouw organisatie?

Op elke organisatiesamenstelling past een andere oplossing, naar mijn mening hangt dit af van de manier van uitrollen, de look and feel van de oplossing en de kosten. Een digitale oplossing is essentieel, al helemaal in deze tijd. Bespaar tijd en kosten door het digitaal in te richten, de oplossing is gebruiksvriendelijk, snel en ook nog eens eco-vriendelijk.

Neem contact op!

Ben jij klaar om deze stap te zetten samen met jouw organisatie en wil jij weten welke besparing in tijd, geld en efficiëntie er gerealiseerd kan worden door een oplossing te implementeren voor het online ondertekenen? Neem dan contact met ons op voor een demo zodat wij samen op zoek kunnen gaan naar de juiste oplossing voor jouw organisatie.

Neem contact op!
  • Digital Transformation
  • Digital

Reageer op dit artikel

Laat een reactie achter om ons te laten weten wat je van dit onderwerp vindt!

Laat een bericht achter

Auteur

Claudia Kolleman

Claudia Kolleman

Solution Advisor Digital Content

 

 claudia.kolleman@softwareone.com

 +31 6 8269 3255

 LinkedIn

Gerelateerde blogs

Accelerate the time to market your applications
  • 08 maart 2021
  • Jan van Bruggen
  • application services, Digital Transformation
  • Red Hat, Frictionless App Delivery

Continuous delivery met Red Hat OpenShift

Continu ontwikkelen, snelle doorlooptijden en regelmatig nieuwe releases uitrollen. De huidige markt vraagt om een agile manier van werken. Maar nieuwe applicaties in gebruik nemen of updates uitvoeren vragen veel tijd, aandacht en…

IBM Cloud Pak for Integration
  • 10 november 2020
  • Robbert Bloemen
  • Digital Transformation
  • IBM, Application Management

Snel, veilig en flexibel koppelen van oude en nieuwe applicaties met IBM Cloud Pak for Integration

Door digitalisering en nieuwe mogelijkheden, komt de businesswaarde van IT beter naar voren. Cloudgebaseerde microservices en functionaliteit via API’s vormen vaak de basis van nieuwe oplossingen. De uitdaging is echter een adequate…

SAMSimple
  • 10 juni 2020
  • Ismail Addi
  • Software Lifecycle Management, remote-workplace-solutions, Security, Digital Transformation, Shadow IT
  • SAM, Clouduitgaven, Compliance, Thuiswerken

SAMSimple: oplossingen voor remote werken

Door de inzet van technologie werd het weer mogelijk om vanaf de thuis locaties de werkzaamheden op te pakken. Maar wat wordt er eigenlijk op afstand allemaal geïnstalleerd?