Microsoft365テナントの統合の利点と課題

テナント統合の利点

IT技術の進歩によって、ビジネスを取り巻く環境は大きく変化しています。

「M&Aによる企業合併やドラスティックな組織編成」、「オンプレミス環境からクラウド環境への移行」「社内システムの統合」など。そのような環境において昨今当社ではMicrosoft365のテナント統合支援や他のシステムからMicrosoft365へのマイグレーション案件のお問い合わせが数多くあり、お客様のテナント統合を支援してきました。このブログではテナント統合（単一プラットフォームの利用）にはどういった利点があるか、及び統合に付随してどういった課題が起きるかについて述べていきます。

利点 1：コラボレーションの加速によるイノベーションの推進

昨今、日本の社会においても他部署やグループ会社をまたがってのコラボレーションを加速させることで、イノベーションを加速させようという取り組みが多く見られるようになってきました。フリーデスクもその一つで、固定デスクでは触れ合うことが少なかったメンバー間でのコミュニケーションを増加させ、何らかの「新しさ」を見出そうとしているように感じます。そして、その流れは、単一企業内にとどまらず、職種や業種の垣根を超え様々なコラボレーションを生み出そうとしています。

そのような動きの中、皆様の会社の中はいかがでしょうか。同一のグループ企業に属していながら、お互いに異なるコミュニケーションツールを利用していることはありませんか？当社のお客様の中でも、企業買収を重ねてきた会社ではよくみられる光景です。一方はMicrosoft365、他方は他のシステム。あるいは、Microsoft365同士ではあるものの、異なるテナントを運用。このような状況では、コミュニケーションをとる際に、ゲストユーザーとして招待したり、第三のツールを介したりする必要があります。そうすると、権限付与の不備によって情報共有に不便が生じたり、複数のツールを併用することによりデータの所在が分からなくなったりと、生産性低下の一因にもなったりしているようです。いくら社内にコラボレーションを加速させようとする機運が高まっていても、テクノロジーがむしろ足枷となってしまっている可能性があります。

しかし、実はIT技術そのものは十分にコラボレーションを加速させるための素地を整えています。テナントを統合することで、メンバー/ゲストの機能差を気にすることなくコミュニケーションをとることができ、同一のファイルをより容易に共同編集することも可能となります。同一の単一プラットフォームを利用するため、データの場所を探す手間は格段に減らせられます。あとは、組織としてその一歩目を踏み出すかどうかです。踏み出すことでスムーズなシームレスなコミュニケーションプラットフォームを構築できる可能性があります。

利点 2：セキュリティ、企業ガバナンス体制の改善

グループ企業で異なるプラットフォームを利用している場合、それぞれの企業で異なる方針のもと運用しているケースがほとんどではないでしょうか。それは個社独自のセキュリティや企業ガバナンスに対する考え方を反映できるという利点があるものの、グループ企業間でコミュニケーション、コラボレーションを加速させようとした場合には、ひずみを生じさせる可能性があります。データの管理基準、データへのアクセス方法、メーリングポリシー、モバイルの管理方針等、企業間での情報のやり取りが加速すればするほど、それらの方針の差は大きな問題となってきます。

例えば、2つの風船をイメージしてみるとわかりやすいかもしれません。一つの風船が個社のセキュリティポリシーによって守られたテナントです。今、この2つの風船間でのコラボレーションを加速させるべく、双方に連絡可能なストローを慎重に挿入しようとしています（テナント間連携のためのADの信頼関係構築等）。たとえ割れないように挿入できたとしても、必ずどこかから空気が漏れてきてしまうことでしょう。それは現実のテナントでは、セキュリティホールとなり、貴重なデータが危険にさらされてしまうかもしれません。

そのリスクを避け、コラボレーションを加速させるためにはどうしたらよいのでしょうか。それは双方の風船を包含する風船を用意することで解決できます。それがテナント統合です。グループ企業が夫々有してきたセキュリティポリシーや企業ガバナンスの考え方を反映し、全体最適な方針を確立します。さらにグループポリシーやOU等を活用することで、ある程度の自由度を持たせられます。そうすることで、セキュリティリスクが軽減し、コラボレーションをよりセキュアに加速させることができるようになるのです。

利点 3：ライセンス購買の最適化によるコスト削減

グループ各社で購入していたライセンスを集約することで、サービスプロバイダーに対する価格交渉力を得られることは想像に難くありません。実は、それだけではなく、一元管理することで保有ライセンスの最適化や適正な在庫管理も容易となり、コスト削減につなげやすくなります。海外法人を含むグローバル企業における例では、為替や契約単価の恩恵を受けられるケースもあります。実際に、ライセンス購入を一元化させたことで、実質10～30％のコスト削減を実現できたという話もあります（当社実績）。分かりやすい例としては、次のようなものがあります。異なるテナントを利用するグループ間で従業員の異動が発生した場合、両方のテナントを利用するためにライセンスを2つ保有する必要があります。しかしテナント統合をしてしまえば、ライセンスは1つで済みます。

しかしながら、ライセンス購入を一元管理しようとした場合、グループ各社へのチャージバックフローの確立や、個社でのライセンス購入の自由度の減少等、懸念される点もあるのではないでしょうか。確かに人の手でエクセル管理していては、管理工数が増大し、テナント統合の利点の一部が薄れてしまうかもしれません。しかし、ライセンス管理、チャージバック、消費分析等を可能とするプラットフォームであるPyraCloudと呼ばれるものも用意されており、この点については過度な心配は必要ありません。ライセンス面のコストメリットはテナント統合をすることで得られる最も可視化しやすい効果かもしれません。

これまでの内容では、主にテナント統合により得られる利点について述べました。しかしながら、やはりテナント統合を進めるには課題が出てくるケースもあります。当社のお客様で実際に発生した課題を紹介しながら、それをどのように解決していけばよいのか考えていきたいと思います。

課題：統合にまつわる課題例と解決策

グローバルに展開されている当社のあるお客様はテナント統合を機に運用管理も一元化することを検討されました。海外各社からの問い合わせを日本のサポート部門にて受け、対応をしてくという想定です。そうすることでライセンスや運用方針等、統一的に管理することができると考えたためです。しかし、実際には海外から英語やその他の言語で問い合わせを受けた場合、対応できるのか、時差はどうするのか、そもそもその増加分に対応できるのか等多くの懸念点が浮上してきました。

このようなケースにおいては一般的には、課題を解決させるために、業務の単純化、標準化、そして自動化を進めていく必要があります。上記の運用管理の一元化においては、言語の壁というものが一つの大きな問題でした。昨今のAIの目覚ましい発展のお蔭で、自動翻訳機能も十分に使えるものとなってきました。そのようなIT技術を利用することで、言語の問題は解決できるかもしれません。海外法人からのメールや電話での問い合わせを、AIを活用し翻訳することで、通常の運用フローに乗せられることでしょう。

しかし、多国間でテナント統合を進めるうえで直面する大きな課題は、実は言語ではなく文化の差なのです*。ライセンスの在庫の持ち方や割り当てまでの時間軸、またはデータへのアクセス方法の厳密性等、日本人からは「なぜ？」と思うところも多く出てきます。その背景にはその国の文化に根付いた考え方があります。一方的に日本の考え方を押し付けても長期的にはうまく進みません。まず、相手の心、考え方を理解する必要があります。

そのような場合に役立つ考え方に定着化＆チェンジマネジメント(Adoption and Change Management)というものがあります。テナント統合により発生する「変化」がそれぞれのユーザーにどのような影響をもたらすのか、彼らの現状をしっかりと理解したうえで議論をしていきます。相手の立場に寄り添い、その上でテナント統合の利点を伝え理解してもらえた時、グループ全体として成功といえるテナント統合が完結するのかもしれません。

*参考書籍：グローバル・モード 海外の相手を動かすビジネス・ミーティングの基本（児玉 教仁 著）