Nový systém pro správu akcí a komunikace pro Interact

Komplexní projekt s náročným termínem dodání

Společnost SoftwareOne uspěla ve výběrovém řízení na dodavatele nového řešení díky kombinaci vysoké kvality nabízených služeb a ceny řešení. Během samotného projektu se konzultanti SoftwareOne museli vypořádat s celou řadou zásadních výzev:

• Celý projekt musel být realizován v extrémně krátkém časovém horizontu šesti měsíců z důvodu čerpání prostředků z evropských fondů. Standardně by projekt podobného rozsahu vyžadoval minimálně rok.
• Výrazná komplexnost požadavků bez detailní dokumentace na začátku projektu. V rámci veřejného výběrového řízení byla sice definována základní specifikace, detailní procesní požadavky však bylo nutné dopracovat až po zahájení projektu. Celkově byly během projektu definovány stovky různých procesů a workflow pro správu akcí, registrací a komunikace.
• Multi-tenantní prostředí, ve kterém mají uživatelé z různých institucí veřejné správy (ministerstev, krajských úřadů) své primární identity v systémech svých organizací, ale zároveň potřebují přístup do systému programu Interact. Bylo nezbytné zajistit bezproblémovou integraci s Microsoft 365 a Entra ID a současně respektovat bezpečnostní politiky jednotlivých institucí.

Projekt si celkově vyžádal vysokou míru přizpůsobení využité platformy Microsoft Power Platform, včetně vývoje model-driven aplikací, portálu Power Pages a nastavení desítek automatizací v Power Automate. Všechny funkcionality musely být navrženy s důrazem na maximální uživatelskou přívětivost pro netechnické uživatele a zároveň musely splňovat přísné bezpečnostní požadavky.

Moderní platforma na správu akcí a spolupráci

Společnost SoftwareOne vyvinula pro Interact komplexní systém pro správu akcí postavený na Microsoft Power Platform. Back-end systému tvoří model-driven aplikace, která pokrývá kompletní správu životního cyklu akcí od plánování až po jejich vyhodnocení. Systém zahrnuje databázi míst konání s možností správy hotelů a konferenčních prostor, flexibilní řešení registračních formulářů i automatizovaný proces schvalování registrací účastníků.

Řešení zároveň umožňuje spravovat speciální požadavky účastníků, jako jsou dietní omezení nebo požadavky na bezbariérový přístup, a obsahuje sofistikovaný notifikační systém s konfigurovatelnou e-mailovou komunikací v různých fázích akce. Důležitou funkcionalitou je rovněž automatické generování dokumentů včetně certifikátů a jmenovek pro desítky či stovky účastníků akcí. Systém dále nabízí reporting a analytické nástroje pro vyhodnocení úspěšnosti organizovaných akcí, díky čemuž mohou organizátoři průběžně zvyšovat jejich kvalitu.

Uživatelské rozhraní nového řešení tvoří portál Power Pages dostupný na adrese portal.interact.eu. Tento veřejně přístupný web slouží k registraci na akce a umožňuje uživatelům spravovat své profily s osobními údaji a preferencemi. Systém obsahuje funkce pro cílení komunikace i automatickou integraci s Azure Active Directory. Rozhraní portálu je navrženo v responzivním designu přizpůsobeném moderním standardům.

Pro podporu spolupráce byl vytvořen systém komunit, který rozlišuje veřejné a soukromé komunity s různými úrovněmi přístupu. Řešení je integrováno s Microsoft Teams pro komunikaci v reálném čase a využívá SharePoint Spaces ke sdílení dokumentů a informací. Systém obsahuje také automatizované procesy pro zpracování žádostí o členství a správu oprávnění.

Fáze projektu

• Prvním krokem projektu bylo přesunutí účtů Interact do Microsoft 365. To znamenalo především migraci e-mailů a nasazení nových kancelářských aplikací. Klíčovou součást představovala implementace řešení pro správu identit v multitenantním prostředí, ve kterém uživatelé z různých evropských institucí získávají přístup do tenantu Interact při zachování svých primárních identit. Zásadní výzvou bylo zajistit soulad s bezpečnostními politikami různých institucí veřejné správy napříč Evropou.
• Implementace databáze kontaktů zahrnovala vytvoření centralizované databáze více než 2 500 externích uživatelů s automatickým vytvářením účtů v Entra ID. Tato databáze se každým dnem rozrůstá. Implementovaný systém umožňuje pokročilou segmentaci uživatelů, export dat a cílení komunikačních kampaní na základě zájmů a preferencí uživatelů. Databáze je plně integrována se systémem pro správu akcí, aby byla zajištěna konzistentní správa kontaktů napříč všemi aktivitami programu.
• V rámci projektu bylo pomocí Power Automate implementováno několik desítek automatizací. Ty zahrnují například automatické odesílání notifikací v různých fázích životního cyklu akcí, integraci s Microsoft Forms pro sběr zpětné vazby i automatické zpracování dat z průzkumů do reportů.

Efektivnější správa akcí díky jednotné platformě

Největším přínosem projektu je pro Interact kompletní modernizace systému pro správu akcí. Centralizace všech procesů spojených s organizací akcí do jediného prostředí odstranila potřebu pracovat s více oddělenými nástroji a výrazně urychlila přípravu akcí. Vytvoření jednotné platformy zároveň pomohlo zlepšit komunikaci a spolupráci v realizačním týmu programu Interact i s více než 2 500 externími uživateli, účastníky realizovaných akcí.

Flexibilita a škálovatelnost nového řešení umožňuje rychle přizpůsobit systém měnícím se požadavkům. Modulární architektura navíc podporuje další rozšiřování funkcionalit bez nutnosti zásadních změn ve stávajícím systému. Jednoduchá správa i aktualizace obsahu bez nutnosti technických znalostí zároveň usnadňuje interním uživatelům práci při realizaci akcí.

Nový systém plně odpovídá požadavkům GDPR i dalším regulacím a bezpečná správa identit v multitenantním prostředí zajišťuje, že uživatelé z různých organizací mají přístup pouze k relevantním informacím. Velký důraz byl kladen též na zajištění souladu s bezpečnostními politikami institucí veřejné správy napříč Evropou, v jejichž rámci tým programu Interact působí.

Nahrazení mnoha procesů, které se dříve prováděly manuálně, automatizacemi prostřednictvím Power Automate představuje výraznou úsporu času i nákladů. Tým se nyní namísto rutinní administrativy může mnohem více věnovat strategickým aktivitám a zvyšování kvality poskytovaných služeb.

Úspěch projektu otevřel cestu k další spolupráci mezi programem Interact a společností SoftwareOne při rozšiřování funkcionalit dodaného systému na základě praktických zkušeností z jeho provozu. Průběžně se identifikují další procesy, které je možné optimalizovat prostřednictvím automatizace, stejně jako možnosti integrace s dalšími systémy a nástroji pro rozšíření možností nové platformy a zajištění její dlouhodobé udržitelnosti.