We take your privacy seriously

Vytváření a správa uživatelských účtů

Abyste mohli bezpečně přistupovat k našim webovým stránkám, platformám, aplikacím či dalším produktům a službám a využívat je, může být nutné, abyste si u nás zřídili a spravovali uživatelský účet. Vaše osobní údaje zpracováváme při registraci těchto účtů, jakož i v rámci ověřování, správy a údržby těchto účtů.

Pokud se rozhodnete vytvořit si demo nebo zkušební účet za účelem prozkoumání našich webových stránek, platforem, aplikací či jiných produktů a služeb, můžeme shromažďovat vaše osobní údaje a využívat je k ověření vašeho přístupu, poskytování dočasných funkcí služby, sledování vašeho využívání a také ke komunikaci s vámi ohledně demo nebo zkušebního účtu.

V případech, kdy naše webové stránky, platformy, aplikace nebo jiné produkty a služby odkazují na jiné oznámení o ochraně osobních údajů, v němž je vysvětleno, proč a jak jsou osobní údaje shromažďovány a zpracovávány, doporučujeme vám se s tímto oznámením o ochraně osobních údajů seznámit.

Příslušné osobní údaje: kontaktní údaje (např. jméno, e-mail, telefonní číslo, pracovní pozice, název společnosti), datum a čas registrace, přihlašovací údaje, údaje o používání, údaje o aktivitě.

Právním základem pro zpracování vašich osobních údajů je smlouva, kterou jsme s vámi uzavřeli, abychom mohli váš účet zřídit, spravovat a vést.

Odpovědi na žádosti

Vaše osobní údaje můžeme shromažďovat za účelem komunikace s vámi a vyřízení vaší žádosti, kterou nám zašlete prostřednictvím chatových funkcí, kontaktních formulářů nebo jinými způsoby.

Příslušné osobní údaje: kontaktní údaje (např. jméno, e-mail, telefonní číslo, pracovní pozice, název společnosti), poštovní adresa, země, obsah žádosti, datum podání žádosti, další údaje, které nám můžete dobrovolně sdělit.

Právním základem pro zpracování vašich osobních údajů je v příslušných případech plnění naší zákonné povinnosti nebo smluvních závazků vůči vám a v ostatních případech náš oprávněný zájem na řízení našich vzájemných vztahů s vámi, jakož i na poskytování uspokojivých služeb a zážitků.

Příspěvky a komentáře

Můžete zveřejňovat a komentovat naše webové stránky, platformy, aplikace, stejně jako další produkty a služby. V takovém případě může být váš obsah veřejně přístupný. Upozorňujeme, že váš příspěvek či komentář můžeme před zveřejněním ještě ručně zkontrolovat, což může způsobit zpoždění v jeho zobrazení. Pokud zadáte jméno nebo přezdívku, bude se toto jméno zobrazovat u vašeho příspěvku nebo komentáře.

Příslušné osobní údaje: jméno nebo přezdívka, obsah příspěvku nebo komentáře, čas a datum, další údaje, které nám můžete dobrovolně sdělit.

Právním základem pro zpracování vašich osobních údajů je náš oprávněný zájem na řízení našich vzájemných vztahů s vámi a na zlepšování našich produktů a služeb.

Zpravodaje

Můžete se přihlásit k odběru našich newsletterů, které vám přinášejí informace o aktuálních trendech a nejdůležitějších událostech v oboru IT, nových produktech či službách, chystaných akcích, speciálních nabídkách a důležitých termínech pro osoby s rozhodovací pravomocí v oblasti IT.

Při registraci od vás požadujeme zadání e-mailové adresy. V některých regionech vám po vyplnění registračního formuláře můžeme zaslat potvrzovací e-mail. V takovém případě nebude registrace aktivována, dokud nekliknete na odkaz v potvrzovacím e-mailu.

Pokud se přihlásíte k odběru našeho newsletteru, můžeme do něj začlenit jednotlivé technologie pro sledování, díky nimž můžeme zjistit, kdy byl vámi obdržený newsletter otevřen, a pomocí individuálně nastavených odkazů v newsletteru zjistit, kdy jste na který odkaz klikli.

Odběr našich newsletterů můžete kdykoli zrušit. Stačí kliknout na odkaz pro odhlášení, který najdete na konci našich zpráv, nebo poslat e-mail na adresu info.global@softwareone.com.

Příslušné osobní údaje: kontaktní údaje (např. jméno, e-mail, telefonní číslo, pracovní pozice, název společnosti), země, ukazatele interakce (např. zda byl newsletter otevřen, datum a čas otevření, počet zobrazení newsletteru, kliknutí na odkazy).

Právním základem pro zpracování vašich osobních údajů je váš souhlas s odběrem newsletterů.

Marketing

Pro marketingové účely shromažďujeme vaše osobní údaje, když s námi komunikujete jménem našich zákazníků nebo partnerů, včetně potenciálních zákazníků. Osobní údaje můžeme rovněž získávat od ověřených externích poskytovatelů, kteří jsou ze zákona oprávněni tyto informace sdílet za účelem jejich využití v naší marketingové komunikaci. Tyto osobní údaje budeme zpracovávat pro marketingové účely, mimo jiné za účelem informování o nadcházejících akcích, produktech, službách a nabídkách, které by vás mohly zajímat.

Kromě toho můžeme využívat jednotlivé technologie pro sledování, abychom automaticky shromažďovali údaje o IP adresách a metriky interakce, jako je otevření e-mailů a kliknutí na odkazy, což nám pomáhá sledovat výkonnost a zvyšovat relevanci a účinnost našich marketingových aktivit.

Příslušné osobní údaje: kontaktní údaje (např. jméno, e-mail, telefonní číslo, pracovní pozice, název společnosti) a veškeré další údaje, které nám poskytnete.

Právním základem pro zpracování vašich osobních údajů je váš souhlas nebo náš oprávněný zájem na zasílání marketingových sdělení.

Analýza licencí a využívání technologií

V rámci našich obchodních vztahů se zákazníky můžeme zpracovávat údaje týkající se softwarových licencí a prostředí pro využívání technologií, abychom mohli lépe porozumět potřebám zákazníků, řídit je a podporovat je po celou dobu trvání našeho vztahu.

V případech, kdy nám zákazníci poskytli přístup ke svým technologickým prostředím nebo se zaregistrovali do našich nástrojů či nástrojů schválených třetích stran, můžeme získat přehled o typech licencí, jejich přiřazení a využívání v rámci dané platformy nebo technologie. To se může týkat jak licencí získaných prostřednictvím naší společnosti, tak i licencí získaných od jiných poskytovatelů, pokud byl takový přístup povolen.

Tyto informace využíváme k optimalizaci licencí a využívání služeb, k ověřování nároku na služby, ke správě služeb, jejichž cena se odvíjí od počtu uživatelů nebo licencí, a k analýze souhrnných trendů v rámci naší zákaznické základny. Tyto analýzy mohou rovněž posloužit jako podklad pro vývoj nových produktů a služeb, zdokonalování stávající nabídky a identifikaci vhodných obchodních příležitostí.

K údajům o licenci či využívání nepřistupujeme ani je nezpracováváme nad rámec přístupu uděleného zákazníkem nebo příslušných smluvních ujednání.

Příslušné osobní údaje: identifikátory uživatelů nebo zařízení, údaje o přidělení licencí a jejich využívání, statistiky využívání služeb a související technická metadata.

Právním základem pro takové zpracování osobních údajů je náš oprávněný zájem na správě a rozvoji našich produktů a služeb, na podpoře našich zákazníků po celou dobu trvání vztahu a na provádění našich obchodních činností, jakož i plnění smluvních povinností, je-li to relevantní.

Soubory cookie a další podobné technologie

Při používání našich webových stránek, platforem, aplikací a dalších produktů a služeb můžeme využívat soubory cookie a podobné technologie. Soubory cookie jsou malé textové soubory, které ve vašem zařízení ukládají webové stránky, které navštěvujete. Pomáhají webovým stránkám zapamatovat si vaše předvolby, přihlašovací údaje a historii prohlížení, aby vám mohly nabídnout přizpůsobenější, efektivnější a plynulejší online zážitek. Běžně se používají k analýze návštěvnosti webových stránek, správě uživatelských relací a přizpůsobení obsahu vašim zájmům.

Nezbytné soubory cookie

Tyto soubory cookie jsou nezbytné pro fungování webových stránek a nelze je deaktivovat.

Funkční soubory cookie

Tyto soubory cookie umožňují využívání dalších funkcí a obsahu třetích stran, jako jsou písma, videa, mapy, pluginy sociálních sítí a vložené služby.

Analytické a marketingové soubory cookie

Tyto soubory cookie nám pomáhají pochopit, jak uživatelé s webovými stránkami pracují, a podporují reklamní a marketingové aktivity.

Jedním z důvodů, proč tyto údaje můžeme využívat, je zpracování vašich údajů o používání za účelem analýzy toho, jak naše webové stránky, platformy, aplikace nebo jiné produkty a služby využíváte a jak s nimi komunikujete, abychom mohli zlepšit vaše online zážitky. Můžeme také využívat nástroje třetích stran k vytváření anonymizovaných záznamů relací, které nám pomáhají analyzovat využívání webových stránek a zlepšovat jejich funkčnost. Tyto záznamy neobsahují žádné osobní údaje a citlivá pole jsou zamaskována, aby byla zajištěna ochrana vašich osobních údajů.

Můžeme rovněž využívat technologie pro sledování napříč zařízeními k zobrazování cílené reklamy mimo naše webové stránky a k vyhodnocování účinnosti reklamy. Externí poskytovatelé uvedení v našem banneru o souborech cookie (jsou-li povoleny nepovinné soubory cookie) mohou přistupovat k vašemu prohlížeči nebo zařízení, analyzovat vaši IP adresu, ukládat či číst identifikační údaje nebo přistupovat ke sledovacím pixelům. Tyto charakteristiky mohou být použity k identifikaci vašeho zařízení na jiných webových stránkách. Pokud se zaregistrujete u externího poskytovatele pomocí svých uživatelských údajů, mohou být propojeny identifikační údaje napříč různými zařízeními (např. notebook, smartphone, tablet). To umožňuje poskytovateli spravovat reklamní kampaně napříč různými zařízeními.

K vhodnému návrhu našich webových stránek a k identifikaci vracejících se návštěvníků můžeme rovněž využívat nástroje pro analýzu webového provozu. Tyto nástroje vytvářejí soubory s údaji o používání na základě pseudonymů a využívají soubory cookie, jak je popsáno v našem banneru o souborech cookie.

Do našich webových stránek také integrujeme určité služby, které nejsou uloženy na našich serverech. Přesnou polohu subjektu SoftwareOne můžete zjistit například pomocí map nebo můžete shlédnout videa. V některých oblastech můžeme zajistit, aby přístup k našim webovým stránkám, platformám, aplikacím nebo jiným produktům a službám s vloženým obsahem automaticky neposkytoval nezávislému poskytovateli žádné informace, zobrazujeme pouze miniatury uložené na místě. V takovém případě se obsah od třetích stran načte až poté, co udělíte souhlas prostřednictvím banneru pro soubory cookie. Když si zobrazíte obsah, nezávislý poskytovatel obdrží informace o tom, že jste navštívili naše webové stránky, stejně jako údaje o používání, které jsou v tomto ohledu vyžadovány pro jejich služby. Nemáme žádný vliv na další zpracování údajů prováděné nezávislým poskytovatelem.

Náš banner s informacemi o souborech cookie je poskytován třetí stranou a zobrazuje seznam souborů cookie, které používáme, včetně jejich poskytovatelů. Ve výchozím nastavení jsou povoleny pouze nezbytné soubory cookie. Pomocí banneru pro soubory cookie můžete určit, zda povolíte ukládání dalších souborů cookie, či nikoli. Své nastavení můžete kdykoli upravit prostřednictvím banneru s informacemi o souborech cookie.

Příslušné osobní údaje: IP adresa, informace o zařízení a prohlížeči, signály týkající se zabezpečení a detekce botů, nastavení souhlasu s cookies, údaje o interakci s webem (např. zhlédnutí videí, používání map, interakce s vloženým obsahem), přibližná poloha odvozená z IP adresy, technické údaje o požadavcích a výkonu, navštívené stránky a chování při procházení (např. kliknutí, posouvání, navigační cesty), doba strávená na stránkách a délka relace, identifikátory souborů cookie a reklamní ID, události konverze a interakce (např. odeslání formulářů, interakce) a údaje o výkonu marketingu a kampaní.

Právním základem pro zpracování vašich osobních údajů v souvislosti s nezbytnými soubory cookie je náš oprávněný zájem na tom, abychom vám mohli zobrazovat webové stránky, platformy a aplikace. Pokud jde o nepodstatné soubory cookie a podobné technologie, právním základem je váš souhlas.

Využití umělé inteligence v našich digitálních produktech a službách

Můžeme rovněž využívat nástroje umělé inteligence („AI“), včetně generativní AI, k podpoře vaší interakce s našimi webovými stránkami, platformami, aplikacemi a dalšími produkty či službami (např. k provozování chatových asistentů, překladu nebo shrnutí obsahu, personalizaci zobrazeného obsahu, moderování příspěvků a komentářů a poskytování či vylepšování funkcí produktů), přičemž v případech, kdy by výsledek mohl mít na vás významný dopad, bude následovat lidská kontrola.

Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat, když navštívíte naše hlavní stránky na sociálních sítích (hlavní profily jsou uvedeny níže):

• LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/SoftwareOne
• X: https://x.com/SoftwareOne, https://x.com/SWO_Careers
• Facebook: https://www.facebook.com/Softwareone/, https://www.facebook.com/softwareonecareers
• Instagram: https://www.instagram.com/softwareone/, https://www.instagram.com/swocareers/
• YouTube: https://www.youtube.com/SoftwareOne-global
• Tik Tok: https://www.tiktok.com/@swocareers?_r=1&_t=ZN-94SU63n1PIl

Za zpracování vašich osobních údajů neseme společnou odpovědnost společně s provozovatelem příslušné stránky na sociálních sítích. Poskytovatel stránky na sociálních sítích v tomto ohledu rovněž určuje účely a prostředky zpracování vašich osobních údajů, na což máme pouze omezený vliv.

Údaje, které jste zadali na našich stránkách sociálních médií, jako jsou komentáře, videa, obrázky, lajky, veřejné zprávy atd., jsou zveřejňovány poskytovatelem stránek sociálních médií a nepoužíváme je ani nezpracováváme pro žádný jiný účel. Vyhrazujeme si nicméně právo obsah v případě nutnosti smazat. Můžeme sdílet váš obsah na našich webových stránkách, pokud je to funkce kanálu sociálních médií, a komunikovat s vámi prostřednictvím stránky sociálních médií.

Pokud nám podáte žádost na jedné ze stránek sociálních médií, můžeme také v závislosti na vaší žádosti odkázat na jiné zabezpečené komunikační kanály, které zaručují zachování důvěrnosti. Důvěrné žádosti nám můžete kdykoli zaslat prostřednictvím ostatních uvedených kanálů. Pokud chcete vznést námitku proti konkrétnímu způsobu zpracování vašich osobních údajů, kontaktujte nás prosím způsobem popsaným v části „Kontaktní údaje“. Vaši žádost posoudíme a určíme, zda vám můžeme odpovědět a zda máme na danou činnost zpracování nějaký vliv. V opačném případě bude možná nutné obrátit se přímo na provozovatele dané stránky na sociálních sítích.

Naše stránky v sociálních médiích můžeme použít pro reklamní účely. Přitom můžeme použít charakteristiky cílové skupiny demografické, zájmové, behaviorální nebo lokalizační, a to poskytnuté poskytovatelem příslušné stránky sociálních médií. Zpracování údajů můžeme ovlivnit pouze v omezeném rozsahu a nemůžeme zakázat statistiky, které nám poskytovatel příslušné stránky sociálních médií zpřístupňuje.

Používáme možnosti sledování převodů pro jednotlivé kanály sociálních médií. Za tímto účelem jsme do našich webových stránek zahrnuli odpovídající pixely nebo značky, abychom mohli shromažďovat údaje o převodu. Prostřednictvím banneru pro soubory cookie můžete určit, zda chcete tyto nepodstatné soubory cookie povolit, a také upravit své nastavení.

K podpoře našich aktivit na sociálních sítích můžeme využívat nástroje umělé inteligence, včetně generativní umělé inteligence (např. k přípravě nebo překladu popisků, vytváření či úpravám vizuálního obsahu, moderování komentářů na našich stránkách a analýze interakcí v souhrnné podobě), přičemž obsah před zveřejněním zkontroluje náš tým. Funkce umělé inteligence provozované samotnými poskytovateli sociálních sítí se i nadále řídí jejich příslušnými zásadami ochrany osobních údajů.

Zpracování údajů poskytovatelem stránky sociálních médií

Poskytovatel stránky sociálních médií může používat metody sledování webu. Sledování na webu je možné bez ohledu na to, zda jste na dané sociální síti přihlášeni k účtu. Jak již bylo uvedeno, nemáme žádný vliv na způsoby sledování na stránkách sociálních sítí a tyto funkce nemůžeme deaktivovat. Upozorňujeme, že provozovatel příslušné stránky na sociálních sítích může využívat údaje o vašem profilu a chování k vyhodnocování vašich zvyků, osobních vztahů a preferencí. Nemáme žádný vliv na to, jak s vašimi údaji nakládá provozovatel příslušné stránky na sociálních sítích.

Další informace o zpracování vašich osobních údajů na stránkách sociálních sítí naleznete v zásadách ochrany osobních údajů příslušných poskytovatelů, které jsou uvedeny níže:

• LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy
• X: https://x.com/en/privacy
• Facebook: https://www.facebook.com/privacy/explanation
• Instagram: https://help.instagram.com/155833707900388
• YouTube: https://policies.google.com/privacy?hl=en
• TikTok: https://www.tiktok.com/legal/page/us/privacy-policy/en

Příslušné osobní údaje: jméno, firma, e-mailová adresa, země a jakékoli další informace, které nám dobrovolně poskytnete.  

Právním základem pro zpracování vašich osobních údajů je náš oprávněný zájem na reklamě a propagaci naší značky, služeb a produktů na sociálních sítích a na zvýšení účinnosti a relevance našich marketingových aktivit s cílem zlepšit celkovou marketingovou výkonnost; stejně tak zpracováváme vaše osobní údaje v zájmu našich vztahů s veřejností a komunikace. K používání nepovinných souborů cookie rovněž potřebujeme váš souhlas, který můžete kdykoli upravit prostřednictvím banneru pro soubory cookie.

Nákup a používání našich produktů nebo služeb

Za účelem usnadnění nákupu a využívání našich produktů či služeb můžeme zpracovávat vaše osobní údaje. Tyto osobní údaje nám mohou být poskytnuty přímo vámi nebo příslušným zákazníkem, dodavatelem či obchodním partnerem.

Osobní údaje zpracováváme ve dvou odlišných rolích, v závislosti na poskytovaném produktu nebo službě:

• U některých produktů či služeb určujeme účely a způsoby zpracování osobních údajů samostatně;
• V případě ostatních produktů či služeb jednáme jménem našeho zákazníka jako zpracovatel údajů. V těchto případech jsou konkrétní činnosti související se zpracováním údajů podrobně popsány v příslušné smlouvě o zpracování údajů uzavřené mezi námi a zákazníkem.

Toto zpracování nám umožňuje spravovat a řídit náš vztah s vámi a společností, kterou zastupujete, včetně vyjednávání a uzavírání smluv, jakož i poskytování informací o cenách.

Stejně tak můžeme při poskytování některých našich produktů či služeb zpracovávat určité údaje za účelem odhalování, vyšetřování a reagování na kybernetické hrozby. To zahrnuje monitorování systémů, analýzu bezpečnostních událostí a reakci na potenciální incidenty, které mají dopad na prostředí našich zákazníků.

Pokud se rozhodnete vytvořit si demo nebo zkušební účet, abyste si před nákupem vyzkoušeli naše produkty nebo služby, můžeme shromažďovat vaše osobní údaje a využívat je k ověření vašeho přístupu, poskytování dočasných funkcí služby, sledování toho, jak naše produkty nebo služby využíváte, a také ke komunikaci s vámi ohledně demo nebo zkušebního účtu.

Občas můžeme provádět průzkumy trhu a průzkumy spokojenosti, protože se neustále snažíme lépe porozumět vašim zkušenostem, zájmům a zpětné vazbě ohledně našich produktů či služeb, ale také usilujeme o jejich zlepšování a o posílení vztahů s našimi zákazníky, obchodními partnery a dalšími zainteresovanými stranami. V takovém případě máte právo vznést námitku proti takovému zpracování. Další informace o tom, jak uplatnit své právo, naleznete v části „Kontaktní údaje“.

Příslušné osobní údaje: kontaktní údaje (např. jméno, e-mail, telefonní číslo, pracovní pozice, název společnosti), přihlašovací údaje, datum a čas registrace, údaje o používání, systémové a bezpečnostní protokoly (např. protokoly ověřování, metadata síťového provozu, telemetrické údaje z koncových zařízení), IP adresa, identifikátory zařízení, údaje o zařízení a aplikacích (např. názvy hostitelů, podrobnosti o operačním systému, metadata o používání aplikací), údaje související s incidenty (např. soubory, data z paměti nebo protokoly spojené s podezřelou škodlivou aktivitou), jakož i další údaje, které nám dobrovolně poskytujete při nákupu a používání našich produktů nebo služeb.

Právním základem pro zpracování vašich osobních údajů je náš oprávněný zájem na prodeji našich produktů nebo služeb prostřednictvím správy, uzavření a plnění smlouvy, kterou uzavíráme s subjektem, který právně zastupujete. Při provádění průzkumů trhu nebo ankety, stejně jako při zřizování vašeho demo účtu, vycházíme ze stejného právního základu, abychom vám (jako zákonnému zástupci potenciálního zákazníka) mohli nabídnout náhled na naše produkty či služby.

Zlepšování produktů a služeb

Při používání našich produktů nebo služeb můžeme zpracovávat vaše osobní údaje za účelem jejich analýzy pro statistické účely a za účelem zlepšování našich služeb.

Příslušné osobní údaje: jméno, e-mailová adresa, IP adresa, navštívený obsah, datum a čas návštěvy, objem přenesených dat, stav přístupu, webový prohlížeč a operační systém, odkaz, který udává, ze které webové stránky jste přišli.

Právním základem pro zpracování vašich osobních údajů je náš oprávněný zájem na posouzení naší celkové výkonnosti a zlepšování našich produktů či služeb, a v konečném důsledku také vašich zkušeností s námi.

Ověření bonity zákazníka

Osobní údaje můžeme zpracovávat za účelem prověření bonity zákazníků před uzavřením smlouvy, abychom mohli řídit finanční riziko v průběhu našeho obchodního vztahu. To může zahrnovat také interní ověření údajů o zákaznících a úvěrových limitů v rámci našich systémů pro řízení podnikových zdrojů (ERP) před provedením transakcí.

Příslušné osobní údaje: kontaktní údaje (např. jméno, e-mail, telefonní číslo, pracovní pozice, název společnosti), finanční historie, úvěrová bonita, platební morálka, nesplacené dluhy, identifikační čísla (např. DIČ nebo IČO), údaje získané od úvěrových registrů (pokud se vás jako fyzické osoby týkají).

Právním základem pro zpracování vašich osobních údajů je náš oprávněný zájem na posouzení bonity a minimalizaci našeho finančního rizika.

Hloubková prověrka a screening

Před zahájením obchodního vztahu můžeme zpracovávat vaše osobní údaje, pokud s námi komunikujete jménem našich zákazníků, obchodních partnerů nebo jakékoli jiné zainteresované strany, abychom mohli provést hloubkovou prověrku nebo screening. Naše činnosti v rámci hloubkové prověrky nebo screeningu mohou zahrnovat kontroly bezpečnosti, ochrany osobních údajů a integrity, a to v rozsahu povoleném platnými právními předpisy.

Příslušné osobní údaje: kontaktní údaje (např. jméno, e-mail, telefonní číslo, pracovní pozice, název společnosti), další údaje, které nám dobrovolně poskytnete.

Právním základem pro zpracování vašich osobních údajů je náš oprávněný zájem na ověření vhodnosti vaší společnosti a na účinném řízení všech souvisejících rizik.

Využití umělé inteligence při komunikaci se zákazníky a partnery

Můžeme využívat nástroje umělé inteligence, včetně generativní umělé inteligence, k podpoře našich obchodních a provozních činností (např. k přípravě a personalizaci komunikace, shrnování schůzek a e-mailové korespondence, překladu obsahu, analýze informací o účtech, třídění a vyřizování žádostí o podporu a pomoci při přípravě nabídek či smluv), přičemž veškeré výstupy, které by mohly mít na vás významný dopad, budou podrobeny lidské kontrole. Žádná rozhodnutí, která mají právní nebo podobně závažné důsledky, nejsou přijímána výhradně automatizovanými prostředky, s výjimkou případů, kdy to povolují platné právní předpisy.

Registrace a správa akcí

Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat za účelem komunikace s vámi, organizování a pořádání seminářů, webinářů, školení, virtuálních setkání a dalších akcí („akce“), které pořádáme my nebo některý z našich partnerů a kterých se rozhodnete zúčastnit.

Při tomto procesu nás mohou podporovat externí nezávislí poskytovatelé (např. videokonference, poskytovatelé komunikace), s nimiž vaše osobní údaje sdílíme.

V některých případech můžeme naše akce také nahrávat. Další informace naleznete v následující části věnované audiovizuálnímu obsahu.

Občas vám můžeme také zasílat dotazníky, na které můžete podle libosti odpovědět, což nám pomůže posoudit, jak můžeme naše akce efektivně vylepšit nebo rozšířit.

Pokud se nejedná o virtuální akce, ale o akce vyžadující vaši osobní účast, odkazujeme na zásady ochrany osobních údajů pro danou akci, které budou zveřejněny samostatně a obsahují příslušné informace o tom, jak zpracováváme vaše osobní údaje v souvislosti s touto konkrétní akcí.

Příslušné osobní údaje: kontaktní údaje (např. jméno, e-mail, telefonní číslo, pracovní pozice, název společnosti), jméno schůzky nebo přezdívka, IP adresa, údaje o zařízení/hardwaru (např. MAC adresy, verze), textové, zvukové a obrazové údaje, údaje o připojení (např. telefonní čísla, názvy zemí, časy zahájení a ukončení), další údaje, které nám dobrovolně poskytnete během registračního procesu nebo v průběhu akce.

Právním základem pro zpracování vašich osobních údajů je náš oprávněný zájem na organizaci našich akcí a propagaci našich aktivit, jakož i na zasílání dotazníků, abychom mohli pochopit, vyhodnotit a zlepšit celkovou úroveň našich akcí.

Audiovizuální obsah

Během akcí pořádaných námi nebo některým z našich partnerů můžeme pořizovat fotografie nebo natáčet videa („audiovizuální obsah“) účastníků. Takový audiovizuální obsah může zachycovat vás, skupinu lidí nebo kohokoli, kdo je například řečníkem či se nachází na pódiu. Tyto materiály můžeme zveřejnit na našich webových stránkách, na sociálních sítích nebo v jakýchkoli jiných digitálních či tištěných médiích. Pokud si nepřejete být zachyceni v takovém audiovizuálním obsahu, informujte prosím osobu, která natáčí nebo fotografuje, případně organizátora akce. Doporučujeme vám také, abyste při osobních akcích dávali pozor, abyste se při pořizování fotografií či natáčení videí nedostali do záběru.

Pokud jde o individuální audiovizuální obsah účastníků, budeme vás o zpracování osobních údajů informovat samostatně a před zahájením těchto činností vás požádáme o souhlas.

Máte právo vznést námitku proti takovému zpracování nebo odvolat svůj souhlas, pokud byl od vás dříve získán. Ačkoli vynaložíme přiměřené úsilí, abychom vaší žádosti vyhověli, je všeobecně známo, že jakékoli informace zveřejněné na internetu, včetně sociálních sítí, se stávají přístupnými po celém světě a mohou být snadno kopírovány a šířeny třetími stranami, které s námi nejsou nijak spojeny ani nejsou pod naší kontrolou. Tyto informace tak mohou zůstat dostupné na internetu i poté, co je smažeme. Další žádosti o odstranění by pak měly být směřovány k příslušnému internetovému vyhledávači nebo provozovateli sociálních sítí.

Pokud je vaše fotografie použita v tištěném materiálu (např. leták, časopis, zpravodaj) a její odstranění z těchto materiálů by vyžadovalo nepřiměřené úsilí, je možné, že se tištěný materiál bude nadále používat, dokud se nevyčerpá již vytištěné vydání. Vaše fotografie však nebude použita v žádných nových tištěných materiálech.

Příslušné osobní údaje: fotografie, videa, hlasové nahrávky a další biometrické údaje, které jsou shromažďovány nebo nám předávány.

Právním základem pro zpracování vašich osobních údajů je náš oprávněný zájem na organizaci našich akcí a propagaci našich aktivit, s výjimkou případů, kdy zveřejňujeme konkrétní audiovizuální obsah; v takových případech se opíráme o váš souhlas.

Využití umělé inteligence během našich akcí

Za účelem realizace, dokumentace a zlepšování našich akcí můžeme využívat funkce založené na umělé inteligenci (nabízené námi nebo našimi poskytovateli služeb pro pořádání akcí a videokonferencí) k vytváření přepisů z přímého přenosu nebo po skončení akce, písemných shrnutí, poznámek a nejdůležitějších momentů, k poskytování živých titulků nebo překladu v reálném čase, k podpoře sekcí otázek a odpovědí a chatu a k analýze zapojení účastníků v souhrnné podobě. Pokud bude povoleno pořizování zápisu, shrnutí nebo nahrávání, budeme vás o tom informovat na začátku akce a v případě potřeby vás požádáme o souhlas.

V souvislosti s nabídkami pracovních míst můžeme zpracovávat vaše osobní údaje, které získáváme přímo od vás, z veřejně dostupných zdrojů (např. z online profesních sítí, sociálních sítí nebo pracovních portálů) nebo od třetích stran (např. od poskytovatelů personálních služeb, vysokých škol, pracovních agentur, na základě doporučení, od daňových a sociálních úřadů či jiných příslušných orgánů).

Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat pro následující účely:

• vytvořit vám účet v našem přihlašovacím systému;
• vyhodnotit váš životopis, profesní profil nebo jiné dokumenty, které nám poskytnete, a případně posoudit vaše dovednosti, zkušenosti a kvalifikaci s využitím systémů umělé inteligence;
• domlouvat pohovory a provádět hodnocení;
• pokud to zákon povoluje nebo vyžaduje, provádět prověrky minulosti nebo veřejných profilů na sociálních sítích jako podmínku pro přijetí nabídky zaměstnání;
• vás kontaktovat ohledně průběhu vyřizování vaší žádosti;
• v příslušných případech uhradit cestovní výdaje vzniklé v souvislosti s náborem;
• uchovat vaši přihlášku v osobních spisech a v případě úspěšného výběrového řízení s vámi navázat pracovní poměr;
• poskytovat vám pracovní příležitosti na základě vašeho zájmu a dovedností a informovat vás o nejnovějších zprávách o náborových aktivitách;
• provádět průzkumy s cílem zlepšit naše náborové procesy atd.

Při podávání žádosti o jednu z našich volných pracovních pozic vás žádáme, abyste do své žádosti uváděli pouze údaje, které jsou relevantní pro danou pracovní pozici. V případě některých žádostí o zaměstnání můžeme na dobrovolné bázi požádat o poskytnutí určitých demografických údajů (například pohlaví, rasa/etnická příslušnost a státní příslušnost), abychom splnili požadavky na rovné příležitosti v zaměstnání a zákonné povinnosti týkající se podávání zpráv. Tyto informace nejsou součástí výběrového řízení a nemají žádný vliv na rozhodnutí o přijetí.

U některých pozic můžeme v rámci náborového procesu využívat technologicky podporované hodnotící a náborové nástroje poskytované externími dodavateli (např. platformy pro videorozhovory, strukturované hodnocení, simulace pracovních situací nebo screeningové postupy s využitím umělé inteligence). Tyto nástroje nám mohou pomoci strukturovaně shromažďovat informace o uchazečích, plánovat a provádět pohovory či hodnocení, ověřovat pracovní dovednosti a vytvářet strukturované souhrny či analýzy, které poslouží jako podklad pro posouzení našich náborářů. V závislosti na dané pozici a použitém nástroji může tento proces zahrnovat posouzení vašeho životopisu a přiložených podkladů, výzvu k zodpovězení strukturovaných otázek (v textové, zvukové a/nebo filmové formě) a vygenerování souhrnu, bodového hodnocení nebo ukazatele spolehlivosti určeného pro náborového pracovníka. Tyto výstupy využíváme jako podklad pro rozhodování, přičemž naši náboroví pracovníci nadále nesou odpovědnost za posouzení příslušných informací a přijímání rozhodnutí o přijetí. Pokud je určitý krok v rámci posuzování nabízen na dobrovolné bázi, jasně to uvedeme a, bude-li to možné, nabídneme alternativní postup.

Umělou inteligenci můžeme rovněž využívat k vyhledávání uchazečů na veřejných profesních sítích a pracovních portálech, k plánování pohovorů, k přepisu a shrnutí pohovorů, k překladu podkladů k žádosti o zaměstnání a k přípravě návrhů komunikace náborových pracovníků. Výstupy slouží k podpoře našich náborových pracovníků, nikoli k jejich nahrazení, a žádná rozhodnutí o přijetí se nečiní výhradně automatizovaně. O přezkoumání jakéhokoli výsledku vygenerovaného umělou inteligencí můžete požádat přímo náborového pracovníka nebo prostřednictvím kontaktních údajů uvedených v sekci „Umělá inteligence“.

Jakmile si u nás vytvoříte účet, budete mít také možnost upravit nastavení svých osobních údajů a odběrů e-mailů; tyto funkce najdete na hlavní stránce svého účtu v portálu. V každém okamžiku se však na nás můžete obrátit také na adrese iCIMS.help@softwareone.com a my vám rádi pomůžeme.

Pokud vaše žádost o zaměstnání nebyla úspěšná a souhlasili jste s tím, abychom vaše osobní údaje uchovávali déle (protože by vás mohly zajímat v souvislosti s případnými budoucími pracovními příležitostmi), budeme je uchovávat po dobu dalších dvou let, po uplynutí této lhůty je v souladu s předpisy vymažeme. Pokud jste s prodlouženou dobou uchovávání nesouhlasili, vymažeme vaše údaje do šesti měsíců od ukončení výběrového řízení, jak to vyžadují platné právní předpisy. Samozřejmě nám můžete kdykoli zaslat žádost o výmaz údajů, jak je uvedeno v části „Vaše práva“ .

Příslušné osobní údaje: kontaktní údaje (např. jméno, e-mail, telefonní číslo, pracovní pozice, název společnosti), životopis (včetně fotografií nebo obrázků, které jste poskytli), motivační dopis, doporučující dopisy, adresa bydliště, identifikační údaje (např. datum narození, státní příslušnost, občanský průkaz nebo cestovní pas atd.), údaje o zaměstnání (např. pracovní historie, pracovní smlouva, předchozí zaměstnání, aktuální pracovní status, typ zaměstnání, funkce, pracovní nebo pobytové povolení, je-li to nutné, atd.), údaje o vzdělání a kvalifikaci (např. tituly, certifikáty, předchozí pracovní zkušenosti, vedlejší zaměstnání, reference, další související dokumenty dokládající vaši odbornou způsobilost a zkušenosti), dotazníky a výsledky hodnocení, údaje o zdravotním stavu, pokud to povolují a/nebo vyžadují platné právní předpisy, údaje o bankovním účtu (např. pro proplacení cestovních výdajů, pokud bylo dohodnuto); další údaje, které nám poskytnete dobrovolně.

Právním základem pro zpracování vašich osobních údajů je:

• náš oprávněný zájem na zřízení vašeho účtu, posouzení vaší žádosti, provádění pohovorů či hodnocení, ověřování referencí a celkové řízení náborového procesu za účelem obsazení našich volných pracovních míst;
• náš oprávněný zájem zasílat vám dotazníky, abychom mohli pochopit a vyhodnotit, jak co nejlépe zlepšit náš náborový proces, jakož i naši celkovou výkonnost a efektivitu;
• náš oprávněný zájem na tom, abychom se bránili a uplatňovali veškerá práva k ochraně nás samotných i naší značky v případě právních nároků;
• váš souhlas s bezpečným uchováním vašich osobních údajů po delší dobu pro případ, že byste nebyli vybráni na danou pracovní pozici;
• váš souhlas, je-li to nutné, s využíváním nástrojů umělé inteligence v rámci vašeho přijímacího řízení (např. hodnocení s podporou umělé inteligence nebo videorozhovory);
• smluvní, při navázání pracovního poměru s vámi;
• zákonná povinnost dodržovat regulační požadavky, vyřizovat stížnosti či připomínky a v případě potřeby se bránit.

This Supplement applies to individuals located in Latin America and the Caribbean (“LATAM”), in addition to the above Privacy Notice, and provides additional clarifications to certain region specific processing activities and legal requirements.

Applicability of Local Data Protection Laws

In Brazil, when personal data is processed or relates to individuals located in Brazil, such processing is carried out in accordance with the Brazilian General Data Protection Law (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – “LGPD”, Law No. 13.709/2018).

In Mexico, the Federal Law on Protection of Personal Data Held by Private Parties (LFPDPPP) is the key regulation governing data processing by companies and individuals in Mexico. Under the new law of 2025, the Anti-Corruption and Good Governance Secretariat is the entity responsible for supervising and enforcing the law.

In Ecuador we will process and treat your Personal Data in accordance with the provisions of the Organic Law of Personal Data Protection (LOPDP) and other relevant regulations issued by the Superintendence of Personal Data Protection. The consent required by the (LOPDP) will be provided by you in the manner established in the Privacy Notice for each type of relationship.

In Chile, we will process your data in accordance with Law Nº 19.628: Sobre Protección de la Vida Privada.

In Puerto Rico, we process your personal data in accordance with applicable laws of the Commonwealth of Puerto Rico and relevant United States federal privacy and data security laws, including, where applicable, data breach notification and consumer protection regulations. SoftwareOne implements appropriate technical and organizational measures to ensure the security and confidentiality of personal data in line with generally accepted privacy standards.

In the Dominican Republic, we will process and handle your personal data in accordance with the provisions of Law No. 172-13 on the Protection of Personal Data, as well as other applicable regulations. The required consent under Law No. 172-13 will be obtained in the manner described in this Privacy Notice, depending on the nature of the relationship and the processing activities involved.

In Jamaica, when your personal data is processed or if you are located in Jamaica, we will process such data in accordance with the Data Protection Act, 2020, and any applicable regulations issued by the competent authority. SoftwareOne ensures that personal data is processed lawfully, fairly and transparently, and that appropriate safeguards are in place, including for international data transfers.

In Trinidad and Tobago, we will process your personal data in accordance with the Data Protection Act, 2011, and applicable regulations issued by the Office of the Information Commissioner. Personal data will be processed in a manner that ensures its confidentiality, integrity and security, and in line with the purposes described in this Privacy Notice.

Legal Basis – Regular Exercise of Rights (Brazil)

Where applicable, personal data may be processed for the regular exercise of rights in judicial, administrative or arbitration proceedings, in accordance with Article 7, item VI of the LGPD, including proceedings governed by the Brazilian Arbitration Law (Law No. 9,307 / 1996).

Communications (Brazil)

Individuals located in Brazil may submit privacy‑related requests and receive responses in Portuguese.

In accordance with ANPD Resolution No. 18 / 2024, SoftwareOne ensures that communications with data subjects and the Brazilian Data Protection Authority (ANPD) are carried out clearly and precisely in Portuguese.

Local Social Media Presence (Brazil)

In addition to global social media channels, SoftwareOne maintains local social media presences, as follows:

• LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/softwareone-latam/
• X: https://x.com/softwareone_br
• Facebook: https://www.facebook.com/SoftwareOneBrasil/
• Instagram: https://www.instagram.com/softwareone_br/
• YouTube: https://www.youtube.com/@softwareonebrasil

Processing of personal data in this context is subject to the respective platforms’ local privacy policies: 

• LinkedIn: https://br.linkedin.com/legal/privacy-policy
• X: https://x.com/pt/privacy
• Instagram: https://help.instagram.com/155833707900388
• YouTube: https://policies.google.com/privacy

International Data Transfers (Brazil and Ecuador)

Personal data may be transferred to third countries, provided that international treaties have been signed with those countries that allow the transfer of data and do not contravene local legislation.

International transfers of personal data originating from Brazil are conducted in accordance with the LGPD and ANPD Resolution CD/ANPD No. 19 of December 18, 2024 (Regulation of the International Transfer of Personal Data) and SoftwareOne relies on legal mechanisms that ensure an adequate level of protection for your personal data.

International Transfers of personal data originating from Ecuador will comply with the provisions of the LOPDP and SoftwareOne will only transfer personal data to countries and territories that comply with the standards of protection required by Ecuadorian laws and regulations.

Data Protection Rights (Brazil)

Individuals subject to the LGPD have the following rights:

• confirmation of the existence of processing; 
• access to their data;
• rectification of incomplete, inaccurate or outdated data;
• anonymization, blocking or deletion of unnecessary or excessive data or data processed in noncompliance with the LGPD;
• data portability upon express request;
• deletion of personal data processed with consent, to the extent permitted by law;
• information about public and private entities with which their personal data has been shared;
• information about the possibility of denying consent and its consequences;
• revocation of consent; 
• upon request, obtain the full text of the clauses used to carry out an international data transfer, subject to trade and industrial secrets;
• lodge a complaint with a supervisory agency if they believe that the processing of their personal data infringes applicable data protection regulations.

In Brazil, the supervisory agency is the National Data Protection Agency (Agência Nacional de Proteção de Dados - ANPD).

Contact for data protection requests (Brazil and Ecuador)

In accordance with the LGPD and ANPD Resolution No. 18/2024, SoftwareOne has appointed a Data Protection Officer for Brazil. You may contact our DPO for any inquiries related to the processing of your personal data or to exercise your rights under the LGPD:

Vanessa Siqueira
data-protection.br@softwareone.com

The Data Protection Officer appointed for Ecuador (Encargado):

Nombre: Paul S Harris 
Dirección: Ave. Naciones Unidas E699, Oficina 501. – Quito Ecuador
Teléfono: +593998325618

This Supplement applies to the handling of personal information of individuals located in Japan which is collected in Japan by SoftwareOne Japan K.K. or any other SoftwareOne entity with which you have established a relationship, as the case may be (individually or collectively, “SoftwareOne” or “we”) or a third party acting as a data processor on behalf of SoftwareOne, and supplements the above Privacy Notice. We comply with the Act on the Protection of Personal Information of Japan (Act No. 57 of 2003; the “APPI”).

Corporate Information

Under this Supplement, the entity responsible for handling your personal information is as follows:

Name: SoftwareOne Japan K.K.
Address: Hulic JP Akasaka Building 8F, 2-5-8 Akasaka, Minato-ku, Tokyo 107-0052
Representative: Kenji Hasegawa, CEO

Personal Information

“Personal information”, “personal data” and other related terms in this Supplement are to be interpreted as used in the APPI, unless otherwise defined herein; accordingly:

• “personal information” means information relating to a living individual which falls under any of the following items: 
• information containing a name, date of birth, or other identifier or the equivalent (meaning all items (excluding individual identification codes) made by writing, recording, sound or motion, or other means, in a document, drawing, or electronic or magnetic record (this includes a record created in electronic or magnetic form (meaning electronic form, magnetic form, or any other form that cannot be perceived with the human senses; the same applies in the following item (ii)) which can be used to identify a specific individual (this includes any information that can be easily collated with other information and thereby used to identify that specific individual); and 
• those containing an individual identification code; and
• “personal data” means personal information compiled in a personal information database or the equivalent.

Purposes of Use

We handle personal information solely within the scope necessary to achieve the purposes of use specified in the above Privacy Notice, except where otherwise permitted by the APPI or with your prior consent.

Proper Acquisition

We collect personal information in an appropriate manner and will not acquire any personal information through deception or other improper means.

Security Control Measures

We implement necessary and appropriate security control measures, including organizational, personnel, physical and technical safeguards, in order to prevent the leakage, loss or damage of any personal data we handle.

Joint Use

We may share and jointly use your personal data among our group companies.

• Items of Personal Data: As described in the “Relevant personal data” paragraph in each situation set forth in the above Privacy Notice. 
• Scope of Joint Users: SoftwareOne AG and its consolidated subsidiaries. 
• Purposes of Use: As described in Section 3 “Purposes of Use” above. 
• Responsible Party for managing the personal data: SoftwareOne Japan K.K. (as identified in Section 1 above).

Cross Border Transfers

If we transfer your personal data to a third party outside Japan (excluding the EU and the UK), we will obtain your prior consent unless the recipient ensures an APPI-adequate level of protection or another legal exception under the APPI applies. Before seeking to obtain your prior consent, we will provide you with information on the name of the relevant foreign country, the personal information protection system of the foreign country, and the measures taken by the relevant third party to protect personal information.

Provision to Third Parties & Record-Keeping

We will not provide your personal data to any third party without your prior consent, except where permitted by the APPI or otherwise provided in this Supplement. When providing or receiving personal data from a third party, we will create and retain records in accordance with the APPI.

Your Rights under the APPI

In accordance with the APPI, you may request us for: 

• notification of the purposes of use of the personal data we hold; 
• disclosure of the content of your personal data we hold and the records we retain, or correction, addition or deletion of the content of your personal data we hold, if the content of such personal data is factual; 
• suspension of use or erasure of your personal data we hold if the personal data has been obtained or is being handled in violation of the APPI; or 
• cessation of third-party provision of your personal data we hold if the personal data is being provided to a third party in violation of the APPI. 

You may also make a complaint about our handling of your personal data we hold, in accordance with the APPI. Such request or complaint must be made by submitting an inquiry to our contact point which can be found in Section 11. We will respond to such request or complaint in accordance with the APPI. Please note that we may collect the actual costs from you for taking the relevant measures in responding to your request for notification of the purposes of use of the personal data we hold or your request for disclosure of the content of the personal data we hold.

Sensitive Personal Information

We will not acquire any “sensitive personal information” as specified in the APPI (e.g., race, creed, social status, medical history, criminal record, the fact of having suffered damage by a crime) unless permitted under the APPI or with your prior consent.

Contact Point

To exercise your rights or for inquiries regarding our handling of personal data in Japan, please contact: 

SoftwareONE Japan K.K.
Hulic JP Akasaka Building 8F, 2-5-8 Akasaka, Minato-ku, Tokyo 107-0052
+81 3 5005 2801
info.jp@softwareone.com

This Supplement applies where personal data is processed in the United Arab Emirates (“UAE”) or where the UAE Federal Decree Law No. 45 of 2021 on the Protection of Personal Data (“UAE PDPL”) is applicable. This Supplement shall be read together with the above Privacy Notice. Where any conflict arises, the provisions of this Supplement prevail for processing activities subject to the UAE PDPL.

Overseas Transfers (Articles 22–24 UAE PDPL)

SoftwareOne may transfer personal data outside the UAE only in accordance with the requirements of the UAE PDPL. Such transfers may take place where:

• The destination country appears on the UAE Data Office’s approved adequacy list; 
• Appropriate contractual safeguards or legally recognized transfer mechanisms are implemented; or
• An exception under the UAE PDPL applies.

SoftwareOne ensures that all cross border transfers are supported by appropriate protection measures consistent with the UAE PDPL and the internal data protection standards.

Personal Data Breach Notification (Article 9 UAE PDPL)

In the event of a personal data breach that may pose a risk to the confidentiality, privacy, security or rights of individuals, SoftwareOne will:

• Notify the UAE Data Office without undue delay, and
• Notify affected individuals where the breach is likely to cause significant harm or impact.

SoftwareOne may maintains internal incident response processes to ensure timely detection, assessment, reporting, and mitigation of personal data breaches.

Data Protection Officer Requirement (Articles 10–11 UAE PDPL)

SoftwareOne appoints a Data Protection Officer (“DPO”) where required under the UAE PDPL, including scenarios involving:

• High risk processing operations, or
• Large scale processing of sensitive personal data.

The DPO supports ongoing compliance with the UAE PDPL, monitors internal controls, advises on data protection obligations and acts as a liaison with the UAE Data Office. 

Rights of Individuals (Articles 13–20 UAE PDPL)

In addition to the rights outlined in the above Privacy Notice, individuals subject to the UAE PDPL may exercise the following rights:

• Right of access to personal data;
• Right to request correction or erasure;
• Right to restrict or stop processing;
• Right to data portability;
• Right to object to automated processing or automated decision making.

Requests may be submitted through the contact channels specified in the above Privacy Notice, and SoftwareOne will respond within the timelines mandated by the UAE PDPL.

Legal Basis for Processing (Article 4 UAE PDPL)

SoftwareOne processes personal data based on one or more legal bases recognized under the law, including:

• Consent;
• Necessity for performance of a contract;
• Compliance with legal obligations;
• Protection of public interest;
• Legitimate interests, to the extent permitted under the UAE PDPL.

Retention (Article 21 UAE PDPL)

Personal data subject to the UAE PDPL is retained only for the duration necessary to fulfil the purposes for which it was collected or as required by applicable legislation. SoftwareOne applies internal retention schedules aligned with the UAE PDPL’s data minimization and storage limitation principles. 

Contact for UAE PDPL Requests

Individuals seeking to exercise their rights or raise concerns under the UAE PDPL may contact SoftwareOne at data-protection.me@softwareone.com.

This Supplement applies where personal data is processed within the State of Qatar or where the Qatar Personal Data Privacy Protection Law – Law No. 13 of 2016 (“Qatar PDPL”) is applicable. This Supplement shall be read together with the above Privacy Notice. Where any conflict arises, the provisions of this Supplement prevail for processing activities subject to the Qatar PDPL.

Overseas Data Transfers (Articles 15 & 16 Qatar PDPL)

SoftwareOne may transfer personal data outside the State of Qatar only in accordance with the requirements of the Qatar PDPL. Transfers may take place where:

• The receiving country provides an adequate level of protection;
• Explicit consent of the individual is obtained; or
• Appropriate safeguards or legally recognized transfer mechanisms are implemented.

SoftwareOne ensures that all cross border transfers follow the protection standards mandated under the Qatar PDPL.

Personal Data Breach Notification (Article 14 Qatar PDPL)

In the event of a personal data breach, SoftwareOne will:

• Notify the Ministry of Communications and Information Technology (MCIT) immediately, as required under the Qatar PDPL; and
• Notify affected individuals where the breach is likely to result in harm or adverse impact.

SoftwareOne maintains internal procedures to detect, assess and report breaches in accordance with statutory obligations.

Consent Requirements (Article 4 Qatar PDPL)

SoftwareOne obtains consent in accordance with the Qatar PDPL, ensuring that:

• Consent is explicit and informed;
• Consent is obtained prior to the processing of personal data;
• Additional safeguards are applied when processing sensitive personal data.

Where consent is withdrawn, SoftwareOne will cease processing activities unless another lawful basis under the Qatar PDPL applies.

Rights of Individuals (Articles 7–10 Qatar PDPL)

Individuals whose personal data is processed under the Qatar PDPL may exercise the following rights:

• Right of access to personal data;
• Right to request correction or erasure;
• Right to object to processing;
• Right to withdraw consent at any time.

Such rights can be exercised by reaching SoftwareOne at data-protection.me@softwareone.com. Replies will be received within the timelines specified under the Qatar PDPL.

This Supplement applies where personal data is processed within Australia or where the Privacy Act 1988 (Cth) (“Privacy Act”) is applicable. This Supplement shall be read together with the above Privacy Notice. Where any conflict arises, the provisions of this Supplement prevail for processing activities subject to the Privacy Act.

The type of personal data we use and what we do with that depends on the relationship we have with you. Therefore, some parts of this Supplement, as well as of the above Privacy Notice may not be relevant for you or more than one part of this Supplement, as well as of the above Privacy Notice may apply to you.

The meaning of the term “personal data” in this Supplement, as well as in the above Privacy Notice, has the same meaning as set out in the Privacy Act.

This Supplement, as well as the above Privacy Notice may be replaced or supplemented in order to fulfil legal requirements, as well as to provide you with all necessary information on how we process your personal data.

Why we collect personal data

We collect personal data so that we can provide our services to you and your service provider, as well as reasonable associated purposes. These purposes include but are not limited to the purposes already reflected in the above Privacy Notice.

We may also collect your personal information for a purpose which is additional to the original purpose pursuant to which we originally received or collected the personal data.

Personal data we collect

The types of personal data we may receive or collect include the following:

• Name or alias;
• Contact details (such as address, postal address, email, phone number);
• Date of birth;
• Sex, gender, or gender identity;
• Nationality or proof of residence (such as residence permits, work right permits or visa);
• Employment data (such as current employment, past employment or other work history);
• Educational qualifications (such as degrees, accreditations, occupational permits or occupational licences);
• Identification documents (such as passport, driver’s licence, identity card or other similar documentation);
• Pictures (such as head shots);
• Transaction and bank account details;
• Any personal information that is inherently disclosed when you or your service provider communicate with us (such as metadata); and
• Criminal history.

In limited circumstances we may need to obtain health information from you.  In such circumstances we will make an express request and will treat any information as strictly confidential.

Further details about the personal data we collect and how it is processed or used depending on our relationship with you can be found in the above Privacy Notice.

How we collect personal data

We receive or collect personal data directly from your or your service provider’s in interactions with us, such as when you create a user account, sign up for our services, submit queries or engage with the services we provide. In addition to this, any personal data that you provide to us will constitute the collection of personal data for the purposes of this Supplement, as well as the above Privacy Notice.

Personal data may also be collected via our website, forms, phone calls, emails or through third-party providers with your consent or to the extent necessary to provide the services to you.

How we hold and protect personal data

We will only retain your personal data only so long as is necessary to provide our services, after which time we will destroy it, unless we:

• are required by law to retain it; or 
• are required to preserve it for the purposes of providing services to another customer; or 
• have agreed to a request by you or your service provider to preserve that personal information; or 
• have a legitimate purpose for retaining it.

We take all reasonable steps to protect all information we hold, including personal data.

Cookies and other similar technologies

We may use cookies and similar technologies (for simplicity reasons, hereinafter referred to as “Cookies”), when you use our websites, platforms, applications as well as other products and services.

Our Cookie Banner and consent management system show you a list of the Cookies we use, including their provider, purpose, description and other relevant information. In the default setting, only the essential Cookies are enabled. Via the consent management system, you can determine whether you allow the setting of additional Cookies or not. You can adjust your preferences at any time via the consent management system.

Further information about the ways that we may track your personal information including on social media (e.g., Facebook) can be found in the above Privacy Notice.

Disclosure to third parties

We may disclose your personal data to parties to fulfil the purposes described above, including to provide services to you or your service provider. Due to SoftwareOne’s international group structure, personal data will be disclosed to certain departments and persons on a need-to-know basis to process personal data so that we can provide our services. For all intragroup personal data access and transfers, we comply with the provisions of the Privacy Act.

Third party service providers contracted by SoftwareOne may also receive personal data to provide or facilitate the provision of our services. These include, service providers who support us with order fulfilment, payment / billing, customer service, finance, auditing, fraud detection, IT services, communication, hosting, logistics, email delivery, marketing, sales, data analysis, event management, training, surveys, printing, archive, advisory and consulting services.

We may disclose your personal data to further recipients, such as private as well as public entities and institutions, including law enforcement, data protection authorities, tax authorities, credit  agencies, debt collectors, banks, courts, hotels or other companies insofar as there is a legal basis for such disclosure.

Disclosure overseas

As we operate in a number of countries it is possible that your personal data may need to be transferred outside of Australia to countries in which we operate including the European Union, the United Kingdom and Switzerland, in order to provide our services. We will take reasonable steps to ensure that such recipients comply with the Privacy Act and maintain the confidentiality and security of your personal information.

Accessing or correcting personal data

You may contact us to access your personal data we hold about you and to request corrections if any details are inaccurate or incomplete. We may refuse to provide access you with to your personal data if:

• we are legally permitted to do so and consider it appropriate; or
• are required by law to deny the request.

Questions and complaints

If you have any requests, comments, queries or complaints in relation to your personal data, our handling of your personal data or how we handle personal data generally, please contact our information officer at data-protection.apac@softwareone.com.

We will respond to any requests or complaints within a reasonable period (usually 30 days).

If you disagree with our response or any decision that we make in respect of your personal data, including in respect of any complaint that you have made, you may refer your complaint to the Office of the Australian Information Commissioner by visiting www.oaic.gov.au, calling 1300 363 992 or by emailing enquiries@oaic.gov.au.

This Supplement applies where personal data is processed within New Zealand or where the Privacy Act 2020 (“Privacy Act”) is applicable. This Supplement shall be read together with the above Privacy Notice.

The type of personal data we use and what we do with that depends on the relationship we have with you. Therefore, some parts of this Supplement, as well as of the above Privacy Notice may not be relevant for you or more than one part of this Supplement, as well as of the above Privacy Notice may apply to you.

The meaning of the term “personal data” in this Supplement, as well as in the above Privacy Notice has the same meaning as set out in the Privacy Act.

This Supplement, as well as the above Privacy Notice may be replaced or supplemented in order to fulfil legal requirements, as well as to provide you with all necessary information on how we process your personal data.

Why we collect personal information

We collect personal data so that we can provide our services to you and your service provider, as well as reasonable associated purposes. These purposes include but are not limited to the following:

• communicate with you and your service provider, process requests and respond to requests; 
• process comments or posts; 
• register and send newsletters to you which you subscribe to; 
• marketing purposes;  
• registration, authentication and administration of user accounts; 
• license monitoring purposes; 
• provision of demo products and services as well as trials (also from third parties); 
• analysis purposes in order to improve our products and services; 
• tailor our website content and experience to your interests; 
• maintain the security of our websites, platforms, applications as well other products and services; 
• comply with legal and regulatory requirements and requests; and 
• establish, exercise and defend legal claims.

We may also collect your personal data for a purpose which is additional to the original purpose pursuant to which we originally received or collected the personal data.

You are not required to give us your personal data, however, if you choose not to we may be unable to provide, in whole or in part, our services to you and your service provider.

Further details about the personal data we collect and how it is processed or used depending on our relationship with you can be found in the above Privacy Notice.

Personal data we collect

The types of personal data we may receive or collect include the following:

• Name or alias; 
• Contact details (such as address, postal address, email and phone number); 
• Date of birth; 
• Sex, gender or gender identity; 
• Nationality or proof of residence (such as residence permits, work right permits or visa);
• Employment data (such as current employment, past employment or other work history); 
• Educational qualifications (such as degrees, accreditations, occupational permits or occupational licences); 
• Identification documents (such as passport, driver’s licence, identity card or other similar documentation); 
• Pictures (such as head shots); 
• Transaction and bank account details; 
• Any personal data that is inherently disclosed when you or your service provider communicate with us (such as metadata); and 
• Criminal history.

During the course of providing services to you or your service provider we may create information about you which constitutes personal data including things such as emails, letters or other internal records.

Further details about the personal data we collect and how it is processed or used depending on our relationship with you can be found in the above Privacy Notice.

How we collect personal data

We receive or collect personal data directly from your or your service provider’s in interactions with us, such as when you create a user account, sign up for our services, submit queries or engage with the services we provide. In addition to this, any personal data that you provide to us will constitute the collection of personal data for the purposes of this Supplement, as well as the above Privacy Notice.

Information which we create as a result of providing services to you or your service provider which constitutes personal data will also constitute the collection of personal data for the purposes of this Supplement, as well as the above Privacy Notice.

Personal data may also be collected via our website, forms, phone calls, emails or through third-party providers with your consent or to the extent necessary to provide the services to you.

How we hold and protect personal data

We will only retain your personal data only so long as is necessary to provide our services, after which time we will destroy it unless we:

• are required by law to retain it; or  
• are required to preserve it for the purposes of providing services to another customer; or 
• have agreed to a request by you or your service provider to preserve that personal data; or 
• have a legitimate purpose for retaining it.

We take all reasonable steps to protect all information we hold, including personal data.

Cookies and other similar technologies

We may use cookies and similar technologies (for simplicity reasons, hereinafter referred to as “Cookies”), when you use our websites, platforms, applications as well as other products and services.

Our Cookie Banner and consent management system show you a list of the Cookies we use, including their provider, purpose, description and other relevant information. In the default setting, only the essential Cookies are enabled. Via the consent management system, you can determine whether you allow the setting of additional Cookies or not. You can adjust your preferences at any time via the consent management system.

Further information about the ways that we may track your personal data including on social media (e.g., Facebook) can be found in the above Privacy Notice.

Disclosure to third parties

We may disclose your personal data to parties to fulfil the purposes described above including to provide services to you or your service provider. Due to SoftwareOne’s international group structure, personal data will be disclosed to certain departments and persons on a need-to-know basis to process personal data so that we can provide our services. For all intragroup data access and transfers, we comply with the provisions of the Privacy Act.

Third party service providers contracted by SoftwareOne may also receive personal data to provide or facilitate the provision of our services. These include, service providers who support us with order fulfilment, payment / billing, customer service, finance, auditing, fraud detection, IT services, communication, hosting, logistics, email delivery, marketing, sales, data analysis, event management, training, surveys, printing, archive, advisory and consulting services.

We may disclose your personal data to further recipients to the extent required to fulfil the purpose, such as private as well as public entities and institutions, including law enforcement, data protection authorities, tax authorities, credit  agencies, debt collectors, banks, courts, hotels or other companies insofar as there is a legal basis for such disclosure.

Disclosure overseas

As we operate in a number of countries it is possible that your personal data may need to be transferred outside of New Zealand to countries in which we operate including the European Union, the United Kingdom and Switzerland, in order to provide our services.  We will take reasonable steps to ensure that such recipients comply with the Privacy Act and maintain the confidentiality and security of your personal data.

Accessing or correcting personal data

You may contact us to access your personal data we hold about you and to request corrections if any details are inaccurate or incomplete. We may refuse to provide access you with to your personal data if:

• we are legally permitted to do so and consider it appropriate; or 
• are required by law to deny the request.

Questions and complaints

If you have any requests, comments, queries or complaints in relation to your personal data, our handling of your personal data or how we handle personal data generally, please contact our information officer at data-protection.apac@softwareone.com.

We will respond to any requests or complaints within a reasonable period (usually 30 days).

If you disagree with our response or any decision that we make in respect of your personal data including in respect of any complaint that you have made, you may refer your complaint to the Privacy Commissioner (Te Mana Matapono Matatapu) by visiting www.privacy.org.nz, calling 0800 803 909 or by emailing enquiries@privacy.org.nz.

Applicability

This Supplement forms an integral part of the above Privacy Notice and applies solely to Data Principals located in India.

This Supplement governs the processing of digital personal data by SoftwareOne in accordance with the Digital Personal Data Protection Act, 2023 ("DPDP Act") and the rules made thereunder ("DPDP Rules"), including:

• personal data collected in digital form within India; 
• personal data collected in non-digital form and subsequently digitized; and 
• processing of digital personal data carried out outside India in connection with the offering of goods or services to Data Principals within India, in accordance with Section 3 of the DPDP Act.

In the event of any inconsistency between this Supplement and the above Privacy Notice, the provisions of this Supplement shall prevail to the extent of such inconsistency for processing governed by Indian law.

Definitions

Unless otherwise defined herein, capitalized terms used in this Supplement shall have the meanings ascribed to them under the DPDP Act and the DPDP Rules.

For the purposes of this Supplement:

• "Board" means the Data Protection Board of India established under the DPDP Act; 
• "Data Principal" means the individual to whom the personal data relates and where such individual is 
• a child, includes the parents or lawful guardian of such child; or 
• a person with disability, includes her lawful guardian acting on her behalf.
• "SoftwareOne" means the relevant SoftwareOne entity acting as a Data Fiduciary in relation to the processing of personal data under Indian law.

Notice to Data Principals

Consent to the processing of personal data by SoftwareOne shall be obtained only upon the Data Principal’s acceptance of this Supplement and the above Privacy Notice.

Contact for Data Protection Requests

Any request for withdrawal of consent, request for access to information, correction, erasure, grievance or any other communication under the DPDP Act may be addressed to:

Designation / Department: Regional General Counsel
Email ID: data-protection.apac@softwareone.com

Alternately, the Data Principal may communicate his request at: Shweta.Sinha@softwareone.com.

Grievance Redressal Mechanism

SoftwareOne has established an effective grievance redressal mechanism to address grievances raised by Data Principals in relation to the processing of their personal data.

A Data Principal may submit a grievance by contacting the Grievance Officer at:

Name: Regional General Counsel 
Designation: Grievance Officer – India
Email ID: data-protection.apac@softwareone.com
Postal Address: 7th Floor, Tower 1A, International Tech Park, Near Sector 59, Behrampur, Gurugram, Haryana-122101.

SoftwareOne shall acknowledge the grievance and endeavor to resolve it within 30 days from the date of receipt.

A Data Principal shall exhaust the grievance redressal mechanism provided herein before approaching the Board, in accordance with Section 13 of the DPDP Act.

Nomination

A Data Principal may nominate one or more individuals to exercise her rights under the DPDP Act in the event of her death or incapacity.

Such nomination may be made by:

• submitting a request through the user account or digital interface made available by SoftwareOne; or
• submitting a written request to SoftwareOne using the contact details provided in this Supplement, along with such information and verification details as may be reasonably required by SoftwareOne.

Processing and Transfer of Personal Data Outside India

SoftwareOne may transfer personal data outside the territory of India only in accordance with:

• any restrictions notified by the Central Government on the transfer of personal data to specified countries or territories; and
• the conditions and safeguards specified by the Central Government through general or special orders.

Where such transfers occur, SoftwareOne shall ensure compliance with all applicable requirements under the DPDP Act, the DPDP Rules, and other applicable Indian laws.

Updates to this Supplement

This Supplement may be updated from time to time to reflect changes in applicable law, including amendments to the DPDP Act or the DPDP Rules, or guidance, directions or orders issued by the Government of India or the Data Protection Board of India. Material changes shall be notified to Data Principals through appropriate and reasonable means.

Children’s Personal Data

SoftwareOne does not knowingly process personal data of children, as defined under the DPDP Act.

Where processing of personal data of a child becomes necessary under applicable law, SoftwareOne shall ensure compliance with the requirements relating to verifiable parental consent and other safeguards prescribed under the DPDP Act and the DPDP Rules.

Additional DPDP-Specific Disclosures

Right to Withdraw Consent: Withdrawal of consent shall not affect the legality of processing carried out prior to such withdrawal.

Data Retention: SoftwareOne shall retain personal data only for such period as is necessary to fulfil the specified purpose or to comply with applicable law, after which such data shall be erased in accordance with the DPDP Act and the DPDP Rules.