Služba SharePoint Online si získala přízeň mnoha svých uživatelů díky plejádě možností, které nabízí pro spolupráci, zejména pak ve spojení s Microsoft Teams. Nezní tedy jako dobrý nápad postavit na této platformě také firemní intranet? Tento článek se zabývá tím, co vše je třeba vzít v úvahu při plánování a implementaci intranetu na platformě SharePoint v cloudové službě Microsoft 365.
Mezi zásadní aspekty při výběru správné intranetové platformy patří její použitelnost a s ní spojené uživatelské rozhraní. Systém pro správu obsahu (Content Management System, CMS), který je součástí služby SharePoint Online, umožňuje jednoduchou a zároveň flexibilní tvorbu a úpravy obsahu. A co víc, modulární sady snadno konfigurovatelných moderních součástí webu vám pomohou přidat na stránky s obsahem i potřebné funkce. Pokročilejší technické znalosti problematiky konfigurace a odpovídajících služeb jsou nutné pouze v případě složitějších požadavků, jako je například vytvoření vlastní vyhledávací stránky s dalšími součástmi webu (PnP Modern Search).
Stejně snadno lze do stránky integrovat knihovny a seznamy a bez problémů je začlenit do moderního prostředí intranetu. To znamená, že pro intranet je možné použít i dokumenty a strukturované informace bez vyžadování dalších rozhraní.
Dalším prvkem základní funkcionality je integrovaná funkce vyhledávání, která zjednodušuje proces vyhledávání informací, a to především ve větších intranetových strukturách.
Přes všechna tato pozitiva je stejně důležité poznamenat, že některé funkce nelze v SharePoint Online implementovat přímo, nebo je to možné jen v základní podobě. Následující část vysvětluje, které to jsou a jak lze i přesto splnit preferované požadavky.
Abyste pochopili, proč má služba SharePoint Online navzdory rozsáhlé funkčnosti svá omezení, musíte nahlédnout do zákulisí. Jako součást cloudové služby Microsoft 365 patří služba SharePoint Online do modelu Microsoft Evergreen, což znamená, že služby provozované v Microsoft cloudu jsou vždy aktuální. Mezi výhody tohoto systému patří, že aktualizace lze obvykle aplikovat bez přerušení provozu, což zaručuje bezpečnost a stabilitu.
Znamená to však také, že prostor pro navrhování přizpůsobených webů SharePoint Online bude nevyhnutelně omezen, protože jinak by nebylo možné zajistit kompatibilitu aktualizací. Z toho vyplývá, že návrhy lze přizpůsobit pouze v omezené míře nebo že by to přinejmenším vyžadovalo více než několik jednoduchých kroků konfigurace. Nicméně takové věci, jako je přizpůsobení barevného schématu, vložení loga nebo výběr z různých možností zobrazení, vám žádné potíže činit nebudou.
Kromě toho si SharePoint Online v cloudu Microsoft 365 občas jde vlastní cestou, pokud jde o poskytování standardních funkcí. Přinejmenším aktuální iterace moderních stránek postrádá – na první pohled – některé „typické“ funkce, s nimiž se obvykle můžete setkat ve známých systémech pro správu obsahu nebo na platformách sociálních sítí. Nejsou zde například žádné specifické šablony pro blogy nebo wiki.
Při bližším pohledu ale rychle zjistíte, že tyto scénáře lze obvykle velmi dobře modelovat v moderním prostředí webů v rámci služby SharePoint Online. Editor obsahu rozumí „odkazům na Wiki“ a přímo na stránkách s obsahem lze použít funkci komentářů s možností jejich povolení nebo zakázání.
Pokud vám to nestačí, Microsoft 365 vám dává k dispozici širokou škálu aplikačních služeb. K tomuto aspektu se ale vrátíme později.
Některé možnosti návrhu intranetu, s nimiž jste se mohli setkat v on-premise prostředí Microsoft SharePoint Serveru, mohou při přechodu na moderní verzi SharePoint Online chybět.
Typickým příkladem je funkce vyhledávání, která má v současném standardu omezenou konfigurovatelnost. Tento nedostatek lze však snadno odstranit pomocí webových součástí PnP Modern Search. Po přidání a povolení bezplatné aplikace je tyto webové části možné použít k návrhu funkce vyhledávání v rámci stránek na SharePointu nebo jako samostatný nástroj.
K zajištění požadovaných funkcí je možné použít i naprogramovaná řešení. To se provádí v rámci SharePoint Frameworku, který je ideální i pro modelování složitých implementací. Vývojáři mohou v rámci rozsáhlé komunity najít spoustu tipů a triků, díky nimž se seznámí s problematikou a naučí se přidávat smysluplná řešení, jež funkčnost služby SharePoint Online rozšíří.
Integrací dalších služeb z Microsoft 365 a Microsoft Azure lze realizovat celou řadu funkcí, které zdaleka přesahují rozsah aplikací SharePoint Online. Určitě stojí za to podívat se na množství dalších aplikací v cloudové službě Microsoft 365, zejména na funkce, které nejsou integrovány přímo ve službě SharePoint Online. Mezi jednoduché příklady patří i Microsoft Forms, tedy nástroj umožňující rychlý a snadný návrh dotazníků. Vyplněné dotazníky lze naprosto bez námahy integrovat do stránky SharePoint Online (pomocí součásti webu).
Další možností je využití platformy Microsoft Power Platform, jejíž formulářové aplikace a automatizované procesy umožňují realizovat složité implementace bez nutnosti programovat jakýkoli kód (nebo s naprogramováním jen velmi malé části kódu). Obsahově bohaté ovládací panely a sestavy, které lze vytvářet pomocí Power BI, oplývají dalšími možnostmi.
Zde uvedené příklady jsou pouze stručným náznakem mnoha různých způsobů, jak lze funkce intranetu založeného na službě SharePoint Online rozšířit pomocí integrace dalších cloudových služeb. A možnosti se neomezují pouze na cloudovou službu Microsoft 365. Závratnou škálu možností ještě rozšiřuje zahrnutí služeb z cloudu Microsoft Azure nebo využití řešení třetích stran. Sluší se však podotknout, že čerpání pouze služeb společnosti Microsoft může snížit nároky na vyjasnění licenčních a právních aspektů.
Microsoft usilovně a s naléhavostí pracuje na rozšíření platformy Microsoft 365. Neustále přibývají nové funkce a možnosti integrace, a to hlavně ve službě SharePoint Online. Stále však existuje spousta prostoru pro zlepšení, pokud jde o možnosti implementace, a správci intranetu nepochybně toužebně očekávají den, kdy budou konečně přidány konkrétní možnosti, které jim tolik chybí.
Jakákoli přesná předpověď toho, co přinese budoucnost, by ale vzhledem k velmi dynamickému vývoji cloudových služeb a především služby Microsoft 365 byla zbytečným úsilím. Přesto se v blízké budoucnosti očekává slibný vývoj, který výrazně zlepší rozmanitost funkcí a možností designu. Škála dostupných součástí webů, možnosti přizpůsobení designu webových stránek a poskytování rozhraní pro integraci dat – to vše představuje jen drobnou ukázku toho, jak se SharePoint Online jako platforma pro podporu obsahu v cloudu Microsoft 365 neustále vyvíjí.
Náš tým pro řízenízměnpři adopci vám pomůženaučit vaše na dálku pracující zaměstnance milovat nové technologie.
Náš tým pro řízenízměnpři adopci vám pomůženaučit vaše na dálku pracující zaměstnance milovat nové technologie.
