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Microsoft 365でイントラネットを計画・導入

Bernhard SchmidtSenior Consultant SharePoint / Microsoft 365

A pair of earphones on a white background.

SharePoint Onlineは、多くの方に支持されており、特に Microsoft Teams との連携など、コラボレーションのためのあらゆる機会を提供しています。会社のイントラネットもこのプラットフォームにマッピングするのは良いアイデアだと思いませんか? この記事では、Microsoft 365で SharePoint ベースのイントラネットを計画・導入する際に考慮すべき点をご紹介します。

豊富なデザインオプション

イントラネットのプラットフォームを選ぶ際に重要なのは、その使いやすさとユーザーインターフェースです。SharePoint Onlineに搭載されているCMS（Content Management System：コンテンツマネジメントシステム）は、シンプルかつ柔軟にコンテンツを作成・編集することができます。さらに、簡単に設定可能な最新のWeb パーツのモジュラーキットを使用することで、コンテンツページに必要な機能を追加することができます。構成の問題やマッチングサービスに関するより高度で技術的な理解は、追加の Web パーツ(PnP モダン検索)を使用してカスタム検索ページを作成するなど、より複雑な要件の場合にのみ必要となります。

Example of a homepage form the SharePoint Look Book

ライブラリやリストも同様に簡単にページに統合することができ、モダンエクスペリエンスなイントラネットにシームレスに適合します。つまり、追加のインターフェースを必要とせずに、ドキュメントや構造化された情報をイントラネットに利用することも可能なのです。

コア機能のもう一つの要素は、統合された検索機能であり、特に大規模なイントラネット構造において、情報を検索するプロセスを簡素化することができます。

このようなポジティブな側面がある一方で、SharePoint Onlineに直接実装できない、あるいは初歩的な形でしか実装できない機能があることにも注意が必要です。以下のセクションでは、それらがどのようなものであるか、また、どのようにして希望の要件を満たすことができるかを説明します。

落とし穴 - 何が有効で何が無効なのか?

充実した機能にもかかわらず、SharePoint Online に制限があることを理解するには、その舞台裏を見る必要があります。Microsoft 365 クラウドの一部である SharePoint Online は、Microsoft エバーグリーンモデルに属しており、Microsoft クラウド上で動作するサービスは常に最新の状態に保たれています。このシステムの利点は、通常、操作を中断することなくアップデートを適用できることであり、これによりセキュリティと安定性が保証されています。

これは、SharePoint Onlineサイトをカスタマイズして設計することができる範囲が制限されることを意味しています。そのため、デザインを変更できる範囲は限られており、少なくとも簡単な設定以上のことはできません。とはいえ、カラースキームのカスタマイズやロゴの統合、表示方法の選択などは、全く問題になりません。

それとは別に、Microsoft 365では、SharePoint Online が（標準）機能の提供に関して独自の道を歩むことがあります。少なくとも、モダンエクスペリエンス型サイトの現在の反復は、一見したところ、有名なコンテンツ管理システムやソーシャルネットワークプラットフォームで通常見られる「典型的な」機能のいくつかが欠けています。例えば、ブログやWikiのための特定のテンプレートはありません。

しかし、よく見てみると、これらのシナリオは通常、SharePoint Online 内のモダンエクスペリエンスサイトで非常にうまくモデル化できることがわかります。コンテンツエディタは「Wikiリンク」を理解し、有効/無効機能を備えたコメント機能をコンテンツページで直接使用することができます。

また、Microsoft 365 では、様々なアプリケーションサービスを利用することができますが、この点については後ほどご紹介します。

拡張機能オプション

オンプレミスの世界のMicrosoft SharePoint Serverにはあったイントラネットのデザインオプションのいくつかは、モダンエクスペリエンス版であるSharePoint Onlineに移行すると無くなることがあります。

その典型的な例が検索機能で、現在の標準では設定可能な項目が限られています。しかし、この欠点は、PnP モダン検索 Webパーツを使えば簡単に解決できます。無料アプリを追加して有効にすると、これらのWebパーツを使ってSharePointページ内の検索機能を設計したり、独立したツールとして使用することができます。

また、必要な機能を提供するためにプログラムされたソリューションを使用することも可能です。これは、複雑なユースケースをモデル化するのに適した SharePoint Framework で実現されています。また、開発者は、確立されたコミュニティで多くのヒントを見つけ、問題に精通し、SharePoint Onlineの機能を強化する有意義なソリューションを追加することができます。

スマートな組み合わせ

Microsoft 365 や Microsoft Azure の他のサービスを統合することで、SharePoint Online アプリケーションの範囲をはるかに超える様々な機能を実装することができます。特に、SharePoint Online に直接統合されていない機能については、Microsoft 365 クラウドの他の数多くのアプリケーションを見てみる価値があります。Microsoft Formsは、アンケートを素早く簡単に作成するためのツールの一例です。完成したフォームは、（埋め込みWebパーツを使って）手間をかけずにSharePoint Onlineのページに統合することができます。

もうひとつのオプションはMicrosoft Power Platformで、フォームベースのアプリケーションと自動化されたプロセスにより、複雑なユースケースを、コードを一切（またはほとんど）書かずに実装することができます。また、Power BIで作成されるコンテンツ豊富なダッシュボードやレポートは、さらなる可能性を秘めています。

ここで紹介した例は、SharePoint Online をベースとしたイントラネットに、さらにクラウドサービスを統合することで、機能を拡張することができる様々な方法を示したものに過ぎません。また、Microsoft 365 クラウドだけではなく、Microsoft Azure クラウドのサービスを含めたり、サードパーティのソリューションを利用したりすることで、その可能性は目まぐるしく広がります。しかし、Microsoft社のサービスを利用することで、ライセンスや法的な側面を明確にするための労力が軽減されることは言うまでもありません。

展望：未来にはどうなる？

Microsoftは、緊急の問題としてMicrosoft365プラットフォームの拡張に懸命に取り組んでいます。特にSharePointOnlineでは、新しい機能と統合オプションが常に追加されています。しかし、実装オプションに関してはまだまだ改善の余地があり、イントラネットの管理者は、自分たちが不足している特定のオプションがついに追加される日を待ち望んでいることでしょう。

しかし、クラウドサービス、特にMicrosoft 365の飛躍的な進化により、将来どうなるかを正確に予測することは無理です。それにもかかわらず、近い将来、さまざまな機能と設計オプションを大幅に改善する有望な開発が期待されています。利用可能なWebパーツの範囲、Webサイト設計のカスタマイズオプション、およびデータとサービスを統合するためのインターフェースの提供は、SharePointOnlineがMicrosoft365のコンテンツサポートのプラットフォームとして継続的に開発されている方法の代表的な例です。