Nový systém na správu podujatí a komunikácie pre Interact

Komplexný projekt s náročným termínom dodania

Spoločnosť SoftwareOne uspela vo výberovom konaní na dodávateľa nového riešenia na základe kombinácie vysokej kvality ponúkaných služieb a ceny riešenia. Počas samotného projektu sa konzultanti SoftwareOne museli vysporiadať s celým radom zásadných výziev:

• Celý projekt musel byť zrealizovaný v extrémne krátkom časovom horizonte šiestich mesiacov z dôvodu čerpania prostriedkov z európskych fondov. Štandardne by projekt podobného rozsahu vyžadoval minimálne rok.
• Výrazná komplexnosť požiadaviek bez detailnej dokumentácie na začiatku projektu. V rámci verejného výberového konania bola síce definovaná základná špecifikácia, no detailné procesné požiadavky bolo potrebné dopracovať až po začatí projektu. Celkovo boli počas projektu definované stovky rôznych procesov a workflow na správu podujatí, registrácií a komunikácie.
• Multi-tenantné prostredie, v ktorom majú používatelia z rôznych inštitúcií verejnej správy (ministerstiev, krajských úradov) svoje primárne identity v systémoch svojich organizácií, no zároveň potrebujú prístup do systému programu Interact. Bolo nevyhnutné zabezpečiť bezproblémovú integráciu s Microsoft 365 a Entra ID pri rešpektovaní bezpečnostných politík jednotlivých inštitúcií.

Projekt si celkovo vyžadoval vysokú mieru prispôsobenia využitej platformy Microsoft Power Platform, vrátane vývoja model-driven aplikácií, portálu Power Pages a nastavenia desiatok automatizácií v Power Automate. Všetky funkcionality museli byť navrhnuté s dôrazom na maximálnu používateľskú prívetivosť pre netechnických používateľov a zároveň museli spĺňať prísne bezpečnostné požiadavky.

Moderná platforma na správu podujatí a spoluprácu

Spoločnosť SoftwareOne vyvinula pre Interact komplexný systém na správu podujatí, postavený na Microsoft Power Platform. Back-end systému tvorí model-driven aplikácia, ktorá pokrýva kompletnú správu životného cyklu podujatí – od plánovania až po ich vyhodnotenie. Systém zahŕňa databázu miest konania s možnosťou správy hotelov a konferenčných priestorov, flexibilné riešenie registračných formulárov aj automatizovaný proces schvaľovania registrácií účastníkov.

Riešenie zároveň umožňuje spravovať špeciálne požiadavky účastníkov, ako sú diétne obmedzenia alebo požiadavky na bezbariérový prístup, a obsahuje sofistikovaný notifikačný systém s konfigurovateľnou e-mailovou komunikáciou v rôznych fázach podujatia. Dôležitou funkcionalitou je aj automatické generovanie dokumentov vrátane certifikátov a menoviek pre desiatky či stovky účastníkov akcií. Systém ďalej ponúka reporting a analytické nástroje na vyhodnotenie úspešnosti podujatí, vďaka čomu môžu organizátori priebežne zvyšovať kvalitu organizovaných akcií.

Používateľské rozhranie nového riešenia tvorí portál Power Pages, dostupný na adrese portal.interact.eu. Tento verejne prístupný web slúži na registráciu na podujatia a umožňuje používateľom spravovať svoje profily s osobnými údajmi a preferenciami. Systém obsahuje funkcie na cielenie komunikácie aj automatickú integráciu s Azure Active Directory. Rozhranie portálu je navrhnuté v responzívnom dizajne prispôsobenom moderným štandardom.

Na podporu spolupráce bol vytvorený systém komunít, ktorý rozlišuje verejné a privátne komunity s rôznymi úrovňami prístupu. Riešenie je integrované s Microsoft Teams na komunikáciu v reálnom čase a využíva SharePoint Spaces na zdieľanie dokumentov a informácií. Systém obsahuje aj automatizované procesy na spracovanie žiadostí o členstvo a správu oprávnení.

Fázy projektu

Prvým krokom projektu bolo presunutie účtov Interact do Microsoft 365. To znamenalo predovšetkým migráciu e-mailov a nasadenie nových kancelárskych aplikácií. Kľúčovou súčasťou bola implementácia riešenia na správu identít v multi-tenantnom prostredí, v ktorom používatelia z rôznych európskych inštitúcií získavajú prístup do tenantu Interact pri zachovaní svojich primárnych identít. Zásadnou výzvou bolo zabezpečiť súlad s bezpečnostnými politikami rôznych inštitúcií verejnej správy naprieč Európou.

Implementácia databázy kontaktov zahŕňala vytvorenie centralizovanej databázy viac ako 2 500 externých používateľov s automatickým vytváraním účtov v Entra ID. Táto databáza sa každým dňom rozrastá. Implementovaný systém umožňuje pokročilú segmentáciu používateľov, export dát a cielenie komunikačných kampaní na základe záujmov a preferencií používateľov. Databáza je plne integrovaná so systémom na správu podujatí, aby sa zabezpečila konzistentná správa kontaktov naprieč všetkými aktivitami programu.

V rámci projektu bolo pomocou Power Automate implementovaných niekoľko desiatok automatizácií. Tie zahŕňajú napríklad automatické odosielanie notifikácií v rôznych fázach životného cyklu podujatí, integráciu s Microsoft Forms na zber spätnej väzby aj automatické spracovanie dát z prieskumov do reportov.