Oversized and Underutilized

Экономия средств на инвестициях в Microsoft 365

Экономия средств на инвестициях в Microsoft 365

  • 08 сентября 2020
  • 6.5 минут на чтение

Начнем с описания ситуации. Ольга работает руководителем ИТ-отдела в крупной международной компании. Группа высшего руководства организации распорядилась о проверке расходов всех направлений бизнеса, включая информационные технологии, пытаясь добиться максимальной экономии. Желая внести свой вклад, Ольга собирает команду для проверки всех контрактов на ПО, которые предстоит продлить в этом году. Контракт на Microsoft Office365 входит в их число. Ольга обратила внимание, что каждому сотруднику, независимо от роли в организации, была предоставлена лицензия Microsoft E3. Это стало для Ольги моментом озарения. Ольга поинтересовалась, существует ли способ оптимизации расходов на Office365 при условии, что до этого использовался единый для всех подход.
У вас такие же проблемы? Приготовьтесь, эта статья написана для вас.

Как для международной корпорации, так и для малой или средней компании экономия затрат, несомненно, входит в число основных приоритетов. Согласно опросу, проведенному PwC в апреле 2020 г., 53% финансовых директоров рассматривают возможность сокращения расходов на информационные технологии. Однако для максимизации бизнес-результатов необходимо обеспечить оптимальное соотношение рисков и преимуществ такого сокращения расходов. Как и в случае Ольги, если в качестве пакета офисных приложений с абонентской оплатой ваша организация выбрала Microsoft Office 365, вам может быть доступна возможность сокращения расходов посредством точного профилирования базы пользователей для предоставления лицензионного плана, соответствующего их бизнес-задачам.
Office 365 — это запущенный в 2001 г. пакет офисных приложений Microsoft с абонентской оплатой по принципу SaaS (программа как услуга), который включает основные приложения в диапазоне от известного пакета Office (Word, Excel, PowerPoint) до облачного хранилища (OneDrive) и средств совместной работы (Teams). Понимая неприменимость единого для всех подхода, компания Microsoft разработала множество лицензионных планов с различной стоимостью в зависимости от количества приложений, охватываемых планом. Эта многоуровневая структура (от пакета E1 до пакета E5) позволяет организациям связывать профили сотрудников с соответствующим лицензионным пакетом для сокращения расходов.
Однако в реальности большинство организаций не выделяют достаточно времени и усилий на создание и поддержку таких профилей пользователей. Такое упущение приводит к потере средств. Согласно исследованию, проведенному CoreView, 44% лицензий Microsoft Office365 явно избыточны. Это почти половина всех инвестиций.
Давайте рассмотрим подробнее и применим методику Gartner для оценки долгосрочной эффективности предложения по сокращению расходов, представленного Ольгой.
• Потенциальные финансовые преимущества: стоимость пакета E3 составляет порядка 20 долл. США на одного пользователя в месяц, а стоимость пакета E1 составляет порядка 8 долл. США на одного пользователя в месяц. Например, если в организации работает 15 тысяч сотрудников и четырем тысячам из них достаточно пакета E1 вместо E3, ежегодная экономия составит 576 тыс. долл. США.
• Влияние на бизнес для организации Ольги невелико. На повседневную деятельность не будет оказано никакого влияния. Ольга может внедрить эти изменения при продлении контракта организации на Microsoft 365. Затем она может назначить новые лицензионные пакеты соответствующим пользователям.
• Требования относительно сроков: Ольга должна продлить лицензию в этом году. Может ли она реализовать экономию расходов в течение требуемого времени? Да, конечно. Ольга узнала, что есть инструмент, который отслеживает и измеряет использование Office365 в рамках Microsoft Tenant, что может существенно ей помочь. С помощью таких инструментов, как SoftwareONE’s PyraCloud, Ольга сможет получить данные, необходимые для создания профилей пользователей. Затем эти профили можно задействовать при продлении лицензии.
Степень организационного риска измеряется по способности сотрудников приспособиться к изменениям. В некоторых случаях работникам, непосредственно общающимся с клиентами или проводящим мало времени за компьютером, могут не требоваться все возможности лицензионного плана Office365 E1 или E3. Им может быть достаточно плана F1, который позволяет использовать только пакет Office через сеть. Такие изменения могут потребовать дополнительных усилий для обеспечения комфортной работы этих пользователей, но в целом организационный риск достаточно низок.
• Степень технического риска измеряется возможным возникновением задержек в работе организации, вызванных этим изменением. Ольга может провести изменение лицензионных планов на выходных, чтобы сотрудники смогли обычным образом войти в систему утром в понедельник.
• Требуемые инвестиции: требует ли инициатива Ольги крупных предварительных инвестиций до получения экономии? Нет, не требует. Единственной инвестицией, необходимой для достижения результатов, будет инструмент PyraCloud (или подобный), предоставляющий аналитические данные, требуемые для точного профилирования базы пользователей. Поэтому в примере с Ольгой инвестиции будут относительно малы по сравнению с потенциальной финансовой выгодой.

Через 6 месяцев выяснилось, что инициатива Ольги позволила ее организации сэкономить почти миллион долларов в год. Сэкономленные средства были вложены в мероприятия, направленные на цифровую трансформацию бизнеса, работу с большими данными и машинное обучение.
Таким образом, организации любых размеров могут сократить расходы на Office 365 в размере до 14 % посредством точного профилирования сотрудников. Обратитесь в компанию SoftwareONE, чтобы узнать, как наша проверенная и испытанная методология может помочь вашей организации.

Ознакомьтесь с возможностями PyraCloud 365 Analytics на практике

Посмотрите наше короткое 2-минутное видео о том, как PyraCloud 365 Analytics предоставляет аналитические данные, необходимые для улучшенного управления расходами и распределением лицензий на Microsoft 365.

  • PyraCloud

Прокомментировать статью

Напишите, пожалуйста, ваше мнение по поводу данной статьи!

Комментировать

Статьи по теме

SoftwareONE Acquired B-lay

SoftwareONE Brings B-lay Into the Fold

After the acquisition of B-lay we sat down with Darryl Sackett, SoftwareONE’s Global Director of SLM to discuss the recent acquisition.

How Insights Into Software Portfolio Drive Innovation and Cost Savings

How Insights Into Your Software Portfolio Drives Innovation and Cost Savings

Let's talk about the importance of software and cloud insights and cost savings for organizations.

Mike Fitzgerald on GorillaStack Acquisition

SoftwareONE’s Chief Innovation Officer talks more about their GorillaStack acquisition to accelerate Azure and AWS cloud management capabilities.