Adopt 365

Внедрение М365

Продуктивные изменения в компании с M365

Внедрение M365: Продуктивные изменения в компании с M365

В других статьях этой серии мы рассматривали формирование концепции внедрения Microsoft 365 (M365) и первоначальную работу с пользователями. Теперь мы обратим ваше внимание на повышение эффективности M365 внутри организации и на достижение устойчивого успеха стратегии его внедрения.

Успех запланированного развертывания в масштабах всей организации зависит от возможности эффективно применить продукт и удовлетворенности пользователей его использованием. Поэтому после формирования концепции и адаптации пользователей настает время для Повышения эффективности. Теперь вы сможете применить на практике знания, полученные из прошлых статей, и научиться организовывать механизм постоянных обновлений в компании. Продолжайте изучать дополнительную информацию о способах сохранения темпа оптимизации и достижении успеха в запуске M365.

Научитесь работать с возражениями пользователей

Для повышения эффективности необходимо отслеживать опыт использования продукта конечными пользователями с самого первого дня. Внедрение Microsoft 365 – это больше, чем просто изменение; это фундаментальное перестроение стиля работы организации, добиться которого не всегда просто. Прежде всего нужно отметить, что вы столкнетесь с возражениями. Изменения всегда сопровождает сопротивление.

Здесь важно отметить, что возражения и сопротивление – это данность. Сосредоточьтесь на выявлении причин, не избегайте его. Следующий шаг заключается в идентификации основных проблем, ведущих к сопротивлению пользователей. Некоторым может казаться, что у них просто нет времени, другие могут сомневаться в безопасности платформы или считать ее всего лишь еще одним инструментом. Вот почему так важно иметь надлежащую программу обучения, поскольку пользователи могут чувствовать недостаток поддержки или информации для нововведений. Другим компонентом является усиление влияния руководства. Руководство должно вдохновлять собственным примером, чтобы каждый сотрудник организации серьезно воспринимал внедрение.

А если сопротивление сотрудников не связано ни с одной из этих причин, рассмотрите возможность ситуации, что пользователи просто пока еще не готовы к изменениям. Любые нововведения воспринимаются сложно, потому что вы, по сути, просите сотрудников изменить их стиль работы. Будьте терпеливы, готовьтесь к несогласию и применяйте техники управления сопротивлением. Эти техники могут быть простыми и заключаться в выражении индивидуального участия в проблемах коллег. Для удаленных сотрудников может потребоваться планирование регулярной связи с руководителями отделов для обсуждения проблем. Затем найдите способы избавиться от барьеров, вселить оптимизм и продемонстрировать реальные преимущества изменений. Будет здорово, если ваши сотрудники почувствуют, что над решением их проблем действительно ведется работа.

Как это применить с точки зрения практических шагов? Ниже приведен список наиболее действенных методов стимулирования заинтересованности во внедрении Microsoft 365:

  1. Сформулируйте концепцию эффективного использования Microsoft 365.
  2. Добейтесь поддержки старших руководителей, попросите их поощрять использование Microsoft 365.
  3. Разработайте качественную программу обучения для конечных пользователей, поскольку Microsoft 365 представляет собой большую и сложную платформу.
  4. Повышайте информированность сотрудников посредством электронной почты, статей на внутреннем портале организации, анонсов на очных совещаниях.
  5. Разработайте план подготовки лидеров команд, чтобы настроить их на позитивные ожидания и разъяснить причины изменений.

Использование измерений и отчетов

Теперь, когда мы знаем, что поддержка конечных пользователей в процессе внедрения M365 начинается со способности прислушиваться к их проблемам, настало время перейти к использованию аналитики и отчетов.

Организуйте опрос для выявления удовлетворенности, чтобы получить обратную связь. Это позволит определить сильные и слабые стороны процесса внедрения, а также выявит следующие необходимые практические шаги. Такие опросы можно распространять перед самым запуском для определения базовых знаний конечных пользователей, в середине запуска для внесения правок и создания новых учебных материалов, а также после запуска для повторной оценки удовлетворенности продуктом.

Обязательно используйте обширный набор отчетов о работе пользователей и средств отслеживания Microsoft. Анализ процесса внедрения в организации позволяет лучше понять, какие области процесса потребляют больше всего ресурсов. Важно помнить, что высокое потребление ресурсов не всегда равносильно эффективному внедрению. Используйте отчеты для сравнения измерений с критериями успеха и поиска областей для оптимизации.

Стимулирование постоянного вовлечения

Факт остается фактом - внедрение требует значительных временных затрат. Одним из лучших способов улучшения процесса внедрения M365 является стимулирование постоянного вовлечения. Раз в одну или две недели распространяйте по электронной почте советы и рекомендации, чтобы информировать пользователей о функциональных возможностях, о которых они могли ранее не слышать. Чем более индивидуальными и простыми для пользователя будут эти сообщения, тем выше будет их эффективность. Также с помощью таких сообщений по электронной почте можно делиться историями успеха, продвигать мероприятия для вовлечения , чтобы еще раз отметить, как использование M365 оптимизирует выполнение различной работы.

Кроме того, не забывайте всегда поддерживать связь с лидерами проекта внедрения. Создайте группу в Yammer или канал в Teams для общения с ними. Таким способом легко можно получать обратную связь, обсуждать успехи и новые функции, а также определять оптимальные методики работы в организации. Не забывайте, что ваши лидеры работают в том числе для поддержания темпа процесса внедрения, поэтому вы всегда должны поддерживать с ними связь.

Для стимулирования постоянного вовлечения попробуйте использовать проверенные и надежные стратегии. Вознаграждайте пользователей, изменивших привычный стиль своей работы, предоставляйте примеры успешного использования продукта и обеспечивайте возможность обучения на постоянной основе. На самом деле, всегда есть чему учиться! Продолжая вовлекать сотрудников, вы сможете определять новых лидеров трансформации. Отмечайте их и просите поддержать инициативы по распространению информации о преимуществах M365.

SoftwareONE может предоставить необходимую поддержку

Эффективное использование Microsoft 365 начинается с качественного внедрения. Когда вся команда будет понимать возможности Microsoft 365 для повышения эффективности удаленной и совместной работы, рост производительности труда не заставит себя ждать. Однако многие организации испытывают затруднения с новыми каналами связи, которые могут помочь с адаптацией удаленных пользователей в режиме онлайн.

В компании SoftwareONE мы используем концепцию рабочего места будущего. Мы фокусируемся на поддержке заказчиков в вопросах максимизации эффективности и производительности сотрудников посредством внедрения современных технологий. Мы понимаем, что неудачи в цифровой трансформации непосредственно выражаются в устаревании компании и падении ее прибыли. Мы понимаем, что многие компании из-за нехватки ИТ-ресурсов не успевают за цифровой трансформацией. Поэтому мы создали 365Simple, чтобы оказать заказчикам помощь во внедрении и настройке Microsoft 365, что позволяет максимально быстро получить выгоду от проекта. Мы также предоставляем расширенную техническую поддержку с выделенным менеджером для каждого клиента, который будет готов ответить на ваши вопросы и оказать помощь при инцидентах в режиме 24/7. Самое важное - мы оказываем консультативную помощь и после внедрения: анализируем использование M365 внутри компании и выявляем области для оптимизации, сокращения расходов и повышения эффективности

 

  • Office, Microsoft 365

Прокомментировать статью

Напишите, пожалуйста, ваше мнение по поводу данной статьи!

Комментировать

Автор

Команда редакции блога

Трендовые скауты

ИТ-тренды и актуальные новинки

Статьи по теме

6 Enterprise Email Security Risks

6 рисков для безопасности корпоративной электронной почты

Использование сотрудниками электронной почты подвержено большими рисками. Прочтите этот пост, чтобы понять, что это за риски и как от них защититься.

Building a Legacy Application Modernization Strategy
  • 25 мая 2021
  • Цифровая трансформация, application services
  • Application Modernization, Legacy, Automation, Frictionless App Delivery

Разработка стратегии модернизации унаследованных приложений

Необходимость идти в ногу со временем заставляет организаций по всему миру задаваться вопросом, как лучше всего действовать. Первый шаг, который вам нужно сделать, — разработать стратегию модернизации приложений. Давайте узнаем, что это…

New Features to Boost Your Collaboration in Microsoft Teams

Новые возможности Microsoft Teams, которые вы могли пропустить

Microsoft Teams стала самой популярной платформой для удаленной работы. Узнайте о самых интересных новых функциях Teams, которые можно использовать уже сейчас!