Adopt 365: How to Train Your Microsoft 365 User Champions

Внедрение M365

Как подготовить сотрудников к работе с M365?

Внедрение M365, ч.2: Как подготовить сотрудников к работе с M365?

В предыдущей части нашей серии статей мы рассмотрели подходы к Формированию концепции при внедрении Microsoft 365. Теперь, когда вы знаете, как создать план, собрать команду, сформулировать бизнес-стратегию и определить общую готовность организации к внедрению Microsoft 365 (M365), вы должны ознакомиться со следующим шагом: подготовка сотрудников.

В этой статье мы расскажем вам, как работать с основными заинтересованными лицами над созданием учебной программы и запуском плана внедрения M365. Как правило, первые шаги заключаются в подготовке среды, запуске ПО для первых пользователей и корректировке плана на основе обратной связи с ними. Давайте узнаем, как можно обучить сотрудников и найти настоящих лидеров Microsoft 365.

Подготовка информационной среды

Успешная адаптация сотрудников начинается с обеспечения технической готовности среды для развертывания. Потенциальное наличие технических проблем является наиболее пугающим фактором для конечного пользователя, так как они обычно находятся вне сферы его контроля. Поэтому до привлечения сотрудников критически важно проверить программное обеспечение перед его развертыванием и узнать, как оно влияет на среду.

Обращайте внимание на стабильность информационной среды и на любые непосредственные изменения в результате тестирования. Когда вы узнаете, как сотрудники связаны с рабочей средой, например, какое программное обеспечение и устройства они используют, у вас будет больше понимания о потребностях будущих пользователей, а также о порядке использования M365. Суть заключается в сборе информации, необходимой для реализации политик и процедур, которые ранее могли не использоваться.

Здесь наиболее важным аспектом является готовность службы поддержки к внедрению такого масштаба. Количество вызовов и обращений в службу поддержки наверняка вырастет, и ваша команда должна быть к этому готова. Когда команда службы поддержки начнет процесс подготовки среды перед запуском, вы сможете ознакомить их с процессом организации работы в Microsoft 365 и поможете им понять, чего им следует ожидать при обращении пользователей.

Ключевая роль вовлечения конечных пользователей

Следующим шагом является работа над вовлечением конечных пользователей. Вы должны информировать их о внедрении и делать это постоянно . Используйте различные тактики, включая те, которые вы могли применять ранее, например сообщения во внутренних социальных каналах и группах распространения. При этом обязательно обращайте внимание на тех, кто воспринимает внедрение с энтузиазмом и готовы к изменениям. Это участники вашей организации, которые могут стать отличными кандидатами на роль лидеров.

Либо попробуйте воспользоваться методами, которые не применяли ранее, например провести специальные мероприятия по привлечению пользователей. Помните о поддержке руководства, которую мы обсуждали на первом этапе? Привлеките руководителей, чтобы они помогли ознакомить конечных пользователей с ходом запуска. Проводите корпоративные мероприятия и встречи на новой платформе, используйте убедительные истории успеха или подготовьте информационные рассылки.

Другой способ распространения информации о коммерческой ценности внедрения M365 - использование сценариев. Создавайте сценарии, классифицируйте их по приоритету, планируйте и реализовывайте – так вы сможете измерить успех программы и поделиться результатами. Вы сможете сообщить о достижениях и использовать результаты в качестве основы при внедрении.

Если вы построите свою стратегию вовлечения вокруг вопроса «Что мне это дает?», то сможете удовлетворить потребности своей организации. В конце концов, именно этот вопрос будут задавать ваши сотрудники. Если представить это изменение как большой вклад в успех организации, пользователи смогут поверить, что M365 окажет существенное влияние на них и их команду. Частое проведение учебных мероприятий и наличие открытого доступа к разнообразным учебным ресурсам значительно повысят вероятность бесперебойного внедрения.

Учет передовых практик обучения

При создании учебной программы обратите внимание на инструменты для повышения производительности, которые уже работают в организации. Если в настоящее время пользователи работают в более старой версии, например в Office 2010, то для их обучения может потребоваться больше времени. Вспомните, как прошло предыдущее внедрение офисных инструментов и используйте этот опыт для передачи информации о новой стратегии. Не забывайте, что нет нужды изобретать велосипед – используйте то, что уже работает.

Далее хорошо изучите технические навыки пользователей. Некоторые из них могут быть лучше подготовлены к применению новой системы, поэтому удостоверьтесь, что можете определить тех, кто нуждается в дополнительной поддержке. Кроме того, чтобы не вводить сотрудников в замешательство, будьте в курсе других нововведений в организации. Необходимо удостовериться, что запланированный вами запуск M365 рассматривается совершенно обособленно от остальных процессов.

И наконец, используйте обратную связь от пользователей. Постоянно получая информацию от своих команд, вы будете знать, как именно они предпочитают обучаться. Нужно ли будет перейти к более индивидуальному обучению или сотрудники выразят предпочтение использовать корпоративные сервисы для общего обучения — делайте то, что необходимо в конкретной ситуации, чтобы внедрение шло согласно установленному плану.

Определение лидеров и корректирование плана внедрения Microsoft 365

Чтобы лучше понимать, какие части плана работают, а какие нет, разработайте стратегию обучения так, чтобы она масштабировалась по мере запуска. Начните с лидеров Microsoft 365. Лидеры Microsoft 365 могут занимать любую должность в организации. Они должны быть мотивированы и компетентны, но при этом не быть экспертами по M365. Лидеры должны в течение всего процесса внедрения быть на связи, чтобы быть первыми, к кому вы обратитесь за статусом работы. Это ядро команды поможет вовлекать, побуждать и вдохновлять остальных сотрудников организации.

Затем потребуется сфокусироваться на подготовке информационно-технологического обеспечения. Проведите курс администрирования ресурсов ИТ и удостоверьтесь, что ваша команда прошла формальную аттестацию. Это повысит уверенность сотрудников отдела ИТ в собственных силах и в целесообразности запуска.

Когда ваша команда ИТ почувствует себя уверенно с точки зрения компетенций, создайте бизнес-группы, чтобы начать аудиторные занятия, дистанционное обучение в режиме онлайн и/или в режиме самостоятельного изучения предоставленных материалов, а также собирайте команду для коротких обсуждений. Находятся ли ваши сотрудники в офисе или работают из дома — вам потребуется обеспечить их постоянное участие. Благодаря постоянному предоставлению рекомендаций, а также организации обучающих семинаров, запуск будет всегда в информационном поле сотрудников организации. Не забывайте и в этой части процесса задействовать лидеров. Они будут вашим голосом внутри организации.

Проведение пилотного запуска для первых пользователей

Теперь, после изучения передовых способов обучения и вовлечения конечных пользователей, а также составления плана корректировки, у вас есть все знания для успешного пилотного запуска для первых пользователей. Данный пилот поможет предоставить организации необходимую информацию, и, по сути, представляет собой тестовый запуск. Это означает, что вы сможете выявить ошибки и собрать обратную связь,.

Проведение тестирования с участием первых пользователей позволяет корректировать процесс передачи сообщений, обучение и поддержку в ходе внедрения. А как же лидеры, о выявлении которых мы говорили? Изучите опыт первых пользователей. Они станут отличными кандидатами на роль лидеров, так как будут тестировать M365 раньше всех и смогут помочь руководить процессом.

А если вам потребуется поддержка, не стесняйтесь обращаться к нам! Мы в SoftwareONE осознаем важность эффективного процесса работы с сотрудниками. Наше решение 365Simple разработано для ускорения процесса адаптации, чтобы ваша организация быстрее могла начать использовать все преимущества Microsoft 365.

Прокомментировать статью

Напишите, пожалуйста, ваше мнение по поводу данной статьи!

Комментировать

Автор

Команда редакции блога

Трендовые скауты

ИТ-тренды и актуальные новинки

Статьи по теме