Adopt 365

Внедрение М365

Как построить план развития M365 в компании

Adopt 365: Как построить план развития M365 в компании

Будь то первое знакомство с Microsoft 365 (M365) или развертывание новых компонентов – внедрение новых технологий требует изменений. Эффективное использование нескольких интегрированных технологий пакета продуктов Microsoft 365 заключает в себе гораздо больше простого обучения использованию нового приложения. От ваших сотрудников потребуется переход на новый стиль работы. Готовы ли вы взяться за дело надлежащим образом? На помощь вам мы подготовили серию из 3 статей, посвященных процедуре «внедрения 365». Сегодня начнем с первой части: «Формирование концепции».


Подготовка перспектив развития означает, что необходимо спланировать оптимизированную стратегию внедрения на основе потребностей компании. Внедрения настолько масштабного продукта – нелегкая задача, особенно когда многие сотрудники работают удаленно. Положительная сторона в том, что компания Microsoft предоставляет концепцию внедрения, которая упрощает прохождение этого процесса, а мы в SoftwareONE всегда готовы поддержать вашу стратегию. Рассмотрим более подробно доступные организациям возможности планирования стимулирования внедрения M365.

Выбор правильного подхода

Подход к внедрению может серьезно отразиться на результатах. Для надлежащего стимулирования внедрения Microsoft 365 призыв к изменениям должен исходить от руководства, а не только от отдела ИТ. Затем необходимо мобилизовать всю организацию.
Привлечение каждого сотрудника – не самая простая задача. В конечном счете, запуск новой технологии, такой как Microsoft 365 – это не просто переход на новую технологию. Самым важным фактором в успешном управлении изменениями является поддержка высшего руководства. Более того, мы обнаружили, что 71 процент организаций, в которых генеральный директор принимал заметное участие во всех этапах изменения, сообщили об исключительных успехах.
Во-вторых, необходимо параллельно развивать техническую готовность и готовность пользователей. Ответственные за переход должны планировать, регулировать и развертывать обе задачи одновременно. Готовность пользователей в основном зависит от вашей способности прислушиваться к ним и предоставлении им возможности принять нововведения, поэтому удостоверьтесь в доступности соответствующих каналов связи с удаленными сотрудниками.

Определение правильных шагов

Чтобы приступить к стимулированию внедрения M365, организации необходимо предпринять четыре шага. Рассмотрим их подробнее, чтобы вы узнали, как эффективно влиять на проект изменения.

  1. Определение концепции. Приступая к процессу, попробуйте представить ход его выполнения с начала и до момента его завершения. Какие материальные и человеческие ресурсы вам потребуются для подбора нужной команды?
  2. Получение поддержки руководства. Поддержка со стороны руководителя демонстрирует всей организации, что это не просто еще одно обновление, реализуемое отделом ИТ. Если внедрение поддерживается высшим руководством, отношение сотрудников будет более серьезным.
  3. Создание альянса изменения. Альянс изменения – это группа руководителей, которые помогают организации посредством сообщений и действий, обеспечивающих формирование нового стиля работы в соответствующих подразделениях. Альянс изменения может получать от сертифицированного менеджера изменений или руководителя инструкции, задающие тон выполняемым действиям и передаваемым сообщениям.
  4. Обучение конечных пользователей. Люди подобны воде: мы всегда находим путь с наименьшим сопротивлением, что зачастую означает возврат к использованию электронной почты, поскольку это просто. Помогите сотрудникам повысить производительность и освоить другие способы обучения, внедряя аудио- и видеосервисы, доступные в таких приложениях, как Microsoft Teams.
  5. Повышение осведомленности. Если люди смогут увидеть вклад Microsoft 365 в ваши победы и достижения, инициатива будет более успешной. Распространяйте бесплатные ресурсы, листовки и шаблоны, чтобы объяснить, как использование Microsoft 365 помогло в достижении ваших целей.

     

Пошаговое выполнение процесса

Компания Microsoft разработала Концепцию внедрения, которая представляет собой простой процесс с соблюдением четырех шагов, описанных выше. Эта концепция разбита на простые шаги, состоящие из трех этапов:

  1. Формирование концепции
  2. Работа с сотрудниками
  3. Повышение эффективности

Первый этап состоит в формировании плана внедрения. Это включает сбор команды и работа с ней по виртуальным каналам связи, например, Microsoft Teams, и формирование стратегии с последующим определением готовности команды. В концепции внедрения рекомендуется сбор разноплановой команды, включающей следующие роли:

  1. Кураторы проекта. Это могут быть влиятельные руководители, которые на собственном примере показывают правильное отношение к проводящийся работе и активно продвигают процесс внедрения.
  2. Ответственные за успех. Эти участники команды могут быть сотрудниками любого подразделения, но обычно являются специалистами по информационным технологиям или кадрам. Они играют важную роль в стратегии совместной работы и являются влиятельными лидерами, которые действительно понимают важность совместной работы. Они должны предлагать идеи по улучшению совместной работы и разбираться в технических вопросах.
  3. Первые пользователи. Эти участники команды станут вашими сторонниками на более позднем этапе после расширенного запуска. Выберите сотрудников организации, которые склонны к внедрению новых технологий и готовы испытать M365.
  4. Лидеры. Те, кто будут в основании успешного управления изменениями. Они информируют сотрудников и обеспечивают обратную связь. Ваши лидеры будут поддерживать весь процесс, предоставляя вам и конечным пользователям полезные соображения.
  5.  Будьте готовы к сопротивлению. Планирование на случай сопротивления изменениям позволит вашему альянсу изменения разработать конкретные действенные шаги для понимания сопротивляющихся сотрудников и разрешения проблемных вопросов. Это могут быть как позитивные, так и негативные шаги, которые могут быть предприняты для управления сопротивлением. Эти планы должны отвечать особенностям и культуре вашей организации, а также предрасположенности сотрудников к изменениям.

Переход к следующему этапу

Хотя разработка плана внедрения M365 может казаться утомительной, именно это позволит вашей организации получить опыт реальных преобразований. Надежный и правильно проработанный процесс поможет пройти следующие два этапа стратегии внедрения и добиться успеха в будущем. Собрав команду и получив поддержку руководства, вы должны быть готовы перейти к включению первых пользователей и запуску плана предварительного внедрения.

Прокомментировать статью

Напишите, пожалуйста, ваше мнение по поводу данной статьи!

Комментировать

Автор

Команда редакции блога

Трендовые скауты

ИТ-тренды и актуальные новинки

Статьи по теме

New Features to Boost Your Collaboration in Microsoft Teams

Новые возможности Microsoft Teams, которые вы могли пропустить

Microsoft Teams стала самой популярной платформой для удаленной работы. Узнайте о самых интересных новых функциях Teams, которые можно использовать уже сейчас!

Budget Take a Hit? 5 Ways to Optimize Your Spend

Ограничен бюджет? 5 советов по оптимизации расходов

В наше кризисное время ИТ-специалистам по всему миру необходимо активизировать цифровую трансформацию и при этом учитывать ограниченный бюджет. Узнайте как оптимизировать расходы в статье SoftwareONE!

5 Tips to Engage Your Audience in Presentations

5 советов для удаленной презентации

В онлайн-встречах вы не только боритесь за внимание аудитории, но и упускаете их невербальные подсказки. Вот 5 советов, как с этим бороться.