Estudo de caso SoftwareOne

Sapore substitui Google Suite por Microsoft 365

O mês de março de 2020 foi marcado pela correria das empresas em implantar o home office em regime de quarentena. Graças ao bem-sucedido projeto de Transformação Digital da Sapore, primeira multinacional genuinamente brasileira de restaurante corporativo, a sua equipe de 380 colaboradores de back office, localizados no Brasil, México e Colômbia, mantiveram alta produtividade, mesmo trabalhando em regime remoto. A empresa contratou 2.600 licenças da suíte Microsoft Office 365, porém, muitos dos funcionários são profissionais que ficam alocados nos restaurantes ativos em hospitais, na linha de frente do combate à Covid-19.

Fundada em 1992 por Daniel Mendez e com um faturamento de R$ 1,9 bilhão em 2019, a Sapore trabalha nos mercados corporativo, eventos e escolas; e serve 1,3 milhão de refeições por dia para redes hospitalares do País. Dentro dos planos de Transformação Digital, a substituição do Google Suite pelo Microsoft 365 assegurou a troca de 17 mil mensagens e 200 reuniões por dia, sem interrupção.

A marca Sapore lançou um modelo de negócios baseado em técnicas de gestão inovadoras, tendo uma crescente preocupação com a qualidade final oferecida e a experiência nos restaurantes que administra. Sua base de clientes é bem exigente e pelo modelo de negócio envolver informações de funcionários em outras empresas, viu na adoção do Microsoft 365 mais um grande benefício:

Cliente: Sapore
Indústria: Outros
Serviços: Microsoft Office 365
País: Brasil

As soluções inteligentes de conformidade e gerenciamento de riscos da Microsoft ajudam a organização a avaliar os riscos, governar e proteger dados confidenciais e responder aos requisitos regulatórios. Esta era uma das nossas preocupações, pois atualmente, até para fecharmos contratos, os clientes exigem estarmos em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

Rafael Tobara
Diretor de tecnologia da Sapore

Neste projeto a migração tecnológica de Google para Microsoft foi tranquila, sem ocorrência de problemas. Grande parte dos nossos colaboradores sempre preferiu usar as ferramentas Office da Microsoft e, por este motivo, realizamos a troca em pouco mais de um mês, atingindo 100% de adoção da plataforma.

– conta Tobara.

Bruno Tenes, Business Development Manager da SoftwareOne, explica que –

Em projetos desta natureza, o fator chave do sucesso está concentrado na adoção das novas plataformas. Na Sapore tivemos uma outra conquista, conseguimos reduzir o tempo abaixo do prazo estimado inicialmente por conta do comprometimento de todos. Mas o melhor, foi o aumento de produtividade considerando o potencial de trabalho em equipe.

O aumento de colaboração do Microsoft 365, por se tratar de uma plataforma totalmente integrada com comunicação, gestão e produtividade, aliado a uma redução no custo de aquisição de licenças de uso de outras ferramentas, trouxe benefícios mensuráveis e alguns intangíveis ao negócio. Para os colaboradores portadores de deficiências, por exemplo, os recursos de acessibilidade nativos da plataforma, promoveram a integração do grupo nas videoconferências semanais de forma mais fluída, valorizando os esforços da Sapore em temas de inclusão digital.

Migração em duas ondas gera trabalho colaborativo

A primeira onda de migração para o Microsoft 365 foi implementada no Brasil sem surpresas. Em seguida, a segunda onda cobriu o México e a Colômbia. Ao todo, o projeto incluiu 3 mil licenças. O sucesso da implantação do projeto permitiu disponibilizar um trabalho colaborativo, inclusive com tradução simultânea em espanhol.

Na visão de Tobara, esta melhoria foi sentida principalmente nas reuniões quinzenais que envolvem cerca de 1.500 profissionais conectados com líderes e a diretoria na América Latina.

Antes da migração, a gente contratava uma empresa que terceirizava o serviço com uma plataforma proprietária para todo mundo se conectar. Sem dúvida, tratava-se de um custo adicional que se tornou desnecessário. A comunicação hoje é fácil e espontânea.

A comunicação mais ágil aproximou as pessoas no cotidiano. Os 17 mil colaboradores da Sapore praticam, descobrem e modificam várias coisas todos os dias. Assim como sentem a necessidade de compartilhar esses fatos, também gostam de conhecer, em contrapartida, o que acontece nos demais restaurantes. Tudo agora é imediato e diário. Temas como saúde, produtividade e outras ocorrências exigem uma agilidade grande. Com o Microsoft Teams, as lições aprendidas são disseminadas de forma rápida.

Tobara antecipa ainda que está em vias de ser implementado um projeto que vai integrar o ramal do colaborador com o MS Teams. Em sua lista de aplicativos de produtividade da Microsoft utilizados no dia a dia da Sapore, ele ainda adicionou o Outlook, Yammer, SharePoint, Power Apps e o PowerBI.

Segurança e gestão, dois pontos críticos no período da pandemia, foram completamente endereçados pelo Microsoft 365.

Assim como para outras empresas, o regime remoto, que era uma exceção, virou a regra. E claro, nos preocupou. Porém a tecnologia e o suporte embarcado no projeto nos livraram de preocupações durante a migração, ao mesmo tempo que nos proporcionaram uma grata satisfação em termos de resultados de produtividade.

– Rafael Tobara, Diretor de tecnologia da Sapore