Pessoas e empresas no mundo todo usam gratuitamente os aplicativos do Google, como Drive e Gmail. No entanto, existem cenários nos quais é preciso obter não somente armazenamento adicional, mas também um nível maior de integração, organização e colaboração. É justamente em meio a esse contexto que surge o Google Workspace.
Neste artigo, vamos explicar por que em algumas situações é melhor optar pelo Google Workspace do que pelos aplicativos separados do Google. Falaremos também sobre as vantagens de usar essa solução e como fazer a migração para a plataforma. Continue a leitura até o final!
O que é o Google Workspace?
Com o nome antigo de G Suíte, o Google Workspace é uma solução composta por diversos aplicativos, muitos deles conhecidos do público. Mudou-se no nome visando dizer às pessoas que o Google oferece uma plataforma completa de trabalho colaborativo, indo além de uma suíte de aplicativos.
A proposta é trazer uma experiência melhor de uso, tanto para empresas dos mais variados tamanhos como para os profissionais liberais, por exemplo. Em outras palavras, o Google Workspace é um pacote corporativo, que propicia o trabalho não só em computadores do escritório, mas também em dispositivos móveis.
Como o Google Workspace funciona?
Qual empresa não deseja ter processos mais ágeis, de modo a economizar tempo e custos? A proposta do Google Workspace é justamente esta, sendo que o trabalho da equipe também ocorre de forma dinâmica e prática. Os profissionais têm acesso a uma solução na nuvem, de modo a substituir várias outras ferramentas tradicionais de escritório.
Na prática, é possível a empresa acessar as funcionalidades do Google Workspace somente pelo navegador, sendo que um dos custos que podem ser reduzidos é o referente às licenças de software. Isso porque a solução tem ferramentas equivalentes para o trabalho, a destacar:
- Google Slides, para apresentações;
- Google Sheets, para planilhas;
- Google Docs, para documentos de texto;
- Google Forms, para a criação de formulários.
O Workspace tem também o Google Agenda, que ajuda muito na hora de traçar metas e estabelecer compromissos corporativos, por exemplo. Podemos ainda mencionar o serviço de e-mail, que permite a personalização do domínio, pois caso a empresa queira, ela pode mudar o domínio do endereço de "@gmail.com" para "@nome-da-empresa.com".
Quais são os recursos do Google Workspace?
Falamos há pouco sobre alguns aplicativos que estão presentes tanto no Workspace como de forma gratuita e avulsa para usuários em geral. No entanto, o leque de recursos da solução vai muito além disso, sendo que outra funcionalidade importante é a criação de sites.
O Google Workspace possibilita criar páginas simples, somente com recursos de arrastar e soltar. O intuito é possibilitar às empresas veicular esse site internamente, ou ainda, pode ser uma alternativa ao slide, servindo como meio de apresentação do negócio a futuros parceiros.
Podemos ainda destacar outros recursos do Workspace, como:
- Keep: útil na criação de listas compartilháveis e notas entre os membros da equipe;
- Currents: corresponde a um fórum de discussão, que pode ser adotado na empresa para o compartilhamento de feedbacks e opiniões dos colaboradores;
- Hangouts: é usado para a troca de mensagens de texto;
- Meet: aplicativo usado em videochamadas, podendo comportar um grande número de pessoas na sala de reunião virtual.
Quais são as vantagens de utilizá-lo?
Embora a empresa opte inicialmente por não ter o Google Workspace, vamos falar a seguir sobre alguns benefícios de usar a solução, em vez dos aplicativos gratuitos e avulsos.
Integração
Na interface do Google Workspace, é possível trabalhar com todos os aplicativos citados no texto, além de vários outros. Isso torna o trabalho mais eficiente e produtivo, inclusive acabando com as distrações que tanto prejudicam a performance do colaborador.
Um ponto que merece destaque é que a solução, além de integrada, não tem anúncios, permitindo também configurar uma série de permissões e restrições de uso. Dessa forma, o profissional desempenha suas funções com o máximo de foco.
Colaboração
Nem todos os profissionais estão no escritório ao mesmo tempo. Antigamente, algumas atividades eram interrompidas na empresa, em virtude da ausência do colaborador. Hoje, no entanto, pelo fato do Workspace funcionar na nuvem, pessoas em diferentes lugares podem colaborar, abrindo, editando e compartilhando arquivos. Basta a estes colaboradores ter algum dispositivo conectado à internet.
Segurança
Quando usamos gratuitamente os serviços do Google, ele tende a coletar os nossos dados, visando apresentar anúncios relacionados com as nossas preferências. Usando o Workspace, a empresa passa a ter controle total nesse sentido, o que significa uma segurança e uma privacidade maiores. Visto que o serviço agora é pago, não faz sentido o Google rastrear o histórico de navegação dos usuários em uma solução corporativa.
Escalabilidade
Quando a empresa expande suas operações, ela passa a depender de mais armazenamento para suas atividades. Nesse sentido, o Google Workspace foi pensado não somente no presente, mas também no futuro do negócio, pois, além de armazenar seus arquivos, a companhia precisa de espaço também para fazer os seus backups de dados. Vale ainda salientar a flexibilidade da solução, visto que o armazenamento pode ser expandido ou contraído, o que vai variar conforme as necessidades do negócio.
Como fazer a migração para o Google Workspace?
Uma vez que a empresa optou pelo Workspace, ela deve ter em mente a necessidade de um parceiro especializado para migrar os seus dados. O intuito é evitar a perda de arquivos importantes ou críticos do negócio ao longo do processo, o que requer, entre outras coisas, planejamento, metodologia e organização.
Os graus de complexidade da migração também podem ser variados. Nesse sentido, é possível recorrer tanto a planos corporativos como individuais, o que permite migrar, entre outras coisas, e-mails e informações de contato de uma pessoa ou empresa.
O Google Workspace (antigo G Suíte) é um pacote de aplicativos corporativos, proporcionando, entre outras coisas, maior colaboração a produtividade ao time. Com ele, as empresas também passam a ter uma série de outros recursos importantes, como a criação de sites e a realização de reuniões virtuais.
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