Como maximizar o valor de seu investimento Microsoft

A Gestão de Ativos de Software (SAM) não é simplesmente contar com o software instalado e compará-lo com o software adquirido, pelo menor preço. O SAM tem tudo a ver com o processo, começando com a demanda inicial de software de um usuário até quando ele se torna um software de prateleira ou quando o investimento termina, e assegurando que você está obtendo o valor máximo do software adquirido. Você pode comprar o pacote mais caro pelo menor preço possível, mas qual é o benefício se você não o utilizar? Na verdade, provavelmente seria mais econômico se você comprasse apenas o que precisasse, sem nenhum desconto.

Se você não sabe exatamente o que comprar, é provável que esteja comprando demais. Apesar que o desconto possa ser alto, se comprar um software que não usa, você ainda estará pagando muito. Isto soa tão direto, mas ainda nos deparamos com situações em que as empresas têm muito software não utilizado. Compare isso com a compra de um televisor. Um varejista pode lhe dar um grande desconto se você comprar três televisores - mas se você só precisa de um, comprar três seria um desperdício do seu investimento. Quando você quer economizar ou, em outras palavras, evitar despesas, você deve saber o que você precisa e isso requer uma boa percepção. Eu tinha uma brincadeira com um cliente durante as negociações, sobre a letra da música das Spice Girls: “Vou lhe dizer o que eu quero, o que eu realmente, realmente quero,” porque é muito importante ter em mente as suas necessidades em vez de partir para aquele grande desconto.

Comece conversando com os empresários e proprietários dos produtos para entender qual tecnologia é realmente necessária. Todo mundo tem necessidade de um aplicativo Office? Ou é perfeitamente normal trabalhar com um ambiente de trabalho on-line? Isso atende aos padrões de segurança (GDPR, ISO, etc.) da sua organização? Você tem diferentes tipos da mesma tecnologia e, portanto, tem que considerar o melhor pacote disponível, ou as funcionalidades básicas estão de acordo com as suas exigências? Hoje, mais e mais organizações estão escolhendo uma plataforma. Será que isso também funciona para você? Certifique-se que você tenha o conhecimento correto. Procure pessoas interna ou externamente que tenham esse conhecimento e programem sessões de roteiro. Isto o ajuda a entender o que a tecnologia tem a oferecer e quais alternativas estão disponíveis no mercado. Não se esqueça de compartilhar seu roteiro e seus objetivos para que todos compreendam suas ambições e necessidades. Só assim você pode garantir que o valor máximo da tecnologia seja alcançado e que você somente invista no que realmente utiliza.

O segundo passo é pensar em termos das diferentes pessoas em sua organização. Nem todos têm necessidade da mesma tecnologia. As organizações costumavam comprar o mesmo pacote para todos, a fim de obter economia com infraestrutura, implementando e gerenciando apenas um único pacote. Hoje, a infraestrutura vem de fornecedores de nuvem, e podemos alcançar economias operacionais de dois lados: na infraestrutura e na demanda de nossos usuários.

A terceira etapa no processo é o inventário da base de instalação atual. Discutimos anteriormente que isto não é considerado Gestão de Ativos de Software (SAM). Isso mesmo, não estamos falando sobre SAM neste artigo, mas sobre compra ou renovação de software. Certifique-se de que a experiência esteja disponível para fazer a tradução correta do seu inventário. Infelizmente, os modelos de licença são complexos e, portanto, apenas contar o número de software instalado não vai fazer a diferença. Com a ampliação da tecnologia de nuvem, novos conhecimentos também se tornam necessários. Já pensou em compliance com fornecedores de nuvem? E quanto às possibilidades de licenças criativas inteligentes em infraestruturas de nuvem, tais como Instâncias Reservadas, ambientes Dev/Teste, redimensionamento e uso de licenças de software sobre as quais foram feitos investimentos anteriores?

A quarta etapa envolve a análise dos direitos de licença existentes. Qual tipo de software você tem direito e qual você comprou no passado? Analise seu contrato atual e seus contratos antigos. Muitas vezes encontramos licenças de software em prateleira que as organizações não têm conhecimento.

Após as quatro etapas acima mencionadas, um especialista pode analisar todos os dados e fornecer uma assessoria bem informada. Uma assessoria baseada em seu tempo, seu roteiro, seu orçamento e suas necessidades - "O que você realmente, realmente, quer...". Isto assegura que a tecnologia correta está sendo adquirida para o usuário correto.

A etapa final é a preparação para a negociação. Estabelecer metas, não apenas para o menor preço, mas também de uma perspectiva de valor, para o relacionamento com o fornecedor/parceiro. Se uma coisa não funcionar adequadamente, você vai querer uma boa assistência posteriormente. Além de objetivos, você precisará determinar exigências brandas e severas. Estes podem ser requisitos técnicos que são necessários ou restrições relacionadas à licença que não funcionam para a sua organização. Outro aspecto são suas exigências legais (GDPR, SLA, Processamento de Dados, etc.). Isto é chamado de Lista de Materiais. Sim, você está lendo isso corretamente - não somente a lista de softwares, mas toda a demanda, é chamada de BOA.

Este artigo foi criado com base nos anos de experiência assessorando organizações com seus contratos de software. Se você precisar de suporte ou consultoria personalizada, não hesite em nos contatar.