Como a gestão de ativos de TI pode resultar em compras mais estratégicas?

Como a gestão de ativos de TI pode resultar em compras mais estratégicas?

As informações de compra são um componente essencial para gerenciar qualquer ativo nas organizações, incluindo os tecnológicos. Esses dados fornecem uma visão detalhada sobre  custos e processos recorrentes, como manutenção e atualização desses ativos, além de serem cruciais para negociar contratos mais atraentes. A área de Procurement, contudo, nem sempre possui uma visão centralizada dos ativos de TI de uma empresa, o que impede uma gestão estratégica dos processos de compra.

Ocorre que a etapa de compra geralmente vem depois que as necessidades da companhia são identificadas, de modo que o gestor de Procurement acaba não participando ativamente das decisões. Essa gestão reativa -  ou seja, aquela em que o decisor de compra não tem visibilidade sobre o quanto é gasto em tecnologia, quem está gastando, o que não está sendo utilizado e o que deve ser priorizado na hora de negociar novos contratos - impacta negativamente na previsão e planejamento de orçamento, bem como na competitividade do negócio.

De um simples editor de texto a software de edição de imagem, ou ferramentas de colaboração e de BI. A quantidade de softwares utilizados diariamente em uma empresa de grande porte é imensa e gerenciar todos esses contratos e licenças de diferentes fornecedores é uma tarefa desafiadora para a área de Compras. A boa notícia é que a Gestão de Ativos de TI fornece uma solução para compras mais eficientes e estratégicas.

Gestão de ativos tecnológicos: compras mais eficientes e estratégicas

A Gestão de Ativos de TI (ou ITAM, sigla em inglês para IT Asset Management) é o gerenciamento e otimização das aplicações de uma organização. Contempla as diversas etapas do ciclo de vida de um software: da negociação inicial do contrato, à implantação, manutenção e, por fim, baixa do software.

Apesar da familiaridade do departamento de TI com o conceito no Brasil, há muito mais terreno comum entre ITAM e a área de Procurement do que se imagina. A prática de ITAM permite a orquestração dos processos desde a perspectiva da negociação, ao monitoramento dos gastos e renegociação.

Entenda como a gestão de ativos de TI possibilita que área de Procurement trabalhe de forma mais estratégica:

• Centralização de informações de compra em um só lugar;
• Clareza sobre cada ativo de TI e seus respectivos contratos de fornecedor e de manutenção;
• Controle de custo automatizado, com informações por departamento, por indivíduo ou fornecedor;
• Integração com sistemas de compras e planilhas;
• Automação do fluxo de aprovação de compras;
• Diagnóstico sobre quantidade de ativos em estoque;
• Facilidade na criação de relatórios, com apenas alguns cliques;
• Informações sistematizadas para simplificar auditorias;
• Agilidade nos processos de RFP;
• Negociação com base em decisões informadas.

Com um programa de ITAM instaurado na organização, a equipe de compras tem acesso a todas informações sobre aquisição de ativos de TI e seus respectivos contratos de forma centralizada. Assim, a área é capaz de negociar com mais assertividade e agilidade e focar no que a empresa realmente precisa, maximizando as condições com cada fornecedor.

Por exemplo, a partir do retrato exato dos ativos de TI utilizados em casa, é possível renegociar contratos para eliminar licenças ociosas ou então, definir a aquisição apenas de uma parte de uma solução, ao invés de todos os componentes. No fim das contas, isso reflete em economia de tempo e dinheiro para o negócio.  

Sinergia entre compras, TI e negócios

Como vimos, as práticas de ITAM endossam o valor das informações de seus ativos e aumentam a expertise na etapa de Compras, centralizando informações de várias fontes. O resultado: processos muito mais otimizados! Isso inclui a criação de relatórios, monitoramento de contratos, preparações de auditoria, revisões para inventários, pedidos de orçamento e monitoramento de contratos.

Além disso, viabilizam uma gestão ativa, na qual os decisores de compra têm mais autonomia e uma postura pró-ativa ao sugerir melhores compras, otimizar a negociação de contratos e se antecipar às necessidades da organização. Com isso, a área de Procurement pode atuar de forma mais estratégica perante as prioridades de seus parceiros internos: TI e Finanças.

Líder global pelo 3ª ano consecutivo no quadrante Gartner em Gestão de Ativos de Software, a SoftwareOne é reconhecida por sua plataforma completa de ITAM, utilizada por milhares de empresas em todo o mundo para otimizar a gestão de licenças e automatizar o monitoramento de ativos de software. Com a SoftwareOne, sua empresa garante melhores propostas, mais assertividade nas compras, menos riscos de contrato e maiores possibilidades de economia.

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