Ascot、Microsoft 365 Copilotで時間の節約と効率化を実現

Microsoft 365 Copilotを活用してデジタルトランスフォーメーションを推進する機会を得る

Ascot Groupは2001年に設立された、グローバルな保険および再保険事業を展開する企業であり、テクノロジー主導の企業としての地位を維持することを使命としています。同社のユーザーはすでにMicrosoft 365に習熟しており、2019年に導入して以来、主要な業務文書をクラウドベースのアプリケーションスイートに移行していました。Microsoft 365 Copilotが利用可能になった際、Ascot Groupはデジタルトランスフォーメーションの目標をさらに前進させる絶好の機会と捉えました。

Ascot Groupは、過去数年間にわたりさまざまなプロジェクトでSoftwareOneと協力しており、SoftwareOneがMicrosoft 365 Copilotを社内で成功裏に導入していることを把握していました。この保険会社は、自社内でMicrosoft 365 Copilotの活用を開始するにあたり、サポートやガイダンス、助言を求めてSoftwareOneに支援を依頼しました。

「SoftwareOneはAscot Groupにとって信頼できるパートナーであり、このプロジェクトを始める前から非常に良好な関係を築いていました。」と、Ascot Groupの予測モデリングおよびAI戦略担当シニアバイスプレジデント、Christian Toft-Nielsen氏は述べています。また、「SoftwareOneが社内導入の一環として構築したすべてのものに非常に感銘を受けました。それらは他のクライアントを支援する際にも活用されており、非常に考え抜かれた手法でした。他にも同様の能力を持つベンダーはいくつかありましたが、SoftwareOneほど堅実で完成度の高いものはないと感じました。」と述べました。

これまでAscot Groupでは、全社的なAI導入には取り組んでいませんでした。同社はCopilotプロジェクトを通じて、AI活用の能力を構築し、従業員にAIの使用を紹介し、長文ドキュメントの確認や要約といった作業にかかる時間と労力を削減する機会と捉えました。

SoftwareOneの導入手順書で、業務改革の成功を支援

最初のステップは、Ascot Groupが Microsoft 365 Copilotを安全かつ確実に導入できる準備が整っているかを評価することでした。そのためには、Microsoft 365 Copilotが結果を生成する情報源となる、Ascot GroupのMicrosoft 365アプリケーションに保存されたデータに対する権限設定やセキュリティの状況を確認する必要がありました。SoftwareOneによる評価は、Ascot Groupが注力すべき技術的な分野や、Microsoft 365 Copilotの利用を開始する前に対処すべき権限やセキュリティの課題を明らかにするガイドとなりました。

たとえば、評価の結果、Ascot Groupはまだクラウドに移行していない一部のデータを SharePointに追加で移行する必要があることが判明しました。また、Ascot Groupは Microsoft Purviewというセキュリティツールを使って、いわゆる「スモークテスト（一連の簡易検証）」を実施し、Microsoft 365 Copilotのユーザーが許可されていない機密データにアクセスできないことを確認しました。

この作業が進行する中で、Ascot Groupと SoftwareOneは、Microsoft 365 Copilotを最初に使用する「パイオニアグループ」のユーザーも特定しました。このグループには、さまざまな業務部門や地域（バミューダ、ロンドン、アメリカ）の従業員が含まれていました。パイオニアグループのユーザーは、「unboxing event（お披露目イベント）」を通じて Microsoft 365 Copilotに紹介され、ツールの使い方に関するチュートリアルが提供されました。このイベントの後、Ascot Groupと SoftwareOneは「自由参加型のQ&Aセッション」も複数回開催し、ユーザーがユースケースやプロンプト、その他の質問を自由にできる機会を設けました。

Copilotの導入には、SoftwareOneの支援を受けて以前に設置された Ascot GroupのAI ガバナンス委員会の承認も必要でした。Toft-Nielsen氏によれば、Microsoft 365 Copilotに組み込まれている規制遵守機能が、この承認プロセスを後押ししたとのことです。また、委員会は、Ascot Groupが Microsoft 365 Copilotを公式に承認された AIツールとし、ChatGPTのような「シャドーIT」になり得るツールの使用は禁止する方針を明確にしました。さらに、AIの出力に対しては常に人間のユーザーが最終的な責任を持つべきであるという点でも合意が得られました。

「AI が幻覚（ハルシネーション）を起こすことは、私たち全員が知っています」と Toft-Nielsen氏は語ります。 「だからこそ、アウトプットをしっかり確認し、それがどのように使われるかを判断する責任があるのです。」

これらすべての準備は、SoftwareOneが自社でMicrosoft 365 Copilotを導入した際の経験をもとに開発した「導入手順書」に基づいて進められました。この導入手順書には、導入に関する課題をユーザーにどう伝えるか、質問にどう対応するか、そして利用をどう促進するかといったノウハウがまとめられています。また、SoftwareOneはMicrosoftに関するさまざまな支援サービスも備えており、たとえばAzureへの移行とモダナイゼーション、Microsoftワークロードのサポート、アプリケーションポートフォリオ管理、アドバイザリサービスなどを提供しています。