Copilot for M365の社内展開 – これをどうやって素晴らしいものにするか？

Copilot for Microsoft 365を幅広いお客様に提供することが可能になったことで、この画期的な生成AIをいち早く導入するための競争が始まっています。しかし、「まあまあ」と「素晴らしい！」の結果の分かれ目は、展開における4つの重要な部分を正しく実行できるかどうかにかかっています。1つでも欠けると、Microsoft 365 Copilotは、あなたが期待しているような、組織を変革する魔法のような体験を提供できないかもしれません。

始める前に、少し立ち止まりましょう。IT予算には、より少ない予算でより多くのことを行うというプレッシャーがかかっています。Copilot for Microsoft 365の定価は、1人当たり月額30ドル*です。正しく使用すれば、時間の節約とコンテンツの質の向上により、ユーザーはおそらく1日でそのコストを回収できるでしょう。しかし、ユーザーがその使い方を理解し、技術的なセットアップが正しく行われ、セキュリティとアクセスが適切に行われ、データ、システム、ポリシーが整理されていなければ、同じようなリターンは見込めないでしょう。それどころか、組織を危険にさらすことにもなりかねません。

SoftwareOneはMicrosoftの早期アクセスプログラムに参加しました。6か月間、Copilot for Microsoft 365を早期導入した企業のお客様と協力し、よくある落とし穴について実際に経験しました。当社は、お客様の時間を節約し、職場の生成AIエクスペリエンスが真に変革的であることを確実にするために、これらの教訓をご紹介いたします。

*実際のご購入価格はお客様のご契約内容等によって変動する可能性がございます。具体的な価格は弊社営業担当までお問い合わせ下さい。

１．使用者側の準備 ：人がAIを機能させる

Copilot for Microsoft 365は素晴らしい機能を数多く提供しますが、その可能性は従業員が正しく使用するか、そうでないかにかかってきます。他の新しいテクノロジーと同様、課題はテクノロジーにあるのではなく、それをどう使用かにあります。組織は、直面しているスキルギャップと、従業員全員を参加させるために必要なコミュニケーション、学習、チェンジマネジメントに注目する必要があります。大規模な変革の3分の2は失敗しています…そして、Copilot for M365は、その大規模な変革なのです。

SoftwareOneは、早期導入のお客様から直接学んだことを元に、マニュアル、デモ、ユースケース、クイックスタートガイド、トレーニング、コミュニケーションプラン、センターオブエクセレンスフレームワーク、使用ポリシー、倫理ガイドライン、導入プログラムなど、Copilotの購入価値を最大化するための「導入に必要なものの一式」をすでに作成しています。

一人ですべてをゼロから構築する必要はありません。当社は、迅速かつ効果的にスタートできるよう支援いたします。

２．組織側の準備：成功するための計画

職場における生成AIの可能性は大きく、かつ現実的です。初期のユーザーを対象としたテストと調査に基づく Microsoft 社のレポートがそれを証明しています。しかし、KPI、OKR、または投資収益率を明記した明確な戦略を持たずに、乗り遅れることを恐れてCopilot for M365に投資している場合、成功を測定したり、それを基に構築したりすることはできません。Copilotは万能の製品ではないことを認識することが重要です。使用状況や成果は、ユーザーコミュニティやその役割、機能によって異なります。Copilotの使用計画を立てる際には、この点を考慮する必要があります。

考慮すべきもう 1 つの重要な要素は、シャドー AI、つまり認可されていない AI ツールの不正使用です。現実には、組織が AI について知っているか否かにかかわらず、従業員はすでに AI を使用しています。従業員は間違ったツールを使うことで、知らず知らずのうちに企業秘密を漏らしたり、守秘義務に違反したりしている可能性があり、組織は法的リスクにさらされています。

Copilot for M365を導入することは、知的財産を保護し、社内および顧客との信頼関係を構築するためのガイドライン、ポリシー、手順を公表する新たな機会と責任をもたらします。AIはすでに倫理的な問題を提起しています。これは、倫理的なガイドラインを定義し、企業の評判を守る良い機会です。

３．テクノロジー側の準備：アプリケーション、データ、アクセスの整合性を取る

Copilot for Microsoft 365 の展開が成功するかどうかは、セットアップおよび接続されているいくつかの技術要素に依存します。まずアプリケーションですが、これはWord、Outlook、Teams、PowerPoint、Excelなど、ユーザーが慣れ親しんでいるフロントエンドのインターフェースです。Copilotを動作させるには、特定のアプリケーションをデプロイして有効にしておく必要があります。こちらの記事では、必要なすべてのアプリケーション、ネットワーク条件、条件付きアクセス、アクセス制御の概要を説明しています。現在すでにMicrosoft 365 E3またはE5を使用している場合は、ほとんどの前提条件を満たしている可能性が高いです。そうでない場合は、Copilotを導入する前に、コアアプリケーションのセットアップに時間をかける必要があります。

これらのフロントエンドアプリは、Microsoft Graphと相互作用します。Microsoft Graphは、すべての組織情報へのアクセス手段です。これは、Microsoft Graphを通じて収集した情報を処理するAIエンジンであるLarge Language Model (LLM)に送られ、Copilot用のSemantic Indexを使用してインデックスを作成します。このMicrosoft Graphを通じてデータにアクセスできるようにしたいところですが、セキュリティ上の理由から、ユーザーが閲覧を許可された情報だけにアクセスできるように、必要最低限のアクセスを提供することが重要です。すべての従業員がCopilotを利用して全員の給与を入手できるようにはしたくないはずです。 SoftwareOneのブログではこの点について詳しく説明しており、Microsoft 社の記事ではセキュリティ、プライバシー、データレジデンシーについて詳しく説明しています。

４．ライセンスの準備：小さく始めて、大きく考える

現在、Copilot for M365を購入できるライセンス数に下限はないため、すぐに使い始めたくなるかもしれません。しかし、購入する前に、既存のMicrosoftライセンスと、十分なセキュリティを提供するための適切なライセンスレベルがあるかどうかを考慮してください。利用可能なライセンスの種類と、それが既存のMicrosoftライセンスにどのような影響を与えるかについては、こちらのブログをご覧ください。

早期導入企業の多くは、すべての技術システムをセットアップするためのより大きな IT チームを擁する大企業でした。その経験に基づいて、小規模から中規模の組織には小規模から始めることをお勧めします。本格的な導入に着手する前に、セットアップと準備期間中に使用するライセンス数の購入について、 SoftwareOneにご相談ください。当社の専門家は、お客様の組織をどのように準備すればよいかをご提案し、またお客様の要件に基づいて可能な限り最良のライセンス契約を締結することができるようにアドバイス致します。