Nasazení Microsoft 365 Copilot: Jak z něj dostat to nejlepší

Mnohé organizace po zprávě o rozšíření dostupnosti nástroje Microsoft 365 Copilot s nadšením rozjely procesy pro co nejrychlejší nasazení a následné využití této technologie. Možná mezi ně také patříte. Copilot vám skutečně může vaši práci výrazně usnadnit a zefektivnit. To, jestli výsledky jeho nasazení budou skvělé nebo „jen“ dobré, záleží na zvládnutí 4 klíčových částí implementace.

Než se začneme naplno věnovat tématu tohoto článku, dovolte mi krátkou poznámku: Naše IT rozpočty jsou většinou pod velkým tlakem a drobnohledem a my s nimi chceme dosáhnout co nejvíce za co nejméně. Základní poplatek za Microsoft 365 Copilot je 30 dolarů na osobu měsíčně. Tato částka se vám či vašemu týmu může vrátit už za jeden den jeho používání – pokud vy a vaši kolegové či zaměstnanci vědí, jak jej správně používat a šetřit tak čas a energii na jiné, strategické pracovní úkony. Pokud ale nemáte správné technické nastavení, zabezpečení přístupových práv a bezpečnosti, či nemáte správně organizována data, systémy a politiky, nemusíte zdaleko těchto výsledků dosáhnout. A v konečném důsledku můžete vaši organizaci vystavit dalšímu riziku.

SoftwareOne díky dlouhodobému partnerství se společností Microsoft získala dřívější přistup k tomuto novému nástroji. Během posledních šesti měsíců jsme spolupracovali s podnikovými klienty, kteří byli mezi jeho prvními uživateli. Měli jsme tak možnost z první ruky poznat, jaké výzvy jsou s ním spojeny. Tato zkušenost nám nyní pomáhá šetřit váš čas a zajistit, že vaše zkušenost s GenAI na pracovišti opravdu přispějí k transformaci vašeho byznysu.

1. Personální připravenost: AI je poháněna lidmi

Microsoft 365 Copilot nabízí řadu skvělých funkcí, plné využití jeho potenciálu ale závisí na tom, zda s ním vaši lidé umějí správně pracovat, respektive zda jej vůbec používají. Jako u každé nové technologie, výzva nespočívá v technologii samé, ale v jejím přijetí – adopci. Organizace proto musí prozkoumat možné mezery v dovednostech zaměstnanců a dle toho se zaměřit na potřebnou komunikaci směrem k nim, jejich vzdělávání a celkové odřízení změny. Až dvě třetiny podobných velkých iniciativ přinášejících změnu selžou!

Na základě našich zkušeností s prvními adopcemi u klientů jsme vytvořil startovací balíček obsahující manuály, ukázky, příručky, školení a plány komunikace. Vytvořili jsme také Centre of Excelence, vypracovali politiky používání, etické směrnice a programy pro přijetí.

Na tuhle změnu totiž nemusíte být sami a začínat od nuly. SoftwareOne vám pomůže odstartovat Copilot rychle a efektivně.

2. Organizační připravenost: Plán úspěchu

Potenciál GenAI na pracovišti je obrovský a reálně dosažitelný. Důkazem toho je i zpráva společnosti Microsoft, která vychází z testů a průzkumu mezi prvními uživateli. Pokud ale investujete do Copilota ze strachu, že něco zmeškáte (namísto přípravy strategie s definovanými KPI nebo deklarované návratností investic), nebudete moci měřit úspěch ani na něm stavět. Také je důležité si uvědomit, že Copilot není univerzální produkt. Jeho využití a výsledky závisejí na komunitě uživatelů, jejich každodenních úkolech a funkcích. To vše je třeba zvážit při plánování jeho používání.

Dalším základním prvkem, který byste měli zohlednit, je stínová umělá inteligence, tedy neoprávněné používání nepovolených nástrojů AI. Realitou je, že zaměstnanci už umělou inteligenci používají, ať už o tom organizace vědí, či nikoliv. Používáním nesprávného či neautorizovaného nástroje ale mohou zaměstnanci nevědomky prozradit firemní tajemství nebo porušit důvěrnost, a tím organizaci vystavit právnímu riziku.

Nasazení M365 Copilot je tak vaší příležitostí pro vypracování směrnic, zásad a postupů na ochranu duševního vlastnictví a budování důvěry interně i u zákazníků. AI již nastolila etické otázky. Nyní je čas definovat vaše etická pravidla a chránit pověst vaší společnosti.

3. Technologická připravenost: Harmonizované aplikace, data a přístup

Úspěšné spuštění Microsoft 365 Copilot závisí na několika technických prvcích, které je třeba nastavit a propojit. Patří k nim i známé aplikace jako Word, Outlook, Teams, PowerPoint a Excel. Aby Copilot fungoval, musíte mít nasazeny a povoleny určité aplikace. Tento článek popisuje všechny potřebné aplikace, mimo jiné i požadavky na síť, podmíněný přístup a řízení přístupu. Pokud používáte Microsoft 365 E3 nebo E5 plány, většinu předpokladů byste již měli splňovat. Pokud ne, musíte před zavedením Copilota věnovat více času nastavení svých základních aplikací.

Zmíněné front-end aplikace interagují s Microsoft Graph, což je metoda přístupu ke všem informacím ve vaší organizaci. Ty se přenášejí do velkého jazykového modelu (LLM), součásti umělé inteligence, která zpracovává informace shromážděné prostřednictvím programu Microsoft Graph a indexuje je pomocí sémantického indexu pro Copilot. Pokud chcete, aby byly vaše údaje přístupné přes Graph, z bezpečnostních důvodů je důležité poskytnout uživatelům přístup pouze k informacím, které mají povoleno vidět. Asi byste nechtěli, aby některý ze zaměstnanců mohl s pomocí Copilota vyhledat plat svých kolegů! Tento blog SoftwareOne to vysvětluje podrobněji, zatímco tento článek společnosti Microsoft obsahuje podrobnější informace o zabezpečení, soukromí a umístění dat.

4. Licenční připravenost: Začněte v malém, myslete ve velkém

Určitě vás láká možnost nákupu licencí M365 Copilot bez limitu jejich minimálního počtu. Předtím však zvažte své stávající licence od společnosti Microsoft a jejich úroveň, abyste si zajistili přiměřené zabezpečení. Přečtěte si náš blog o dostupných typech licencí a jejich vlivu na vaše stávající licence od společnosti Microsoft.

Na základě našich zkušeností s prvními uživateli (a mnohokrát šlo o velké podniky s rozsáhlejšími IT týmy pro nastavení všech technických systémů) doporučujeme menším až středně velkým organizacím, aby začaly pozvolna. Poraďte se s odborníky SoftwareOne o nákupu menšího počtu licencí, které využijete na fázi nastavení a připravenosti předtím, než se pustíte do plného nasazení. Zároveň vám pomůžeme připravit vaši organizaci a získat nejlepší možnou licenční smlouvu v souladu s vašimi potřebami.