Migration & Onboarding: So bringen Sie Microsoft Teams dauerhaft in das Unternehmen Ihrer Kunden

Betreuen Sie aktuell Kunden, die bereits auf Microsoft Teams umgestellt haben? Dann werden Sie sicher auch häufig danach gefragt, wie es IT-Verantwortliche schaffen, möglichst alle Mitarbeiter von den Vorteilen der neuen Kommunikationsplattform und damit einen täglichen Einsatz aller Tools zu überzeugen.

Es ist daher wichtig, die Gründe für eine mangelnde Akzeptanz der neuen Plattform so schnell wie möglich zu eruieren. Lassen Sie uns doch gemeinsam genauer anschauen, was die User an der Nutzung hindern könnte und wie sie diese Barrieren überwinden, um ein Teams Onboarding so reibungslos wie möglich zu ermöglichen.

Ihre Kunden haben Teams in ihr Unternehmen integriert – und nun?

Mit Microsoft Teams hat sich Ihr Kunde für eine zentrale UC-Plattform für eine einheitliche Kommunikation und Zusammenarbeit entschieden. Das ist eine großartige Sache, die zahlreiche Vorteile mit sich bringt. Gleichzeitig kann sie in der Fülle ihrer Funktionalitäten aber auch sehr einschüchternd auf Mitarbeiter wirken und sie eher an der Nutzung hindern.
Dementsprechend wichtig ist es für IT-Manager, Kollegen so schnell wie möglich kompetent einzuarbeiten und sie von Anfang an mit den Funktionalitäten von Teams vertraut zu machen. Hier können detaillierte und effiziente Rahmenbedingungen einen reibungslosen Start unterstützen, allerdings haben viele Unternehmen Schwierigkeiten, einen umfassenden Trainingsprozess in Gang zu setzen.

Besagte Rahmenbedingungen sollten vor allem die sichere Bereitstellung von Daten, wichtige Richtlinien, Positionen, Aufgaben und Strategien einer Organisation beinhalten. Wenn zudem Sicherheitsbestimmungen und auch Compliance-Vorgaben eingehalten werden, ist ein wichtiger Rahmen für eine reibungslose Zusammenarbeit gegeben. Grundsätzlich stellt dieser Rahmen sicher, dass Microsoft Teams als Plattform so läuft, wie es beabsichtigt ist.

Beziehen Sie Mitarbeiter frühzeitig ins Onboarding ein

Die künftigen Teams-User frühzeitig mit einzubinden, ist einfacher als Sie vielleicht gerade denken. Stellen Sie zunächst sicher, dass alle notwendigen Trainingsunterlagen vollständig und für alle Mitarbeiter verfügbar sind. Arbeiten Sie in Wellen und beginnen Sie mit ausgewählten Gruppen, denen Sie nach und nach Zugriff auf Microsoft Teams und die entsprechenden Unterlagen gewähren. Denken Sie daran, allen Usern zu zeigen, wie einfach der Zugriff von dem Endgerät aus erfolgen kann.

Laden Sie im nächsten Schritt kleinere Trainings in Teams hoch, damit die Mitarbeiter anhand dieser verschiedene Funktionen testen können – etwa das Öffnen und Lesen verschiedener Dokumente. Nutzen Sie dafür kleine Handbücher – so haben die User auch gleich hilfreiche Informationen zur Hand, wenn sie einmal nicht weiterwissen.

Das Core-Team wiederum kann diese Unterlagen zur Vorbereitung weiterer Trainings oder als Referenz verwenden. Mit Teams Live Events können Sie zusätzlich bis zu 10.000 Teilnehmer zeitgleich live über einen Stream oder über eine Aufzeichnung schulen.

Helfen Sie Usern, Microsoft Teams zu adaptieren und anzunehmen

Training ist die halbe Miete – das gilt umso mehr, wenn wirklich alle Mitarbeiter die neue Plattform bereits von Anfang an vollumfänglich in ihren Arbeitsalltag integrieren sollen. Je wohler und vertrauter sich die User in und mit Teams fühlen, desto schneller verinnerlichen sie neue Tools in ihre eigenen Prozesse.

Hier spielt Office 365 eine große Rolle. Denn es können beispielsweise alle bereits frei gegebenen Dokumente in Echtzeit aktualisiert und bearbeitet werden. Ein enormer Pluspunkt, wenn sich mehrere Teams über mehrere Standorte hinweg abstimmen müssen und oftmals Entscheidungen sehr zeitnah gefällt werden müssen.

Ermutigen Sie Ihre Kunden, den Dialog mit allen Mitarbeitern aufrecht zu erhalten. Empfehlen Sie Yammer, um konsistent und transparent zu kommunizieren. Hat jemand eine Frage, kann diese einfach in Yammer gesendet und beantwortet werden. Ein Forum wie dieses hilft, unternehmensübergreifend Hürden abzubauen und Wissen zu vermitteln.

Vergessen Sie nicht, Ihren Kunden über Delve zu informieren. Delve erlaubt es Usern, sich über Office 365-Benutzerprofile anzumelden und so mehr über sich selbst zu verraten. Delve ermöglicht zudem den Austausch von Dokumenten sowie das Erstellen von Boards, um direkt miteinander zusammenzuarbeiten.

Migration und Onboarding – Teams auf dem Siegeszug

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