Erfolgsfaktor Planung: Effiziente Teilnehmerplanung an Veranstaltungen bei Dr. Falk Pharma GmbH

Digitalisierungslösungen gesucht

Die Congress App wurde entwickelt, um die unternehmensinterne Unterstützung für Mitarbeiter und Tochtergesellschaften zu optimieren. Bisher wurde die Organisation dieser Veranstaltungen mühsam und manuell mit verschiedenen Excel-Tabellen durchgeführt. Informationen zu den Veranstaltungen wurden per E-Mail verschickt und die Anmeldungen mussten ebenfalls per E-Mail bearbeitet werden. Die Registrierung und Verwaltung der Anmeldungen erfolgte manuell in Excel-Tabellen. Änderungen und Stornierungen waren daher schwierig zu handhaben und führten häufig zu Fehlern.

Um die Planung und Organisation in Zukunft effizienter und weniger fehleranfällig zu gestalten, suchte das Unternehmen nach einer Lösung, die den gesamten Prozess optimieren konnte. Die Lösung sollte mehr Automatisierung bieten, die Mitarbeitenden entlasten und gleichzeitig eine nahtlose Integration in die bereits eingesetzten Microsoft 365 Produkte ermöglichen.

Effizientes Kongressmanagement mit neuer App

Die Dr. Falk Pharma GmbH hat sich aufgrund der nahtlosen Integration in die bereits eingesetzten M365 Produkte und der positiven Erfahrungen mit ähnlichen Entwicklungen für die Microsoft Power Platform entschieden. Mit den Diensten Power Apps und Power Automate lassen sich schnell und kostengünstig eigene Anwendungen und Workflows erstellen, die eine effiziente und fehlerfreie Veranstaltungsorganisation gewährleisten.

Power Apps ermöglicht die Erstellung benutzerfreundlicher Anwendungen für verschiedene Plattformen und Geräte, die mit Daten aus unterschiedlichen Quellen interagieren können. Power Automate erlaubt die Definition von automatisierten Prozessen und Aktionen, die auf bestimmte Ereignisse oder Auslöser wie E-Mails, Formulare, Nachrichten oder Kalenderereignisse reagieren. Beide Dienste sind Teil der Microsoft Power Plattform und tragen ab sofort zur Optimierung des Kongressmanagements bei.

Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, übernahm SoftwareOne auch die Gesamtprojektsteuerung. Das agile Projektmanagement kümmerte sich unter anderem um die Abstimmung der verschiedenen Einzelleistungen, die Koordination der Einsätze, die Erstellung von Protokollen, die Steuerung der Meetings sowie die Berichterstattung an den Lenkungsausschuss.

Mit der neuen Web-App kann die Teilnahme an Kongressen effizient verwaltet und Teilnehmerinformationen organisiert werden. Die wichtigsten Funktionen sind:

Kongressverwaltung

• Erstellung und Bearbeitung von Kongressen: Administratoren können neue Kongresse erstellen und bestehende Kongresse bearbeiten.
• Zeitplanung: Festlegung von Start-, End-, Kick-Off- und Dinner-Datum.
• Ortsangaben: Eingabe der Veranstaltungsorte für Kongress, Kick-Off und Falk Dinner.
• Programmdetails: Eingabe und Bearbeitung von Details zum wissenschaftlichen Programm und zur Industrieausstellung.
• Überprüfung der Hotelbuchungen: Checklisten zur Überprüfung der Hotelbuchungen.
• Dinner-Optionen: Optionen für das Abendessen.
• Logo-Upload: Möglichkeit, ein Kongresslogo hochzuladen.
• Automatisierung mit Power Automate: Automatische Erinnerungen an anstehende Prüfungen und Termine.

Teilnehmerverwaltung

• Teilnehmerregistrierung: Erfassung von Teilnehmerinformationen wie Name, Institution, Land, Abteilung und Registrierungsstatus.
• Kongresszuordnung: Zuordnung von Teilnehmern zu bestimmten Kongressen.
• Bestätigungsmanagement: Verwaltung von Teilnahmebestätigungen, Hotelreservierungen und Abendessen.
• Badge-Management: Auswahl des Badge-Typs für Teilnehmer.
• An- und Abreisedaten: Erfassung der An- und Abreisedaten der Teilnehmer.

Automatisierungen mit Power Automate

• Automatisches Senden von Bestätigungsmails nach An- und Abmeldung
• Erinnerungs-Mailings an Teilnehmer für anstehende Bestätigungen und Termine
• Generierung von Statusberichten über Registrierungen, Hotelbuchungen und Teilnahme an Veranstaltungen.