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Dealing With the Challenges of Software & Cloud Procurement

Digital Supply Chain

Die Beschaffung von Software und Cloud-Services sicher im Griff

Digital Supply Chain Management: Die Beschaffung von Software und Cloud-Services sicher im Griff

Die Beschaffung von Software und Cloud-Services wird immer komplexer, die Kontrolle zu behalten, ist daher zu einer echten Herausforderung geworden. Gerade jetzt, wo Unternehmen sich immer schneller anpassen müssen und damit der Bedarf an einer möglichst raschen Bereitstellung von Software und Cloud-Services steil ansteigt, muss über herkömmliche IT-Beschaffungsprozesse nachgedacht werden. Die Vorteile, die eine Digital Supply Chain in diesem Zusammenhang bringen kann, beleuchtet dieser Blogbeitrag. 

Organisationen aller Art und damit auch deren Mitarbeiter stehen unter dem Druck, ihre Abläufe zu digitalisieren. Wenn die Mitarbeiter jedoch ewig warten müssen, bis ihnen Services zugewiesen werden, kann von einer positiven User Experience schnell keine Rede mehr sein. Im Gegenteil: Frust macht sich breit.  
Nun sind Cloud- und SaaS-Dienste von jedem Browser aus verfügbar. Was liegt näher, als die Beschaffung selbst in die Hand zu nehmen? Gefährlich für das Unternehmen, denn so mündet die Frustration in einer Zunahme von Schatten-IT und nicht autorisierter Software. Über die Hälfte aller Unternehmen geben aktuell an, dass bis zu 40 % ihres IT-Budgets für Lösungen außerhalb des Zuständigkeitsbereichs der IT-Abteilung ausgegeben wird. 

Doch nicht nur das: Im Endeffekt sind die Ausgaben für Software und Cloud-Services auf diese Weise wesentlich höher, als nötig. Keinerlei Kontrolle – niemand fühlt sich verpflichtet, Rechenschaft abzulegen: Die Frustration ereilt so auch die Beschaffungs-Teams.  
In der Tatsache, dass schätzungsweise ein Drittel der so angeschafften Software in Wirklichkeit jedoch gar nicht genutzt wird, liegt hingegen eine Chance für das Beschaffungsteam, wieder ins Spiel zu kommen – und durch die Einführung eines Digital Supply Chain Managements für Software zudem enorme Kosteneinsparungen zu realisieren. 

Wie genau kann eine Digital Supply Chain für Software-Beschaffung an dieser Stelle helfen? 

Damit Unternehmen die Kontrolle wiedererlangen können, muss das Problem wie folgt angegangen werden: Die Beschaffung muss wieder in den Mittelpunkt des Einkaufs von Software und Cloud-Services gerückt und eng mit der IT abgestimmt werden. Eine effektive und effiziente Digital Supply Chain (DSC) kann nicht nur diesen Ruck bewerkstelligen, sondern zudem die Arbeitsbelastung des Beschaffungs-Teams signifikant reduzieren. Warum?

Ganz einfach: Während der Großteil der Software- und Cloud-Ausgaben - sowie auch der Fokus bei der Software-Verwaltung – auf eine kleine Anzahl strategischer Anbieter wie etwa Microsoft, SAP und Oracle gerichtet ist, existiert auf der anderen Seite der so genannte „Long Tail“, also der endlos lange Schweif der unzähligen, kleineren Softwareanbieter, die in der Regel aber 90 % des Transaktionsaufwandes verursachen. Die Verwaltung dieser Masse an Anbietern ist für große und mittelständische Unternehmen ohne den Einsatz automatisierter Tools jedoch nahezu unmöglich.

Eine Digital Supply Chain löst dieses Problem durch die Verwendung eines zentralisierten Katalogs, auf den die User schnell und einfach zugreifen können. Damit können sie die Software und die Services, die sie benötigen, rasch finden und einfach anfordern.

Damit erlangt der Beschaffungsprozess zudem auch Governance, Kontrolle und damit Sicherheit zurück! Ein gut implementiertes DSC stellt darüber hinaus sicher, dass automatisch nach ungenutzten Lizenzen gesucht wird, bevor neue angeschafft werden. So werden unnötige Mehrkosten vermieden.

Da nun eine solide Datenbasis besteht, wie sie für fundierte Entscheidungen notwendig ist, haben Beschaffung und IT nun auch eine Grundlage, um effektiv Hand in Hand zusammen zu arbeiten. Etwa, um Optimierungs- und Rationalisierungsmöglichkeiten zu identifizieren und sich rechtzeitig auf Vertragsverlängerungen und die dazu gehörigen Verhandlungen vorzubereiten. 

Die Key Benefits einer Digital Supply Chain 

Eine Digital Supply Chain führt zu effizienter und schnellerer Bereitstellung von Software und Cloud-Services – bei geringeren Kosten. Von den Einsparungen abgesehen verschafft sie den Beschaffungs-Verantwortlichen genau die notwendige Transparenz und Kontrolle, um die Arbeitsbelastung ihrer Teams zu senken, die Schatten-IT zu bekämpfen und zur Minimierung der IT-Kosten wie auch von Geschäftsrisiken beizutragen.

Ebenso wichtig ist, dass DSC Ihren Beschaffungsteams die richtigen Daten liefert, um das Geschäft mit intelligenteren Kaufentscheidungen voranzutreiben. Eine bessere Sichtbarkeit bedeutet, dass Sie in Zukunft bessere Kaufentscheidungen treffen können. Und Sie verfügen über die richtigen Tools und Antworten, um bei Neuverhandlungen mit Lieferanten ein besseres Angebot zu erzielen.

DSC bedeutet, dass Beschaffungsmanager ihre Aufgaben wieder aufnehmen und strategisch für die längerfristigen Interessen des Unternehmens denken können. SoftwareONE verfügt über die Tools und das Fachwissen, um Ihnen dabei zu helfen, die Kontrolle über die Softwarebeschaffung und -verwaltung zurückzugewinnen.

Wir haben die Experten, die auch in Ihrem Unternehmen eine Digital Supply Chain für Software planen und implementieren, oder eine bestehende Lösung auf Schwachpunkte prüfen können. Sprechen Sie uns an... 

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Autor

Marc Henemann, Global Business Owner Core Consulting

Marc Hennemann

Global Business Owner Core Consulting

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