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SAP Digital Access Adoption Program (DAAP)

SAP Lizenzierung & indirekte Nutzung

Ist das Digital Access Adoption Program (DAAP) das Richtige für Sie?

SAP Lizenzierung und Indirekte Nutzung – Ist das SAP Digital Access Adoption Program (DAAP) das Richtige für Sie?

Das unten beschriebene Digital Access Adoption Program wird am 31. Dezember 2021 auslaufen. Wenn es nicht erneut verlängert wird, verlieren die Kunden die Möglichkeit, den 90-prozentigen Rabatt in Anspruch zu nehmen, und müssen erneut mit SAP verhandeln, wenn es um Non-Compliance, indirekte Nutzung und die verschiedenen Lizenzierungsoptionen geht. Darüber hinaus stellen wir bei SoftwareONE zunehmend verstärkte SAP Audit-Aktivitäten fest. Indirekte Nutzung ist ein sehr deutlicher Schwerpunkt der zusätzlichen Datenanforderungen, einschließlich der Identifizierung der Anwendungen, die sich mit SAP verbinden, und der Dokumente, die in den SAP-Systemen erstellt werden. (Update Oktober 2021)

Die SAP-Lizenzpolitik in Bezug auf "Indirect Use" war lange Zeit ein Knackpunkt für Kunden, und mit der zunehmenden Verbreitung der Cloud ist die SAP Preisgestaltung immer unklarer geworden. Bei der indirekten Nutzung wird auf SAP-Funktionen über Nicht-SAP-Anwendungen zugegriffen, und diese Transaktionen können ohne jeglichen menschlichen Kontakt durch Workflows und andere Prozesse erstellt werden. Dies hat IT-Teams dazu veranlasst, sich viele Fragen zu stellen, z.B. ob "Bots" als "Benutzer" gelten, die lizenziert werden müssen, oder ob es sich lediglich um einen Workflow handelt, der keine separate Lizenzierung erfordert.

Es ist wichtig, die Anforderungen von SAP hinsichtlich dessen, was ein Benutzer ist und was nicht, genau zu kennen. Andernfalls ist es schwierig zu verstehen, wie Ihre zukünftigen Rechnungen aussehen werden oder wie es um Ihre aktuelle Compliance steht. Diese große Verwirrung hat SAP dazu veranlasst, ihre Lizenzierungsstrategie neu zu bewerten und eine Option anzubieten, die das Problem der benannten Benutzer beseitigt und stattdessen die "indirekte Nutzung" lizenziert, indem sie die Anzahl der "Dokumente" zählt, die in SAP ERP (ECC oder S/4 HANA) erstellt werden. SAP hat diese Lizenzierungsstruktur als "SAP Digital Access" bezeichnet und sie wurde 2018 eingeführt.

In Zukunft wird SAP möglicherweise zu einer Lizenzierungsstrategie übergehen, die immer die indirekte Nutzung berücksichtigt. Derzeit versucht SAP jedoch, die Anwender zu ermutigen, die indirekte Preisstruktur von SAP Digital Access mit dem Digital Access Adoption Program (DAAP) zu übernehmen. Wenn ein Kunde freiwillig an diesem Programm teilnimmt und die Digital Access-Lizenzierungsstruktur bis Mai 2020 nutzt, erhält er einen erheblichen Rabatt auf seinen Lizenzplan. Da diese Frist immer näher rückt, ist es für Unternehmen an der Zeit, eine Entscheidung zu treffen.

Allerdings sollten Sie diese Gelegenheit nicht gleich beim Schopfe packen - es ist wichtig, jede alternative Lizenzierungsstruktur mit Bedacht anzugehen, auch wenn die Rabatte verlockend sind. Sehen wir uns einige Fakten an, die Ihrem Unternehmen helfen werden, die richtige Entscheidung zu treffen.

Wie funktioniert das SAP Digital Access Adoption Program?

SAP hat ein Verfahren eingeführt, das Unternehmen durchlaufen müssen, bevor sie Rabatte in Anspruch nehmen können. Zunächst holt SAP eine Schätzung Ihres Verbrauchs ein, dann können Sie eine Rabattoption wählen, die Ihren Bedürfnissen am besten entspricht. Unternehmen haben zwei Möglichkeiten für von SAP sanktionierte Messungen:

  • Schätzung der Dokumentenzahl - Kunden haben die Möglichkeit eine Notiz in ihren SAP Systemen zu hinterlegen um eine Schätzung der erstellten Dokumente zu erhalten.
    Dies ist nicht unbedingt ein einfaches Verfahren und ohne genaue Kenntnis der SAP Systeme anfällig für Fehlberechnungen. Das Global License Audit and Compliance (GLAC)-Team von SAP hat angeboten, Unternehmen dabei zu helfen, eine grobe Schätzung der Anzahl der Dokumente zu erhalten, die durch die aktuelle Nutzung erstellt werden.
  • SAP Passport Tool - Mit Hilfe eines Tools, das vom SAP Audit-Team gegengeprüft wird, schätzt SAP, wie viele Dokumente Sie derzeit verwenden. Leider ist diese Funktion nur für Benutzer verfügbar, die ihre neueste Enterprise Resource Planning (ERP) Central Component (ECC) installiert haben. Dieses Tool zählt die seit Beginn der Installation erstellten Dokumente und schätzt, wie oft Ihr Unternehmen Dokumente mit SAP erstellt.

Auch wenn SAP keineswegs ein unseriöses Unternehmen ist, sollten Unternehmen die Schätzungen von SAP mit Vorsicht genießen. Wenn Sie Ihre Dokumente zählen lassen und die Schätzung ohne zu hinterfragen akzeptieren, entsteht ein Szenario, bei dem „der Fuchs den Hühnerstall bewacht". Diese Schätzungen können zu Ihren Gunsten ausfallen oder auch nicht - und das kann sich auf lange Sicht auf Ihre Lizenzierungsaussichten auswirken. Um die besten Ergebnisse zu erzielen, sollten sich Unternehmen sofort an einen unparteiischen Dritten wenden und von diesem eine Analyse durchführen lassen, die es Ihnen ermöglicht, die Alternativen und Auswirkungen der Einführung dieses Modells endgültig zu verstehen.

Sobald ein Unternehmen über eine Messung verfügt, mit der es zufrieden ist, kann es die Rabattoption wählen, die für sein Unternehmen am besten geeignet ist. Auf diese Weise lassen sich die Gebühren kurzfristig ausgleichen, aber Sie sollten sich darüber im Klaren sein, dass Sie für zusätzliche künftige Dokumentanforderungen den vollen Preis zahlen müssen. Es gibt im Wesentlichen zwei Methoden, zwischen denen Unternehmen wählen können:

  • Die 15%-Wachstumsmethode - Bei dieser Methode muss ein Kunde 115% seiner aktuellen geschätzten Dokumentenzahl lizenzieren, aber es werden ihm nur die zusätzlichen 15% in Rechnung gestellt. Diese Methode eignet sich für Unternehmen, die eine wachsende Nicht-SAP Cloud-Umgebung haben oder eine Umgebung, die in naher Zukunft KI-gestützte Workflows implementieren wird. Denken Sie hierbei daran, dass Sie die 15 % nicht reduzieren können, wenn Sie Ihre Dokumentenerstellung nach Annahme dieser Methode zurückfahren.
  • Die 90 %-Rabattmethode - Bei dieser Methode lizenziert der Nutzer 100 % der von SAP geschätzten Dokumente, zahlt aber während der Vertragslaufzeit nur 10 % der geschätzten Kosten. Allerdings darf sich die geschätzte Nutzung nicht erhöhen, während der Kunde diesen Rabatt in Anspruch nimmt. Dies ist gut für Status-quo-Organisationen, die erst in einigen Jahren auf eine SAP-fremde Cloud-Anwendung migrieren oder KI-gestützte Prozesse nutzen werden.
    Natürlich können beide Methoden immer noch eine weniger attraktive Option sein als die Beibehaltung des bestehenden Lizenzmodells.

Warum bietet SAP neue Lizenzierungsmodelle für die indirekte Nutzung an?

Es war schon immer eine große Herausforderung für SAP, genaue Messwerte von Nicht-SAP Anwendungen der Kunden zu erhalten. Eine Antwort auf diese Frage ist daher, dass SAP ein transparenteres Modell anbietet, das für die Kunden wohl leichter zu verstehen ist. Und, um ehrlich zu sein, bietet es SAP auch eine einfachere Möglichkeit, diese manchmal umstrittene Lizenzierungsregel zu monetarisieren.

Die kurze Antwort lautet jedoch: die Cloud. SAP stellt fest, dass Automatisierung und künstliche Intelligenz (KI) für viele Unternehmen von zentraler Bedeutung sind und dass KI-gesteuerte Workflows einen seltsamen Schwebezustand innerhalb ihrer alten Lizenzierungsstruktur geschaffen haben. Im Moment hat SAP keine klare Anleitung, wie die Kosten für diese Technologie zu schätzen sind.

Mit der Preisstruktur für Digital Access wird SAP in der Lage sein, diese neuen Workflows sowie jede Nutzung von SAP durch Nicht-SAP Anwendungen zu berücksichtigen - sei es durch menschliche Interaktion oder, wie es zunehmend der Fall ist, durch IoT, Bots, KI usw.

Das bedeutet, dass Unternehmen ihre aktuelle Softwareumgebung und ihre SAP-Leistung bewerten müssen, bevor sie überhaupt in Erwägung ziehen, die Vorteile des SAP Digital Access Adoption Program zu nutzen. Anstatt sich zwischen den beiden von SAP vorgestellten Optionen zu entscheiden, müssen Kunden drei Optionen in Betracht ziehen - wobei die letzte Option die Nichtteilnahme am DAAP und am Digital Access-Lizenzmodell ist.

Für einige Unternehmen ist das DAAP keine vorteilhafte Wahl. Auch wenn ihre Kosten kurzfristig sinken mögen, könnten sie am Ende mehr bezahlen, wenn ihr Unternehmen in die digitale Welt einsteigt. Bevor Sie also entscheiden, ob Sie die Vorteile des DAAP nutzen wollen, sollten Sie Ihre aktuelle Softwareumgebung, Ihre Cloud- und Digitalisierungspläne, den künftigen Bedarf und die aktuelle Leistung Ihrer SAP-Bereitstellung bewerten. Dies ist eine große Herausforderung, die in nur wenigen Wochen zu bewältigen ist - und Unternehmen sind möglicherweise nicht in der Lage, dies ohne die Hilfe Dritter zu tun.

Abschließende Überlegungen zu SAP Digital Access

Die Preisstruktur von SAP Digital Access wird die Lizenzierung in Zukunft zweifelsohne transparenter machen, so dass Unternehmen ihre Kosten leichter abschätzen können. Es ist jedoch möglicherweise nicht sofort ersichtlich, welche Rabattoption für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist - oder ob eine der vom DAAP vorgestellten Optionen dem Status quo vorzuziehen ist. Mit dem nahenden Stichtag im Dezember 2021 schließt sich das Zeitfenster, um diese Entscheidung zu treffen.

Die SAP Experten von SoftwareONE können Ihnen helfen, diese Entscheidung schnell zu treffen. Wir wissen, wie wichtig SAP für Ihr Unternehmen ist, und können Ihnen umfassende Dienstleistungen rund um Lizenzierung, Kostenoptimierung und Audit-Support bieten - das macht uns zum perfekten Partner für Ihre DAAP-Entscheidung.

Ist SAP Digital Access das Richtige für Ihr Unternehmen?

Wenn Sie sich Gedanken über die indirekte Nutzung machen, den Umstieg auf das Lizenzmodell des digitalen Zugangs erwägen oder einfach nur über die verschiedenen Optionen verwirrt sind, wenden Sie sich noch heute an uns. Unsere Experten können Sie unabhängig beraten und Ihnen helfen, die richtige Entscheidung für Ihr Unternehmen zu treffen.

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Autor

Tony Wise

SAP Licensing Advisory Services

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