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Intranet mit Microsoft 365

Intranet mit Microsoft 365

Modern Experience mit SharePoint Online

Intranet mit Microsoft 365 und SharePoint Online

Intranet mit Microsoft 365 mit SharePoint Online

Die Idee: Die Möglichkeiten von SharePoint Online werden ja ohnehin schon intensiv zur Zusammenarbeit, speziell auch in Verbindung mit Microsoft Teams, von den Anwendern genutzt. Klingt es also nicht vorteilhaft, auch das Intranet des Unternehmens auf dieser Plattform abzubilden? Dieser Beitrag beschäftigt sich mit der Frage, was bei der Planung und Umsetzung eines SharePoint-basierten Intranets in der Microsoft 365 Cloud zu berücksichtigen ist.

Umfangreiche Möglichkeiten bei der Gestaltung

Ein wesentliches Augenmerk bei der Auswahl der passenden Intranet-Plattform ist die Bedienbarkeit und die dazu gehörige Benutzeroberfläche. Das von SharePoint Online bereit gestellte CMS (Content Management System), ermöglicht ein einfaches und dabei dennoch flexibles Erstellen und Bearbeiten der Inhalte. Ein Baukasten von einfach zu konfigurierenden, modernen Webparts hilft außerdem dabei, die passenden Funktionen auf die Inhaltsseiten zu bringen. Nur bei komplexeren Anforderungen, wie zum Beispiel der Erstellung einer benutzerdefinierten Suchseite mit zusätzlichen Webparts (PnP Modern Search), ist ein tieferes technisches Verständnis der Konfiguration und der beteiligten Dienste erforderlich.

Startseiten-Beispiel aus dem „SharePoint Lookbook“

Bibliotheken und Listen lassen sich ebenso einfach in den Kontext einer Seite integrieren und fügen sich problemlos in das Modern Experience Intranet ein. Somit ist es auch möglich, Dokumente und strukturierte Informationen ohne die Nutzung von zusätzlichen Schnittstellen im Intranet zu verwenden.

Als weiteren Teil der Kern-Funktionalität fungiert die integrierte Suche, mit der ein Wiederfinden von Informationen vor allem in größeren Intranet-Strukturen deutlich erleichtert wird.

eingebettete Bibliotheken

Bei all den positiven Aspekten muss allerdings auch erwähnen, dass es auch Funktionen gibt, die nicht oder nur rudimentär unmittelbar in SharePoint Online umgesetzt werden können. Im Folgenden geht es darum, welche dies sind und wie man die gewünschten Anforderungen dennoch realisieren kann.

Fallstricke - Was geht und was nicht?

Um zu verstehen, weshalb es bei SharePoint Online bei aller Funktionsvielfalt auch Einschränkungen gibt, ist es notwendig ein wenig hinter die Kulissen zu blicken. Als Bestandteil der Microsoft 365 Cloud unterliegt SharePoint Online dem Microsoft „Evergreen Model“, welches eine fortlaufende Aktualisierung von Diensten in der Microsoft Cloud beschreibt. Dies hat den Vorteil, dass Updates i.d.R. ohne Unterbrechungen des Betriebes eingespielt werden können, um somit Sicherheit und Stabilität zu gewährleisten.

Es bedeutet jedoch gleichzeitig, dass der Gestaltungsspielraum bei der Anpassung der SharePoint Online Sites nicht unbegrenzt sein kann, ansonsten könnte die Kompatibilität bei Updates nicht gewährleistet werden. Design-Anpassungen sind deshalb nur bedingt möglich, bzw. können zumindest nicht durch einfache konfigurative Schritte erzielt werden. Die Anpassung des Farbschemas, sowie die Einbindung eines Logos und die Auswahl verschiedener Darstellungsoptionen sind allerdings problemlos möglich.

Davon abgesehen geht SharePoint Online was die Bereitstellung von (Standard-)Funktionen betrifft, in der Microsoft 365 Cloud zum Teil eigene Wege. Zumindest in der aktuellen Version der „Modern Experience“ Sites fehlen auf den ersten Blick manche „typische“ Funktionen, wie man sie eventuell aus bekannten „Content Management Systemen“ oder „Social Network“ Plattformen kennt. So gibt es beispielsweise keine expliziten Blog- oder Wiki-Vorlagen.

Bei genauerer Betrachtung zeigt sich allerdings schnell, dass diese Anwendungsfälle tatsächlich auch in den Modern Experience Sites von SharePoint Online sehr gut darstellbar sind. Der Inhaltseditor versteht „Wiki-Links“ und eine (einschaltbare) Kommentar-Funktion auf den Inhaltsseiten kann direkt genutzt werden.

Wenn es noch etwas mehr sein soll, bietet Microsoft 365 hier zudem ein reichhaltiges Repertoire an Anwendungsdiensten, aus dem man sich bedienen kann, doch dazu später mehr.

Erweiterungsmöglichkeiten

Manche Möglichkeiten der Intranet-Ausgestaltung, die man vielleicht schon von Microsoft SharePoint Server in der On-Premises Welt kennengelernt hat, vermisst man vielleicht, wenn man auf SharePoint Online mit der Modern Experience Variante umsteigt.

Ein typisches Beispiel dafür ist die Suche, welche im aktuellen Standard nur bedingt konfigurierbar ist. Dieses Manko kann jedoch sehr einfach durch Einsatz der PnP Modern Search Webparts behoben werden, welche man nach Hinzufügen und Aktivieren der frei verfügbaren App zur Ausgestaltung der Suche entweder innerhalb von SharePoint Seiten, oder zur Gestaltung von eigenständigen Suchseiten verwenden kann.

Ebenfalls besteht die Möglichkeit, benötigte Funktionalitäten mit Hilfe von programmierten Lösungen bereitzustellen. Als Grundlage dafür dient das SharePoint Framework, welches durchaus auch zur Abbildung von komplexen Anwendungsfällen sehr gut geeignet ist. Eine gut etablierte Community ermöglicht es Entwicklern, sich zudem schnell in das Thema einzuarbeiten und SharePoint Online sinnvoll um noch fehlende Lösungen zu erweitern.

„Aufgebohrt“ - geschickt kombiniert

Durch die Integration von anderen Diensten aus Microsoft 365 und Microsoft Azure kann eine Vielzahl von Funktionalitäten umgesetzt werden, welche weit über das Anwendungsspektrum von SharePoint Online hinaus geht. Speziell wenn es sich um Funktionen handelt, die nicht unmittelbar in SharePoint Online integriert sind, lohnt es sich, einen Blick auf die zahlreichen anderen Anwendungen in der Microsoft 365 Cloud zu werfen. Um nur ein einfaches Beispiel zu nennen: es gibt mit Microsoft Forms ein Werkzeug, welches eine schnelle und einfache Gestaltung von Umfragen ermöglicht. Das fertige Formular lässt sich dann ohne großen Aufwand in den Kontext einer SharePoint Online Seite einbinden (mit dem „Einbetten“-Webpart).

Auswahl Webpart - Einbettung

Eine weitere Möglichkeit ist die Verwendung der Microsoft Power Plattform. Mit Hilfe von formular-basierten Apps und automatisierten Prozessen ermöglicht es die Implementierung von komplexen Anwendungsfällen, ohne (bzw. nur minimal) dafür Code programmieren zu müssen. Noch eine Option stellen die ausdrucksstarken Dashboards und Berichte dar, welche mit Power BI erstellt werden können.

Die hier genannten Beispiele sind allerdings nur ein minimaler Ausblick darauf, wie durch die Integration von weiteren Cloud-Diensten die Funktionalität eines Intranet auf Basis von SharePoint Online weiter ausgebaut werden kann. Die Möglichkeiten beschränken sich dabei nicht allein auf die Microsoft 365 Cloud, auch die Integration von Diensten aus der Microsoft Azure Cloud, oder die Verwendung von Drittanbieter-Lösungen bieten zahlreiche Möglichkeiten. Allerdings sei noch erwähnt, dass sich durch die Nutzung von Microsoft Diensten in Bezug auf Lizenzierung und rechtliche Aspekte ein erweiterter Klärungsbedarf sehr gut vermeiden lässt.

Ausblick: Was bringt die Zukunft?

Microsoft treibt den Ausbau der Microsoft 365 Plattform intensiv voran. Speziell auch in SharePoint Online werden neue Funktionen und Integrationsmöglichkeiten permanent ausgebaut. Dennoch ist hinsichtlich der Implementierungsmöglichkeiten tatsächlich noch viel Luft nach oben und geneigte Intranet-Administratoren hoffen vielleicht täglich darauf, dass gerade jene Möglichkeiten hinzukommen, welche noch schmerzlich vermisst werden.

Eine exakte Prognose was kommen wird, ist hier aufgrund der hohen Dynamik bei der Entwicklung von Cloud-Diensten und speziell auch Microsoft 365 leider nicht möglich. Dennoch gibt es vielversprechende Entwicklungen, die für die nahe Zukunft noch eine deutliche Verbesserung der Funktionsvielfalt und Gestaltungsmöglichkeiten erwartet werden. Besonders bei den verfügbaren Webparts, den Anpassungs-Möglichkeiten beim Webseiten-Design und bei der Bereitstellung von Schnittstellen zur Integration von Daten und Diensten erkennt man die fortlaufende Weiterentwicklung von SharePoint Online als tragende Plattform für Content in der Microsoft 365 Cloud.

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Autor

Bernhard Schmidt

Senior Consultant SharePoint and Office 365

Modern Workplace and Microsoft Products

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