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Teams Breakout Rooms

Der Game-Changer für die Zusammenarbeit

Teams Breakout Rooms: Der Game-Changer für die Zusammenarbeit

Vor nur einem Jahr erfuhr die Welt von COVID-19 und Organisationen auf der ganzen Welt waren gezwungen, den besten Weg für die Zusammenarbeit aus der Ferne zu finden. Jetzt, da die Einschränkungen nachlassen und sich die Aussichten auf eine Pandemie aufzuhellen scheinen, müssen sich Unternehmen entscheiden, ob sie weiterhin remote arbeiten oder zurück ins Büro gehen.

Die Wahrheit dürfte jedoch irgendwo in der Mitte liegen. Es wird prognostiziert, dass hybride Arbeitsmodelle an Beliebtheit gewinnen werden. Laut der PwC-Studie "Global Remote Work Survey"  werden 45 Prozent der Unternehmen von ihren Mitarbeitern nicht verlangen, ins Büro zu gehen, und 21 Prozent erwarten einen hybriden Ansatz zwischen Remote-Arbeit und Arbeitstagen im Büro. Das bedeutet, dass Unternehmen herausfinden müssen, wie sie ihre Remote-Strategien anpassen können, um diesem neuen hybriden Ansatz gerecht zu werden.

Seien Sie versichert, dass sich die Technologie zusammen mit Ihren Geschäftsanforderungen weiterentwickelt. Tatsächlich wurden mehrere neue Updates für Microsoft Teams Breakout Rooms eingeführt, um den Arbeitsplatz produktiver als je zuvor zu gestalten. Im Folgenden erfahren Sie, warum Breakout Rooms der Schlüssel zur Zusammenarbeit sind und wie Ihr Unternehmen sie nutzen kann.

Warum Microsoft Teams Breakout Rooms Game-Changer sind

Microsoft Teams Breakout Rooms bieten User die Möglichkeit, größere Meetings aufzuteilen, indem sie die Teilnehmer in kleinere Breakout-Gruppen einteilen. Diese Breakout Rooms können für Schulungen, Brainstorming, Diskussionen und vieles mehr genutzt werden. Während herkömmliche Online-Meetings unproduktiv werden können, verwandeln Microsoft Breakout Rooms Ihre Meetings in interaktive, ansprechende und effiziente Zeit. In kleineren Gruppen ist es wahrscheinlicher, dass sich die Teilnehmer an Gruppendiskussionen beteiligen und an anderen virtuellen Aktivitäten teilnehmen, wie z. B. an Town-Hall-Veranstaltungen oder Kursen zur beruflichen Weiterbildung. Mit der Verwendung des virtuellen Whiteboards können die Teilnehmer ihre Ideen jetzt auch während der Breakout-Sitzungen gleich skizzieren.

Mit Microsoft Teams Breakout Rooms können Sie außerdem problemlos bis zu 50 Räume organisieren und Teilnehmer verwalten, ohne das Meeting-Erlebnis zu beeinträchtigen. Sie können Teilnehmer jederzeit in andere Räume verschieben, Nachrichten an einzelne Räume senden, um die Teilnahme zu fördern, Breakout Rooms schließen und Teilnehmer bei Bedarf wieder in das Hauptmeeting zurückholen. 

Wenn sich Teams in kleinere Gruppen aufteilen, neigen sie oft dazu, Themen zu diskutieren, die sie in einer größeren Umgebung vielleicht verpasst hätten. Der Organisator kann auch zwischen den Räumen hin- und herspringen und sicherstellen, dass sich die Teilnehmer an die vorgegebene Agenda halten. Sie können auch Themen ansprechen, die verpasst wurden, und jedem Teilnehmer die Chance geben, zu Themen detaillierter beizutragen. Insgesamt bieten Microsoft Breakout Rooms viele Funktionen, die Online-Schulungen und die Zusammenarbeit verbessern, so dass Sie sich keine Sorgen über die Einschränkungen der Remote-Arbeit machen müssen.

Die verschiedenen Anwendungen der Teams Breakout Rooms

Es ist kein Geheimnis, dass es für Unternehmen anfangs schwierig war, sich auf Remote-Arbeit einzustellen. Viele haben jedoch ihren Groove und neue Wege gefunden, um produktiv und kollaborativ zu bleiben. Glücklicherweise können Microsoft Teams Breakout Rooms Ihre Besprechungs- und Schulungserfahrung weiter verbessern und bereichern. Mit diesen neuen Funktionen können Meetings ansprechender, unterhaltsamer und lehrreicher sein als je zuvor. Lassen Sie uns herausfinden, wie Unternehmen Breakout Rooms an ihren eigenen Arbeitsplätzen nutzen können: 

Pädagogische Workshops und Teamtrainings

Eine Option für den Einsatz von Teams Breakout Rooms sind Bildungsworkshops und Teamtrainings, da die Breakout Rooms durch ihre vielen Funktionen die Zusammenarbeit und Produktivität erheblich verbessern können. Jeder Breakout Room agiert wie ein Teams-Meeting, komplett mit Aufzeichnung, gemeinsamer Nutzung von Inhalten und Chat-Funktionen. Diese Funktionen bieten eine praxisnahe Lernerfahrung für die Mitarbeiter.

Beispielsweise kann ein Organisator den Teammitgliedern einen Vortrag halten und sie dann in Nebenräume aufteilen lassen, um gemeinsam an einer Aufgabe zu arbeiten. Während die Teilnehmer an der Aufgabe arbeiten, kann der Organisator in jedem Nebenraum eine Durchsage machen, um sie wissen zu lassen, wie viel Zeit noch bleibt. Anschließend kann der Organisator alle Nebenräume schließen und alle wieder in die Hauptbesprechung zurückkehren lassen. 

Konferenzen

Konferenzen sind weltweit virtuell geworden und Organisationen benötigen möglicherweise Teams Breakout Rooms, um intimere Umgebungen innerhalb der größeren Veranstaltungen zu schaffen. Eine virtuelle Konferenz funktioniert sehr ähnlich wie eine Live-Veranstaltung. Die Redner können im Hauptkonferenzraum präsentieren und die Organisatoren können Breakout-Räume für die Teilnehmer einrichten, um Folgefragen zu stellen und das Gespräch mit den Rednern fortzusetzen. Der Organisator kann auch einen Moderator zuweisen, der das Gespräch auf Kurs hält und sicherstellt, dass die Ziele erreicht werden. Nach einer gewissen Zeit kann der Organisator eine Durchsage über die verbleibende Zeit in den Breakout-Räumen machen. Darüber hinaus kann dieser alle oder bestimmte Räume für die Teilnehmer öffnen, damit diese frei eintreten und sich mit den Referenten austauschen können. 
In diesem Rahmen bieten Breakout-Räume den Teilnehmern die Möglichkeit, sich in kleineren Gruppen effektiv zu engagieren, zusammenzuarbeiten und Netzwerke aufzubauen. 

Virtuelle Team-Building-Events

Eine weitere Option für den Einsatz von Teams Breakout Rooms ist die Erstellung von virtuellen Teambuilding-Events, die dazu beitragen, eine gute Arbeitsatmosphäre zwischen Mitarbeitern zu fördern. Organisatoren können verschiedene Räume für Team-Building-Aktivitäten erstellen und die Teilnehmer manuell zuweisen. Zudem können die Teilnehmer auch automatisch gemischt werden und den Räumen hinzufügt werden. Sobald die Teilnehmer die Aktivitäten abgeschlossen haben, können sie wieder in das Hauptmeeting zurückkehren. Anschließend können sie ihre Whiteboards und Dateien aus den Breakout-Räumen freigeben und ihre Erfahrungen diskutieren. 

Werfen wir einen Blick auf ein konkretes Beispiel für eine unterhaltsame Teambuilding-Aktivität:

Virtuelle Kaffeeklatschs sind soziale Ereignisse, die dazu dienen, Verbindungen zwischen Mitarbeitern aufzubauen. Ein unterhaltsamer Kaffeeklatsch stärkt die Arbeitsbeziehungen, indem sich die Teilnehmer kennenlernen und gemeinsam Erinnerungen aufbauen. Organisatoren können verschiedene Räume basierend auf Themen erstellen und manuell 2-3 Teilnehmer für jeden Raum zuweisen. Hier sind einige Themen mit zugehörigen Fragen, die Sie einbeziehen könnten: 

  • Thema: Beruflicher Ausblick
    • Wie arbeiten Sie am liebsten? Bevorzugen Sie völlige Stille oder hilft Ihrer Produktivität ein offenes Bürokonzept?
    • Welche vier Eigenschaften muss Ihre Arbeitsumgebung oder -kultur haben, damit Sie sich als Mitarbeiter einbezogen fühlen?
  • Thema: Bisherige Berufserfahrungen
    • Wenn Sie Ihr Arbeitsleben noch einmal leben müssten, an welcher Stelle hätten Sie einen anderen Weg gewählt, der Sie zu mehr Erfolg und Glück geführt hätte?
    • Was sind drei Dinge, die Sie an Ihrem Arbeitsumfeld ändern würden, um Sie zu einem erfolgreicheren Mitarbeiter zu machen?
  • Thema: Persönlich
    • Wenn Sie sich eine Person aussuchen könnten, lebend oder tot, wem würden Sie am liebsten nacheifern? 
    • Wenn Sie Ihr gesamtes Leben betrachten, nicht nur Ihr Arbeitsleben: Mit welchen 3 Aktivitäten würden Sie gerne mehr Zeit verbringen?

Networking Events

Sie können Teams Breakout Rooms verwenden, um virtuelle Networking-Events zu veranstalten, bei denen die Teilnehmer ihr persönliches und berufliches Netzwerk durch Live-Chats weiter ausbauen können. Organisatoren können thematische Breakout-Räume basierend auf verschiedenen Teilen der Branche erstellen und Branchengrößen oder Vordenker einladen. Außerdem können sie die Teilnehmer wissen lassen, wie viel Zeit sie noch haben, indem sie in allen Räumen gleichzeitig eine Ankündigung machen. Alle Teilnehmer erhalten die Ankündigung in ihren Chatboxen. Dann können die Organisatoren die Teilnehmer schnell in einen neuen Raum wechseln, um sich mit anderen Branchenführern zu verbinden. In Breakout-Räumen können sich die Teilnehmer besser vernetzen und die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass ihre Gespräche nach dem Ende der virtuellen Veranstaltung fortgesetzt werden.

Veranstaltungen zu Diversität und Inklusion

Organisationen auf der ganzen Welt führen verstärkt Schulungen zum Thema Vielfalt und Inklusion durch. Eine Möglichkeit zur Nutzung von Teams Breakout Rooms sind daher Veranstaltungen zu Vielfalt und Inklusion. 

Zum Beispiel könnte ein Organisator die Teilnehmer in verschiedene Gruppen von jeweils 3-4 Personen aufteilen und sie anweisen, gemeinsam ein Bild auszuwählen, das Vielfalt und Inklusion repräsentiert. Allerdings gibt es eine Regel: Auf dem Bild dürfen keine Menschen zu sehen sein, also müssen die Teilnehmer so kreativ wie möglich sein. 

Der Organisator kann eine Durchsage an alle Chats senden, dass sie 8 Minuten Zeit haben, um gemeinsam nach diesem Bild zu suchen. Es kann aus dem Internet, in ihrem Büro oder auf ihrem Telefon sein. Es kann sogar ein Bild sein, das sie gemeinsam zeichnen. Der Organisator kann die Anweisungen an alle Räume mit Hilfe der Chatboxen gleichzeitig weitergeben. 

Mit den Funktionen von Microsoft Teams Breakout Rooms können die Teilnehmer schnell Fotos miteinander teilen oder die Whiteboard-Funktion nutzen, um gemeinsam ein Bild zu zeichnen. Nachdem die 8 Minuten abgelaufen sind, kann der Organisator alle Breakout-Räume schließen und die Teilnehmer zurück in den Hauptraum bringen. Da alle Dateien aus den Räumen gespeichert werden, kann ein Sprecher aus jeder Breakout-Sitzung das Bild mit dem gesamten Team teilen und jeder kann erraten, warum er dieses Foto ausgewählt hat. 

Schlussgedanken

Bei Meetings mit großen Gruppen kann es für die Teilnehmer schwierig sein, sich voll einzubringen und miteinander in Kontakt zu treten. Mit Microsoft Breakout Rooms können Sie Meetings ganz einfach in kleinere Gruppen aufteilen, sodass jeder die Chance hat, sich zu beteiligen und seine Ideen einzubringen. Die Anpassung an eine völlig neue Art der Zusammenarbeit kann jedoch ein schwieriger Prozess für Mitarbeiter und Führungskräfte gleichermaßen sein, auch wenn die Vorteile die Herausforderungen bei Weitem überwiegen.

Mit über 30 Jahren Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Microsoft kann SoftwareONE Ihnen die neuesten Lösungen zur Verbesserung der Zusammenarbeit und Kommunikation in Ihrer Arbeitsumgebung anbieten. Wenn Ihr Unternehmen seine Strategie für die Benutzerproduktivität weiterentwickelt, unterstützt Sie SoftwareONE dabei, modernste Produktivitätswerkzeuge und -lösungen zu nutzen. 

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Autor

Erik Moll

Go-to-Market Manager - Americas

Digital Transformation

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